Dokumentowanie działalności organów kolegialnych. Formy zarządzania kolegialnego Co zrobimy z otrzymanym materiałem

W przypadku korzystania z różnych typów struktury organizacyjne Kolegialne formy pracy mają duże znaczenie. Są to komisje, docelowe grupy robocze, komisje, rady, zarządy. Oczywiście te formy nie reprezentują żadnego konkretnego typu struktury. Warto zauważyć, że mogą mieć charakter stały lub czasowy, mieć różny status, poziom nadawanych uprawnień i wykonywać różne zadania w organizacji. Organy kolegialne są często upoważnione do podejmowania określonych decyzji, sprawowania przywództwa (lub delegowania uprawnień do sprawowania przywództwa).Powszechna jest praktyka tworzenia takich organów w celu pełnienia funkcji doradczych, to znaczy zapewnienia kierownikowi dowolnego szczebla rozsądnego opinię w określonej sprawie. Bardziej szczegółowo przyjrzymy się problematyce organizacji ich działalności oraz poziomowi autorytetu.

1. Kolegialny organ o charakterze informacyjnym. Na posiedzeniach tego organu nawiązywane są kontakty między kierownikami działów. Ich wspólny lider informuje uczestników spotkania o aktualnej sytuacji, o podjętych i planowanych decyzjach. Dzięki temu można dopracować metody wdrażania rozwiązań. Organy o charakterze informacyjnym są potrzebne przede wszystkim na najwyższych szczeblach władzy. Ich zastosowanie na niższych szczeblach służy poprawie wzajemnego zrozumienia, w szczególności między specjalistami (lub pracownikami jednostek funkcjonalnych) a przełożonymi liniowymi. Działanie takiego ciała ma prowadzić do wzmocnienia więzi i poprawy relacji międzyludzkich.

2. Kolegialny organ doradczy. Taki organ (komisja, rada ekspercka itp.) może mieć za zadanie zbadanie jakiegoś problemu i opiniowanie go. Warto zauważyć, że nie zastępuje, ale uzupełnia działania ekspertów eksperckich dostępnych w organizacji. W ϶ᴛᴏm konieczne jest rozróżnienie między podmiotami zaangażowanymi w badania a podmiotami, które wykorzystują przeprowadzone badania do formułowania ich wniosków. Organ doradczy może działać przy pomocy specjalistów lub ekspertów, gdy istnieje możliwość połączenia ich wiedzy na temat konkretnego złożonego problemu. Zdarzają się przypadki, gdy szef organizacji gromadzi określoną liczbę specjalistów pracujących w usługach doradczych i kadrowych do pracy kolegialnej. W przypadku ϶ᴛᴏm rozważana kwestia jest złożona i wymaga wiedzy różnych specjalistów, a ciało może pełnić pewną rolę koordynującą.

3. Organ kolegialny uprawniony do podejmowania decyzji. Tego typu organ może być wykorzystywany w przypadku nieobecności przełożonego liniowego do pełnienia tej funkcji, a także do wspomagania przełożonego liniowego w podejmowaniu szczególnie ważnych decyzji. Na przykład istnieją komisje, które decydują o ogólnej polityce organizacji. Organowi takiemu przewodniczy naczelny menedżer organizacji, a szefowie działów krytycznych i eksperci w nim pełnią bardzo aktywną rolę.

4. Organ kolegialny sprawujący kontrolę. W stosunku do liderów takie powiązanie organizacyjne realizuje przede wszystkim rolę ciała, które pozwala na podejmowanie decyzji spełniających określone wymagania. Warto zauważyć, że monitoruje również realizację tych decyzji. Działalność organów kolegialnych może obejmować różne obszary działalności organizacji: 1) decyzje związane z ogólną strategią i polityką; 2) akty zarządzania i czynności administracyjne; 3) bezpośrednia działalność wykonawcza realizująca podjęte decyzje.

Zalety tej formy organizacyjnej związane są przede wszystkim ze wspólną pracą grupy osób.
Warto zauważyć, że szczególne wzajemne zrozumienie między ludźmi osiąga się w grupach, których członkowie tradycyjnie charakteryzują się tym samym zachowaniem, a nawet określonymi umiejętnościami (kierownicy liniowi i funkcjonalni, specjaliści w dziedzinie technologii, ekonomii, działalności komercyjnej itp.). lub personel administracyjny. Nie bez znaczenia jest również zderzenie różnych punktów widzenia ludzi, którzy na co dzień mają do czynienia różne rodzaje działalności, a co najważniejsze - posiadanie nierównego wykształcenia i doświadczenia. W wielu przypadkach ϶ᴛᴏ promuje nowe idee. Poza tym organy kolegialne przyczyniają się do stabilności organizacji, gdyż umożliwiają pewnej liczbie menedżerów uświadomienie sobie problemów związanych z usługami, a także stwarzają warunki do szkolenia młodych kadr kierowniczych.

Zarządzanie różnymi spółkami lub całym państwem sprawuje nie jedna osoba, ale grupa osób, dla której tworzone są organy kolegialne. Mogą być stosowane w różnych dziedzinach działalności, a także posiadają różnorodne parametry. Organ kolegialny to określona grupa specjalistów z wykształceniem i doświadczeniem w określonej dziedzinie, zajmujących się zarządzaniem zaufanym działem.

Zalety tego typu sterowania

Organ kolegialny to dość powszechny sposób zarządzania różnymi firmami lub agencjami rządowymi. Do zalet stosowania tej metody należy zaliczyć współpracę kilku specjalistów, co pozwala na podejmowanie naprawdę poprawnych i racjonalnych decyzji.

Należy zrozumieć nie tylko, czym jest ciało kolegialne, ale także jakie są jego rodzaje, a także jakie ma cechy.

Ta metoda zarządzania jest uważana za najskuteczniejszą, jeśli członkowie takiej organizacji mają takie samo wykształcenie, podobne myślenie i są mniej więcej w tym samym wieku. Dlatego ekonomiści i menedżerowie, a także pracownicy różnych służb z odpowiednim doświadczeniem zawodowym, są zjednoczeni w grupy.

Często wręcz przeciwnie, tworzy się ciało kolegialne, które opiera się na zrzeszeniu ludzi, którzy mają różne punkty widzenia na daną kwestię. Prowadzi to do sporów, na podstawie których można podejmować najbardziej poprawne i skuteczne decyzje.

Istnieje kilka rodzajów takich porad i wszystkie mają swój własny cel i cechy.

Obradujący

Takim ciałem kolegialnym są różne kolegia, czyli komisje. Najczęściej spotyka się je w urzędach państwowych. Eksperci rozważają wiele pytań:

• opcje podejmowania różnych decyzji zarządczych;
• omówienie wszelkich zagadnień związanych z pracą danej organizacji;
• gromadzona jest wiedza różnych specjalistów, a także gromadzone są liczne opinie, co pozwala na podstawie zbiorowego doświadczenia znaleźć Najlepsza decyzja każde zadanie;
• interesy każdej grupy są brane pod uwagę.

Rady doradcze nie podejmują żadnych decyzji, gdyż ich zadaniem jest jedynie omawianie różnych kwestii, a także udzielanie porad lub zaleceń. Kierownik istniejącej instytucji podejmuje decyzję na podstawie otrzymanych informacji.

Menedżer

Takim ciałem kolegialnym jest specjalna rada, której zadaniem jest zarządzanie instytucją. Wszystkie podejmowane przez niego decyzje są wiążące, ale nie mogą naruszać Karty organizacji.

Najczęściej takie zarządy powstają w wielu publicznych placówkach oświatowych.

charakter informacyjny

Takie ciało kolegialne polega na tworzeniu specjalnych rad, w których szefowie różnych wydziałów dzielą się informacjami. Na spotkaniach kontaktują się szefowie wielu działów jednej firmy.

Szef firmy informuje pozostałych uczestników o różnych trudnościach, konkretnych kwestiach, podjętych decyzjach lub ważne wydarzenia. Dozwolone jest określenie środków do rozwiązywania różnych problemów.

Ta rada jest zwykle używana, gdy jest duże firmy z szeroką gamą podziałów.

kontrolowanie

To ogniwo organizacyjne pełni zazwyczaj funkcję organu umożliwiającego podejmowanie określonych decyzji i wstępnie ocenia się, czy odpowiadają one wymaganiom i możliwościom całej organizacji.

Kontrolę można sprawować nad różnymi obszarami działalności firmy, a więc może dotyczyć decyzji dotyczących ogólnej polityki pracy, aktów zarządu, czynności administracyjnych lub czynności wykonawczych.

Wykonawczy

Kolegialnym organem wykonawczym jest specjalna rada o funkcjach dyrektywnych. Może być używany w dziedzinie komercyjnej lub niekomercyjnej. Tryb i cechy jego funkcjonowania powinny być uregulowane w statucie spółki, ale jednocześnie nie powinny w żaden sposób naruszać prawa.

Często dokumentacja założycielska wskazuje na potrzebę powołania wykonawczej rady kolegialnej, a w tym przypadku jest ona wybierana na zebraniu fundatorów.

Spotkania kolegialne są zwykle reprezentowane przez spotkania wykonawcze. Jednocześnie z pewnością wyznacza się im Przewodniczącego.

Organy kolegialne pełnią różne funkcje, do których należą:

• zarządzanie określoną organizacją, która może być komercyjną, non-profit lub rządową;
• ochrona interesów firmy;
• dokonywanie różnych transakcji na podstawie danych zawartych w dokumentacji ustawowej;
• wystawianie pełnomocnictw;
• wydawanie nakazów, na podstawie których można zwalniać pracowników lub zatrudniać specjalistów oraz nakładać różne sankcje, które mogą być nie tylko negatywne, ale i pozytywne.

Inne funkcje mogą być pełnione, jeżeli przewiduje je Statut organizacji.

Jak podejmowane są decyzje?

Kolegialnym organem wykonawczym jest specjalna rada składająca się z kilku specjalistów, więc decyzje są przez nich podejmowane wspólnie.

W tym celu odbywają się stosowne posiedzenia, a okres ich odbycia ustala rada dyrektorów. Wszyscy członkowie jednego organu mają jeden głos i nie wolno go przekazywać innym osobom.

Ilu może być uczestników?

Kolegialność może składać się z różnej liczby członków i zależy to od liczby pracowników w organizacji.

Im więcej pracowników w firmie, tym więcej członków może składać się z zarządu. Jeżeli firma zatrudnia około 50 specjalistów, to w organie kolegialnym jest 6 osób.

Członkami tych organów mogą być tylko główni dyrektorzy firmy, reprezentowani przez dyrektorów lub menedżerów, a sam dyrektor generalny również jest tutaj obowiązkowo uwzględniony.

Niuanse pracy organów państwowych

Różny organizacje państwowe w większości są reprezentowane przez organy kolegialne. Działają w oparciu o różne zasady, do których należą:

• uwzględniając treść Konstytucji;
• prawa obywateli są priorytetem, dlatego wszelkie decyzje muszą być podejmowane w taki sposób, aby nie zostały w żaden sposób naruszone;
• zasada jawności oznacza, że ​​wszystkie podejmowane decyzje są jawne;
• za wszelką cenę członkami takiego organu są wyłącznie wykwalifikowani i doświadczeni specjaliści z różnych dziedzin;
• w pracy takich organizacji jednomyślność podejmowania decyzji łączy się z kolegialnością;
• zasada hierarchii zakłada, że ​​takie organy mogą znajdować się na różnych poziomach władzy państwowej.

W ten sposób organy kolegialne są reprezentowane przez specjalne rady pełniące liczne funkcje. Są podzielone na kilka odmian, a każdy typ ma swój własny cel i cechy. Wszystkie decyzje podejmowane są wyłącznie w drodze głosowania, dlatego dzięki różnicy w opiniach różnych specjalistów możliwe jest osiągnięcie wysokich i niezbędnych wyników.

2. GOST R 6.30-2003 Zunifikowane systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji (wprowadzone w życie dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 03.03.2003 nr 65-st).

3. Regulamin Komisji Jednolitej składania zamówień. Zatwierdzony zarządzeniem Urzędu Roskomnadzoru dla regionu Astrachań z dnia 1 lutego 2010 r. Nr 29.

4. Regulamin prowizji za przyjęcie i zbycie środków trwałych, wartości niematerialnych, odpisu z zapasów Ministerstwa Finansów Federacja Rosyjska. Zatwierdzony Zamówienie nr 197 z dnia 15 kwietnia 2010 r.

5. Regulamin Rady Naukowo-Technicznej OAO Gazprom. Zatwierdzony Zamówienie nr 58 z dnia 6 sierpnia 2004 r., zmienione rozporządzeniem nr 143 z dnia 26 maja 2009 r.

6. Regulamin Rady Naukowej Moskiewskiego Państwowego Instytutu Elektroniki i Matematyki (Politechnika). Zatwierdzony decyzja Rady Naukowej MIEM z dnia 15 listopada 2005 r., nr 3.

7. Dekret Rządu Moskwy z dnia 06.05.2003 nr 322-PP (zmieniony 26.07.2011) „O komisjach administracyjnych do spraw wykroczenia administracyjne w Moskwie.

8. Rozporządzenie Ministerstwa Edukacji i Nauki Federacji Rosyjskiej z dnia 14 października 2009 r. Nr 406 „O zatwierdzeniu” przepis modelowy w sprawie komisji oceny działalności organizacji naukowych prowadzących badania naukowe, projektowanie eksperymentalne i prace technologiczne do celów cywilnych oraz standardową metodologię oceny działalności organizacji naukowych prowadzących badania naukowe, projektowanie eksperymentalne i prace technologiczne do celów cywilnych.

9. Wzór rozporządzenia o komisji (uprawnionej) do ubezpieczeń społecznych. Zatwierdzony FSS RF 15.07.1994 nr 556a.

10. Wzór rozporządzenia w sprawie komisji (komisji) ochrony pracy. Zatwierdzony zarządzenie Ministerstwa Zdrowia i rozwój społeczny RF z dnia 29 maja 2006 nr 413.

11. Ustawa federalna nr 14-FZ z dnia 8 lutego 1998 r. (zmieniona 6 grudnia 2011 r.) „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”.

12. Ustawa federalna nr 208-FZ z dnia 26 grudnia 1995 r. (zmieniona 30 listopada 2011 r.) „O spółkach akcyjnych”.

Organami zbiorowego zarządzania (w rozumieniu ustaw federalnych „O spółkach akcyjnych” i „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”) są: walne zgromadzenie akcjonariuszy lub uczestników, rada dyrektorów (lub rada nadzorcza), kolegialny organ wykonawczy ( zarząd, dyrekcja).

Rozważmy skład i wykonanie dokumentów organów kolegialnych, niektóre obligatoryjne i nowe aspekty ich treści na przykładzie kolegiaty Organ wykonawczy poziom „operacyjny” (nazwijmy go warunkowo Zarządem). Tych. pokażemy ogólną praktykę gospodarczą, bez uwzględniania specyfiki poszczególnych organów kolegialnych, która powstaje na poziomie legislacyjnym (w ostatnich miesiącach poświęciliśmy tym zagadnieniom kilka odrębnych artykułów).

Zawartość dokumentów

Dokumentacja obowiązkowa podlega działaniu wszystkich organów i kierownictwa, które działają w oparciu o zasadę kolegialności.

W działaniach przestrzegana jest zasada kolegialności:

• władze publiczne (posiedzenie izb Rady Federacji, zgromadzenie ustawodawcze podmiotu Federacji Rosyjskiej),
• władze wykonawcze (kolegium federalnej władzy wykonawczej, administracja podmiotu Federacji Rosyjskiej),
• ciała samorząd(spotkanie deputowanych powiatu grodzkiego, rada deputowanych),
• organy zarządzające przedsiębiorstw i organizacji (walne zgromadzenia założycieli, wspólników, zebrania rad dyrektorów, zarządów, komisji, stałych komisji itp.).

Działalność organy kolegialne, udokumentowane bezbłędnie. Ale podlega również konferencje, spotkania, spotkania zwoływane jednorazowo lub okresowo a nawet spotkania operacyjne, które odbywają się przez szefa organizacji, jego zastępców, szefów pionów strukturalnych w sprawach bieżącej działalności.

Sekretarz organu kolegialnego z urzędu, sekretarz korporacyjny i prawnicy organizujący procedury ładu korporacyjnego, a także obsługa pracy biurowej oraz osoby odpowiedzialne za pracę biurową w wydziałach są odpowiedzialni za przestrzeganie trybu przygotowania posiedzenia rady. organ kolegialny, w tym publikowanie i rozpowszechnianie informacji i zaproszeń dla uczestników spotkania, prawidłowe dokumentowanie podejmowanych decyzji oraz zapewnienie kompletności bazy dowodowej ich legalności i wykonania przez całą kadencję organu kolegialnego.

W procesie działania organu kolegialnego, zbieranie powiązanych dokumentów, który zwykle nazywa się funkcjonalny kompleks dokumentów. W skład kompleksu wchodzą dokumenty, które należą do różnych podsystemów i systemów dokumentacji, ale łączy je sytuacja zarządzania i uprawnienia organu, w którym są tworzone.

Tabela 1

Przybliżony skład dokumentów funkcjonalnego kompleksu dokumentacyjnego, który zapewnia działalność kolegialnego organu wykonawczego (Zarządu)

Zwiń Pokaż

Na podstawie tego przykładu możesz sprawdzić skład dokumentów organu kolegialnego w swojej organizacji, doprecyzować go, a także przypisać lub delegować odpowiedzialność za prawidłowe tworzenie akt i zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów co najmniej Sekretarzowi Zarządu, Sekretariat korporacyjny lub służba zarządzania biurem, organizują swoje współdziałanie w procesie zapewnienia działalności organów kolegialnych, tak aby przy zmianie Prezesa Zarządu lub sekretarza korporacyjnego wygodnie było przenieść odpowiedzialność za dokumenty zgodnie z aktem akceptacji i przekazywanie spraw według stanowiska.

Przynależność dokumentów do jednego funkcjonalnego kompleksu dokumentacyjnego warunkuje jednolitość ich szczegółowości oraz jednolitość niektórych formuł wypowiedzi w tekstach (np. sformułowanie pytań powinno być jednolite w planie kwartalnym, porządku obrad, protokole, wyciągu z niego, instrukcjach ).

Przy sporządzaniu pierwszych arkuszy dokumentów wchodzących w skład funkcjonalnego kompleksu dokumentacyjnego o działalności konkretnego organu kolegialnego konieczne jest posługiwanie się wspólnym formularzem. Ale doświadczenie najlepsze praktyki» sformułował uniwersalne zalecenie - aby wszystkie dokumenty sporządzać po prostu na kartkach A4 z lokalizacją szczegółów części nagłówkowej według wzoru formularza ogólnego zatwierdzonego przez organizację (lub nawet na Strona tytułowa, które można sporządzić dla regulaminu i regulaminu pracy organu kolegialnego).

A do wykonania niektórych dokumentów (zawiadomienie o dacie i godzinie spotkania, zaproszenia na spotkanie, lista uczestników spotkania, karty do głosowania itp.) mogą być opracowane ujednolicone standardowe formularze, wygodny do elektronicznego przygotowywania projektów dokumentów. Są one zwykle określane:

• w ramach regulaminu, regulaminu pracy organu kolegialnego lub
• przez wyższy organ zarządzający w miarę ich rozwoju.

Niektóre korporacje publiczne próbują utrwalić te formy dokumentów w swoich księgach. tożsamość zbiorowa(księga znaku) i zamów ich rozwój „na boku” u projektantów. Nie powinieneś całkowicie powierzać im tego zadania na łasce. Przecież oficjalne dokumenty zarządcze i ich forma nie wchodzą w zakres odpowiedzialności za usługi marketingowe i PR. Ryzyka reputacyjne przy przygotowywaniu dokumentów są kontrolowane przez służbę zarządzania dokumentacją, sekretariat korporacyjny oraz służbę prawną.

Dokumenty wymienione w Tabeli 1 w całości stanowią podstawę dowodową dla decyzji podejmowanych przez organ kolegialny. Można ją uzupełnić dokumentami, za pomocą których prowadzona jest kontrola wykonania podjętych decyzji, są to:

• karty rejestracyjne i kontrolne oraz
• raporty o stanie wykonywania dyscypliny (w kontekście zagadnień, podziałów, wykonawców, terminów).

Jeśli organizacja jest mała, nie jest źródłem pozyskiwania archiwaliów o ile kierownictwo ma świadomość, że „informacje i dokumenty są wartościowym aktywem” i samodzielnie odpowiada za zapewnienie ich bezpieczeństwa, to wszystkie dokumenty tego kompleksu mogą być tworzone w jednej sprawie na okres kadencji tego organu kolegialnego z uogólniony nagłówek „Dokumenty z działalności Zarządu”, który podzielony jest na kilka tomów. Jednocześnie okresy przechowywania są określane przez „najstarszy” okres wszystkich dokumentów w tomie:

Tabela 2

Zwiń Pokaż

Ta procedura tworzenia akt jest nieco niezgodna z przyjętymi zasadami pracy biurowej i archiwizacji. Pozwala jednak w procedurach fuzji i przejęć, w toku audytów wewnętrznych i audytów zewnętrznych, w procesie oceny czynności wykonywanych zgodnie z procedurą zwolnienia wartościowe papiery, niezwłocznie przedstawić dokładnie komplet dokumentów, które stanowią podstawę dowodową podjętych decyzji. Jednocześnie oczywiście ukształtowanie dokumentów organu kolegialnego w akta i warunki ich przechowywania powinny przede wszystkim określać nomenklatura spraw, za których opracowanie odpowiada sekretarz korporacyjny lub sekretarz organu kolegialnego z urzędu.

Czy organizacja jest źródłem pozyskiwania archiwów, wówczas schemat usystematyzowania spraw w nomenklaturze spraw oraz tryb ich tworzenia pozostają bez zmian – zgodnie z warunkami przechowywania w odrębnych sprawach będą gromadzone:

• dokumenty organizacyjne;
• plany pracy;
• protokoły;
• dokumenty z posiedzeń, w tym projekty decyzji;
• dokumenty dotyczące przygotowania spotkania.

O przygotowaniu i przeprowadzeniu posiedzeń świadczą również dokumenty, na podstawie których realizowane są administracyjne i techniczne działania przygotowawcze (patrz Tabela 3 dla dokumentów, które stają się podstawą księgowania wydatków). Ponadto działania organów kolegialnych znajdują odzwierciedlenie również w dokumentach budżetowych systemu dokumentacji finansowej (uwzględnia to również tabela 3).

Tabela 3

Dokumenty, które również odzwierciedlają działalność organu kolegialnego, ale wchodzą w skład innych funkcjonalnych zespołów dokumentów (dla funkcji administracyjno-gospodarczych/administracyjno-organizacyjnych oraz dla funkcji budżetowania)

Zwiń Pokaż

„Dobre praktyki” wskazują, że kompetencje, uprawnienia organów kolegialnych muszą być określone w przepisach i regulaminach, które są opracowywane na podstawie statutu iz uwzględnieniem wymogów obowiązujących aktów prawnych. Obecność tych dokumentów uważana jest za jeden ze wskaźników jakości zarządzania organizacją. Główne wymagania ich zestawienia określiliśmy w opinii do artykułu dotyczącego regulacji działalności organów kolegialnych.

Weź pod uwagę dokumenty referencyjne, informacyjne i administracyjne.

Oto przykłady dokumentów, które będziesz musiał wysłać do uczestników przygotowując spotkanie organu kolegialnego.

Ostateczną zatwierdzoną agendę następnego spotkania należy przesłać członkom organu kolegialnego w formie zatwierdzonej przez organizację, z dopiskiem co najmniej o osobach zaproszonych na spotkanie, jego miejscu i czasie (Przykład 1). Wraz z porządkiem obrad zazwyczaj przesyłany jest gotowy pakiet materiałów do rozpatrzenia na spotkaniu.

Przykład 1

Zwiń Pokaż

Osoby zaproszone na spotkanie spośród pracowników Twojej organizacji, którzy nie są członkami organu kolegialnego, mogą przesłać tę samą ostateczną agendę (przykład 1) lub informację w uproszczonej formie, np. na adres: e-mail. Ale zwyczajowo zaproszeni osoby z zewnątrz wysyłają oficjalne zaproszenie (przykład 2).

Przykład 2

Zaproszenie na spotkanie osób „z zewnątrz” w formie listu

Zwiń Pokaż

Dokumenty administracyjne na podstawie wyników spotkania

Protokół

Zastanówmy się szczegółowo nad sporządzeniem i wykonaniem protokołu - dokumentu, który ustala przebieg posiedzenia i decyzje podjęte przez organ kolegialny. Jego szablon zawiera następujące elementy: przybory:

• pełna nazwa organizacji ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej;
• nazwa rodzaju dokumentu (PROTOKÓŁ);
• data (konkretna data lub okres, jeśli spotkanie trwało 2 lub 3 dni, np. 04.01.2015 lub 04.01.2015 - 04.03.2015 lub 01-03.04.2015);
• indeks (w ramach kadencji organu kolegialnego lub w ciągu roku kalendarzowego w przypadku spotkań operacyjnych z kierownikiem);
• miejsce kompilacji;
• rodzaj spotkania (w miejscu sporządzenia nagłówka do tekstu w innych dokumentach administracyjnych);
• sformalizowane części tekstu nie ukształtowały się jeszcze jako samodzielne szczegóły i są traktowane jako odrębne elementy tekstu:
  • skład obecnych (przewodniczący; sekretarz; lista obecnych członków organu kolegialnego; osoby zaproszone, jeśli są). Zwróć uwagę, że inicjały są umieszczane po nazwisku. Nie wskazano stanowisk członków organu kolegialnego, ponieważ: jest to kompozycja stała, gdzie „wszyscy się znają”, ale dla zaproszonych osób zwyczajowo zaznacza się pozycje przed ich pełnymi nazwiskami. (a jeśli dana osoba jest zaproszona z organizacji zewnętrznej, jej pełne imię i nazwisko jest zawarte w tytule jej stanowiska);
  • porządek obrad, który stanowi spis spraw w formie nagłówków do poniższego tekstu. Dla każdego wydania zwyczajowo wskazuje się również mówcę;
  • fakultatywna notatka o sposobie dokumentowania posiedzenia organu kolegialnego. Na przykład:
    • „Spotkanie zostało przepisane od 15:00 do 17:15 czasu moskiewskiego”;
    • „Spotkanie odbyło się w formie wideokonferencji od 20:00 do 21:05 czasu moskiewskiego. Administrator systemu Pietrow PR.”;
    • „Spotkanie zostało nagrane na dyktafon. Odpowiedzialny - sekretarz Kosowa I.I.»;
  • tekst protokołu sporządzony jest według formuły WYSŁUCHANO – WYPOWIEDZIAŁEM – POSTANOWIŁEM (POSTANOWIĆ) dla każdego punktu porządku obrad. To prawda, że ​​w skróconej wersji protokołu brak jest pierwszych 2 elementów tej triady, tj. tylko podjęta decyzja jest udokumentowana;
• podpisy.

Uwaga: nie ma zwyczaju zaznaczania w protokole obecności załączników po tekście i przed podpisami. Wystarczy wpisać „(w załączeniu)”, „(Załącznik nr 1)” lub „Tekst raportu w załączeniu” przy dokumencie będącym załącznikiem i wymienionym w tekście.

Dodatkowymi (opcjonalnymi) szczegółami protokołu mogą być:

• miejsce spotkania (adres lokalu, biura);
• czas rozpoczęcia i całkowity czas spotkania;
• nazwisko i inicjały osoby prowadzącej posiedzenie lub otwierającego posiedzenie;
• data podpisania protokołu;
• sposób głosowania w każdej sprawie (jawne, tajne, nieobecne; wskazane w tekście).

Rejestracja rekwizytów i kompletności tekstu zależą od tego, jaki protokół przewiduje regulamin pracy danego organu kolegialnego. W zależności od stopnia kompletności ewidencji protokoły dzielą się na:

• krótki oraz
• pełny, co z kolei może być:
  • szczegółowy tekst(tekstowy sposób dokumentowania),
  • dosłownie(metoda tekstowa z zastosowaniem specjalnych konwencji),
  • fonograficzny(nagrywanie dźwięku)
  • protokoły wideo(w wyniku wideokonferencji).

Pełne protokoły powinny zawierać zapis całego spotkania, w tym uwagi, pytania, komentarze, wystąpienia i referencje podczas omawiania każdego zagadnienia, notatki o hałasie, brawach itp. na sali. (ale oczywiście w zależności od tego, jak to dokumentujesz). Pełne protokoły zazwyczaj dokumentują przebieg walnych zgromadzeń akcjonariuszy i posiedzeń rady dyrektorów.

W krótkim protokole konsekwentnie zapisuje się tylko nazwiska przewodniczącego, sekretarza, skład obecnych, listę rozważanych spraw i podjęte decyzje. Tych. protokół po porządku obrad zawiera krótkie sekwencyjne zestawienie spraw rozpatrywanych według schematu: PYTANIE NUMER - DECYZJA PRZYJĘTA (opcja ta jest pokazana w Przykładzie 15 w paragrafie 2 porządku obrad w artykule "").

Przykłady rejestracji pełnych i skróconych protokołów, które mogą być stosowane w organach państwowych i samorządowych, zawiera załącznik nr 16 zalecenia metodologiczne w sprawie opracowania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzone rozporządzeniem Archiwów Federalnych z dnia 23 grudnia 2009 r. Nr 76). Na ich podstawie absolutnie wszystkie organizacje, w tym komercyjne, mogą samodzielnie opracować i zatwierdzić w ramach odpowiednich przepisów formularz protokołu, który będzie dokumentował podejmowanie decyzji przez organ kolegialny, z uwzględnieniem poziomu zarządzania i statusu organ kolegialny. Wygodnie jest od razu ustalić w regulaminie, że protokoły:

• Posiedzenia zarządu powinny być szczegółowe (jak w przykładzie 10) i niezwłocznie zatwierdzać formę protokołu,
• oraz spotkania operacyjne odbywające się co tydzień przez kierownika jednostki:
  • udokumentowane w krótkich protokołach lub
  • odbywają się w formie wideokonferencji z późniejszym wykonaniem krótkiego protokołu tekstowego lub nawet bez niego, ale potem z obowiązkowym sporządzeniem instrukcji w formie dokumentu administracyjnego o charakterze operacyjnym (jak w przykładzie 13).

Skomentuj ścieżka od szkicu do oryginału. Protokół z posiedzenia prowadzi specjalnie wybrana lub wyznaczona osoba lub sekretarz stałego organu kolegialnego z urzędu. A protokoły ze spotkań operacyjnych, którym przewodniczą liderzy, są przechowywane i sporządzane przez sekretarzy lub ich asystentów.

Sekretarz posiedzenia (z urzędu lub z wyboru) przy sporządzaniu protokołu korzysta z dokumentów przygotowanych wcześniej na posiedzenie: porządek obrad, listy zaproszonych, listy członków organu kolegialnego, teksty sprawozdań, przemówienia, prezentacje elektroniczne, noty informacyjne, projekty decyzji itp.

Należy pamiętać, że protokoły sporządzane bezpośrednio na posiedzeniu są: projekt. Musi być wyjaśnione, zweryfikowane transkrypcją, nagraniem wideo lub fonogramem, zredagowane i wykonane w ciągu 1-5 dni po spotkaniu. Dlatego ważne jest ustalenie w regulaminie organu kolegialnego konkretnego terminu wystawienia oryginału protokołu jako dokumentu urzędowego. Po głosowaniu przyjęta decyzja nie wymaga aprobaty. Wręcz przeciwnie, za prawdziwość zawartej w protokole treści decyzji, która została poddana pod głosowanie i uzyskała moc oficjalnej decyzji zbiorowej, odpowiedzialność prawną ponoszą przewodniczący i sekretarz zgromadzenia.

Zwracamy również uwagę, że sformułowanie „Różne” w porządku obrad, który jest sporządzany przed spotkaniem jako niezależny dokument informacyjny i wcześniej przesyłany uczestnikom spotkania i członkom organu kolegialnego, jest całkiem do przyjęcia. Ale w wypełnionym protokole jest to niewłaściwe, ponieważ. dokument jest sporządzany po spotkaniu, kiedy jest już możliwe dokładne sformułowanie wszystkich faktycznie rozważanych kwestii i ustalenie procedury podejmowania w nich decyzji.

Główną trudnością jest opracowanie i zaprojektowanie tekstu pełnego protokołu. Sekretarz spotkania powinien pracować prawie jak tłumacz symultaniczny, ponieważ „tłumaczy” relacje, pytania, przemówienia z formy ustnej (często spontanicznej, emocjonalnej i nie zawsze przygotowanej) na pisemną, tj. uporządkowane, zbudowane na modelach mowy zgodnie z wymaganiami styl biznesowy Rosyjski język literacki.

Główna część tekstu protokołu jest budowany zgodnie z punktami porządku obrad w formularzu SŁUCHAŁA - MÓWIŁA - ROZWIĄZANA lub ZDECYDOWANA, czyli faktycznie w sekcjach. Przeanalizujmy każdy z nich.

Słowo „SŁUCHAJ” jest ponumerowane zgodnie z numerem punktu porządku obrad, narysowane jest od obramowania lewego pola wielkimi literami, po których następuje dwukropek. Dalej od czerwonej linii w dopełniaczu wykreśla się nazwisko i inicjały mówcy bez nazwy stanowiska (CZY PODOBAŁEŚ SIĘ kogo?), kładzie się myślnik, a po nim zwykle treść raportu krótko napisane. Ponieważ sprawozdanie i jego prezentację składa się z wyprzedzeniem, koniecznie podpisane i opatrzone datą oraz wydane w formie urzędowego załącznika do protokołu.

Prezentacja jest zwykle prowadzona od trzeciej osoby liczby pojedynczej w czasie przeszłym (patrz przykład 3). Jeśli tekst raportu głównego jest przygotowywany z wyprzedzeniem, to przy sporządzaniu protokołu wygodnie jest zastosować inną technikę - krótko sformułować temat raportu zgodnie z porządkiem obrad i po kropce „Tekst raportu raport w załączeniu” (przykład 4).

Przykład 3

Zwiń Pokaż

1. SŁUCHANO:

Kuzniecowa A.I. - zgłaszane na temat głównych postanowień Polityki bezpieczeństwo informacji na lata 2015-2016 Zaznaczył, że został on całkowicie zmieniony i zgodny z wymogami regulacyjnych aktów prawnych, które weszły w życie od 1 stycznia 2015 r. Propozycja zatwierdzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji na lata 2015-2016.

Przykład 4

Zwiń Pokaż

1. SŁUCHANO:

Kuzniecowa A.I. - w sprawie głównych postanowień Polityki Bezpieczeństwa Informacji na lata 2015-2016. Tekst raportu w załączeniu.

Pytanie: Czy w Polityce Bezpieczeństwa Informacji na najbliższy okres uwzględniono wszystkie grupy środków?

Tak, wszystkie grupy środków zgodnie z ustalonymi grupami i rodzajami zagrożeń bezpieczeństwa informacji.

Pytania do mówcy i kolejne pytania do każdego z mówców, a także odpowiedzi na nie są pisane w kolejności ich napływu i narysowane w nowej linii. Nie można podawać nazwiska osoby, która zadała pytanie (patrz przykład 4).

Wszystkie wypowiedzi w omawianej sprawie pisane są po słowie „MÓWIONE” z brzegu lewego pola drukowanymi literami, po nim również umieszcza się dwukropek. Nazwisko i inicjały każdego z mówców są odrysowane od czerwonej linii i wskazane w mianowniku (Kto MÓWIŁ?). Po myślniku w postaci mowy niebezpośredniej nagrywana jest krótka lub szczegółowa treść przemówienia.

Decyzje podjęte zbiorowo w każdej z omawianych kwestii są odnotowywane po słowie „POSTANOWIONE” lub „POSTANOWIONE”. W praktyce biznesowej każde z tych słów ma swoją sferę zastosowania. Tak więc w protokołach walnych zgromadzeń wspólników, założycieli, posiedzeń rad dyrektorów, posiedzeń kolektywów pracowniczych, zebrań pracowników (w ramach samorządu ustanowionego i dozwolonego przez kodeks etyki korporacyjnej), grup inicjatywnych, to uważa się za poprawne użycie słowa wyższe organy kolegialne, organy zarządzające, tj. "moc"). W protokołach posiedzeń zarządów, komisji, prezydiów, grup roboczych, posiedzeń operacyjnych i innych organów kolegialnych „operacyjny” poziom zarządzania(organy wykonawcze) użycie czasownika „ROZWIĄZANE” jest uważane za prawidłowe.

Odpowiednie słowo jest tworzone z krawędzi lewego pola wielkimi literami, po nim ponownie umieszczany jest dwukropek (patrz Przykład 5). Dalej, z czerwonej linii, punkt po punkcie, czynności administracyjne formułuje się zwięźle i precyzyjnie, które trzeba ponumerować. Struktura numeru jest następująca: najpierw numer punktu porządku obrad, następnie kropka, a następnie numer decyzji przy rozpatrywaniu tej sprawy (np. 1.1 i 1.2, potem 1.3 itd.). Jeśli w danej sprawie została podjęta pojedyncza decyzja, jej numer powinien nadal składać się z 2 części oddzielonych kropką (np. 1.1).

• co robić - w czym, od czego lub na jak długo?

• do kogo - co robić - do której daty? (punkt 2.1 w Przykładzie 5) lub
• co robić - do kiedy? Odpowiedzialny - nazwa stanowiska, nazwisko i inicjały konkretnego wykonawcy (przykład 6).

Przykład 5

Zwiń Pokaż

ROZWIĄZANY:

1.1. Zatwierdzić i wprowadzić w życie od 1 maja 2015 roku Politykę Bezpieczeństwa Informacji na lata 2015-2016.

2.1. Do szefa działu bezpieczeństwa Pietrowa I.V. wprowadzić Politykę Bezpieczeństwa Informacji na lata 2015-2016. do wiadomości kierowników oddziałów i przedstawicielstw regionalnych. Termin realizacji - 28.04.2015.

Przykład 6

Zwiń Pokaż

2.1. Wprowadź Politykę Bezpieczeństwa Informacji na lata 2015-2016. do wiadomości kierowników oddziałów i przedstawicielstw regionalnych do 28.04.2015 r. Odpowiedzialny - szef działu bezpieczeństwa Pietrow I.V.

Jeżeli decyzja została podjęta w drodze głosowania, jej wyniki są sporządzane w postaci: „Za – 10, przeciw – 0, wstrzymało się – 2” lub „Jednogłośnie”(tę krótką wersję przedstawiono w przykładach 7 i 8, a bardziej szczegółową w przykładzie 15 artykułu „Regulacja pracy organów kolegialnych”). Przestrzeganie tego formularza jest obowiązkowe przy podejmowaniu decyzji o powołaniu, wyborze lub zatwierdzeniu kandydatów lub o składzie osobowym komisji, komisji, decyzji o charakterze finansowym itp. W innych przypadkach jest to opcjonalne, dlatego w naszych przykładach 5 i 6 jest nieobecne.

Zagadnienia, co do których konieczne jest sporządzenie wyników głosowania w protokole, powinny być wskazane w miejscowym akcie normatywnym regulującym działalność organu kolegialnego. Ale niektóre organizacje nie ustalają takiego zróżnicowania, ale zawsze odnotowują wyniki głosowania.

Chociaż jeśli decyzje kolegialne Organ wykonawczy przyjęty jednogłośnie, wtedy wyniki głosowania zwykle nie są wskazywane w administracyjnych paragrafach protokołu (patrz przykład 10).

Przykład 7

Zwiń Pokaż

ROZWIĄZANY:

6 za, 0 przeciw, 1 wstrzymał się.

Przykład 8

Zwiń Pokaż

ROZWIĄZANY:

4.1. W tym szef działu bezpieczeństwa Turantsev O.M. jako członek Komisji Technologicznej od 20.04.2015.

Jednogłośnie.

Na zredagowanym i zweryfikowanym protokole sporządza się podpisy przewodniczącego i sekretarza organu kolegialnego (z urzędu lub wybranego do wykonywania tych czynności na tym posiedzeniu). Znajdują się one dwa lub trzy wiersze poniżej tekstu od krawędzi lewego marginesu i są oddzielone jednym wierszem. W odpisach podpisów inicjały umieszcza się przed nazwiskiem. Protokół pieczęci tożsamości zwykle nie jest wymagany.

Przykład 9

Zwiń Pokaż

Co do zasady protokół podpisuje przewodniczący organu kolegialnego i jego sekretarz, ale możliwe są również inne opcje, na przykład dodanie podpisów wszystkich członków organu kolegialnego (patrz przykład 15 artykułu „ Regulujemy praca organów kolegialnych”). Ten moment powinien być również określony dokumentami organizacyjnymi.

Przykład 10

Szczegółowy protokół z podłużną wyśrodkowaną lokalizacją szczegółów nagłówka

Zwiń Pokaż

Wyciąg z protokołu

Kopie sporządzonego i podpisanego protokołu lub wyciągu z protokołu są niezbędne nie tylko do przesłania podjętych decyzji do wykonania, ale także do poinformowania wszystkich zainteresowanych osób, którym przysługuje prawo do informacji na ich temat (w ład korporacyjny nazywani są interesariuszami, mogą być kontrolerami, regulatorami i zwykłymi obywatelami).

Ostatnio jako forma prezentacji informacji o decyzjach organów kolegialnych często stosuje się wyciąg z protokołu, który sekretarz (posiedzenia lub organu kolegialnego) ma prawo poświadczyć swoim podpisem, prawidłowo wypełniając znak o poświadczeniu kopii i poświadczeniu jej pieczęcią organizacji. W przykładzie 11 został zaprojektowany zgodnie z zaleceniami GOST 6.30-2003. Dodatkowo można w nim opcjonalnie dokonać wpisu o miejscu przechowywania protokołu (przykład 12) zgodnie z dekretem Prezydium Rady Najwyższej ZSRR z dnia 08.04.1983 nr 9779-X - to opcja jest szczególnie istotna w przypadku składania kopii i wyciągów na żądanie organów regulacyjnych.

Wyciąg z protokołu to kopia fragmentu jego tekstu, w nim szczegóły nagłówka i części formatowania dokumentu pozostają praktycznie niezmienione (nie ma tu tylko osobistych kresek sygnatariuszy). Przykładowy fragment można znaleźć w przykładzie 17 artykułu „Regulujemy pracę organów kolegialnych”

Aby poinformować o podjętych decyzjach można otworzyć dostęp do elektronicznego obrazu protokołu w EDMS lub rozpowszechniać jego uwierzytelnione kopie (z napisem certyfikacyjnym na wzorze z przykładu 11 lub 12), ale tylko do tych kierowników działów i pracownicy posiadający odpowiednie prawa dostępu do dokumentów urzędowych (zobacz/przeczytaj wszystkie dokumenty).

Zamówienie

Jedną z form kierowania decyzji organu kolegialnego do wykonania, która przemawia również za zasadą delimitacji praw dostępu do informacji i dokumentów, jest polecenie organu kolegialnego. Rozkazy jako dokumenty znalazły zastosowanie głównie w działalności zarządu i zarządu.

Porządek w ciągu ostatnich 10-15 lat został ustalony w ramach podsystemu dokumentacji administracyjnej jako nowy rodzaj dokument wydawany z reguły na podstawie jedności dowodzenia. W związku z tym nagłówki i części formatujące instrukcji organu kolegialnego są sporządzane prawie tak samo jak w zamówieniach i instrukcjach, a podjęta decyzja, zawierająca określone punkty poręczenia, jest przenoszona (kopiowana) z sekcji protokołu „ROZWIĄZANE” (lub „ZDECYDOWANY”). Zamówienie podpisuje tylko przewodniczący organu kolegialnego.

Do wydania zamówienia wygodniej jest umieścić szczegóły w rogu, ponieważ wykonawca odpowiedzialny jest sporządzony w obszarze zwykle zarezerwowanym dla wymaganego „adresata” po prawej stronie.

Przykład 13

Zamówienie z narożnym układem detali nagłówka

Zwiń Pokaż

Taka ankietowa forma przedstawienia tekstu instrukcji jest wygodna do poddania go kontroli i daje możliwości nawet automatycznego skompilowania dokumentu według zatwierdzonego standardowego formularza na podstawie protokołu, pod warunkiem, że jego projekt jest tworzony w w formie elektronicznej w systemie informacyjnym.

Okres trwałości

Protokoły kolegialnych organów zarządzających organizacji(walne zgromadzenie, zarząd, zebranie założycieli itp.) oraz kolegialne organy wykonawcze,(zarząd, prezydium, kolegium itp.), a także protokoły z posiedzeń komisji, które mają prawo do tworzenia tych organów (zgodnie ze statutem), to głównie dokumenty o trwałym okresie przechowywania (zgodnie z art. 18 Wykazu typowych zarządczych dokumentów archiwalnych generowanych w toku czynności agencje rządowe, władze i organizacje lokalne, ze wskazaniem warunków przechowywania, zatwierdzone. zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558, zwanym dalej PTUD).

Okresy przechowywania innych rodzajów protokołów, w zależności od poziomu zarządzania i rodzaju spotkania, powinny być ustalane przez samą organizację przewodniczących i sekretarzy organów kolegialnych w wyniku badania wartościowego pod kierunkiem metodycznym kierownictwa ewidencji i służby archiwalnej, a także ustalane według nomenklatury spraw.

Przykład 14

Zwiń Pokaż

Sztuka. 18 d) PTUD ustanawia stały okres przechowywania protokołów ze spotkań prowadzonych przez szefa organizacji. Jeśli jest to spotkanie dotyczące strategicznie ważnych kwestii, które leżą w gestii pierwszej osoby w organizacji, to okres przechowywania jest naprawdę stały. Ale jeśli szef zbiera jednorazowe spotkania operacyjne lub przewodniczy posiedzeniom rady spółki (status spotkania operacyjnego szefów wszystkich działów, rodzaj „spotkania planistycznego”, a nie organu zarządzającego przewidzianego w statucie) , należy uwzględnić przypis (2) do art. 18 d), a następnie można ustawić okres przechowywania protokołów rady spółki na 5 lat. EPC.

Okres przechowywania dyspozycji organu kolegialnego oraz wyciągów z protokołów posiedzeń, a także sprawozdań otrzymanych w procesie monitorowania ich wykonania, określone na podstawie art. 6 i 7 PTUD. Biorąc pod uwagę uwagi, główny okres przechowywania instrukcji i oświadczeń wynosi 5 litrów. EPC.

Jeżeli organizacja jest dużą strukturą handlową i źródłem pozyskiwania archiwów państwowych lub miejskich, to zalecamy, aby przy sporządzaniu spraw z protokołami i załącznikami do nich, a także przy badaniu wartości dokumentów, kierować się „Podstawowe zasady działania archiwów organizacji” (zatwierdzone decyzją Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 6 lutego 2002 r.) oraz PTUD. Spółki akcyjne są zobowiązane do przestrzegania okresów przechowywania i wymogów dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa, które zostały określone w aktualnym Dekrecie Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych (nowym regulatorem jest Bank Rosji) z dnia 16 lipca 2003 r. Nr. 03-33/ps „W sprawie zatwierdzenia rozporządzenia w sprawie trybu i warunków przechowywania dokumentów spółek akcyjnych” . Ustalone tutaj warunki przechowywania dokumentów odpowiadają warunkom normatywnym ustalonym w PTUD.

Zapewnienie procesów dokumentowania działań kolegialnych na racjonalnym i efektywna podstawa Uważamy za konieczny i obowiązkowy warunek owocnego współdziałania szefów i sekretarzy organów kolegialnych ze służbą duchowną, która zna i rozumie dokumenty.

Karty do głosowania, protokoły walne zgromadzenie akcjonariuszy i komisji rachunkowej, a także procedurę przechowywania tych i innych dokumentów zgromadzenia znajdziesz w artykule „Udokumentowanie wyników walnego zgromadzenia akcjonariuszy”

Wsparcie dokumentacyjne działań zarządczych organizacje komercyjne, w szczególności spółki akcyjne, ma swoją specyfikę, którą określa specjalna procedura organizacji zarządzania. Spółka akcyjna (JSC) ma stabilną strukturę i organy zarządzające, które posiadają własne kompetencje. Ich skład, kolejność formacji i działalności mają decydujący wpływ na całą działalność JSC.

Obsługa dokumentacyjna działalności organów zarządzających

Ważne jest, aby wiedzieć!

Wszystkie organy zarządzające wyróżnia specjalna procedura organizowania swojej działalności, która określa specyfikę obsługi dokumentacji.

Przede wszystkim należy stwierdzić, że działalność zarządcza spółki akcyjnej jako zorganizowanego systemu opiera się na połączeniu zasad kolegialności i jedności dowodzenia, co znacząco wpływa na dokumentację zarządzania.

Tak więc kolektywnie decyzje są podejmowane przez najwyższy organ zarządzający spółka akcyjna- walne zgromadzenie wspólników. Ta sama procedura operacyjna została ustanowiona dla innego organu zarządzającego – rady dyrektorów. Organ wykonawczy spółki akcyjnej może być zarówno kolegialny (zarząd, dyrekcja), jak i jednoosobowy (dyrektor, dyrektor generalny). W procesie operacyjnego zarządzania działalnością spółki akcyjnej jej dyrektor generalny samodzielnie rozwiązuje wiele spraw i ponosi za nie osobistą odpowiedzialność.

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej określa tryb działania każdego organu zarządzającego, wymagania dotyczące odpowiednich procedur i dokumentów. Przestrzeganie ustalonych procedur wiąże się bezpośrednio z koniecznością pracy z określoną dokumentacją. Dlatego akty prawne regulują nie tylko skład dokumentów, które powstają w czynnościach organów zarządzających w spółkach akcyjnych, ale także tryb ich przygotowania i wykonania, ustalają wymagania co do ich treści, czasu przygotowania, przechowywania itp.

Dokumentowanie czynności walnego zgromadzenia wspólników

Walne Zgromadzenie jest najwyższym organem spółki akcyjnej. Zgodnie z prawem rosyjskim jest to organ zarządzający, za pośrednictwem którego akcjonariusze wykonują swoje prawa, przede wszystkim prawo do uczestniczenia w zarządzaniu JSC. Niezbędnym warunkiem skuteczności podejmowania decyzji przez akcjonariuszy jest ustalenie jasnej procedury odbywania walnych zgromadzeń.

Przygotowanie dowolnego spotkania wymaga przestrzegania szeregu zasad, niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie jednorazowe, czy odbywające się regularnie. W obu przypadkach procedura przygotowawcza wymaga wykonania kolejnych czynności, które związane są głównie z przygotowaniem określonych dokumentów.

Odbywając jakiekolwiek spotkanie należy pamiętać, że wszelkie czynności muszą być wykonane zgodnie z wypracowanymi standardami, a decyzje zebrania muszą mieć moc prawną. Dotyczy to również wszystkich tych dokumentów, które formalizują procedurę przygotowania i przeprowadzenia spotkania. Szczególnie ważne jest, aby mieć to na uwadze przygotowując walne zgromadzenie wspólników spółki akcyjnej, gdyż posiada ona wysoki status prawny.

To nie przypadek, że procedura przygotowania i odbycia walnego zgromadzenia akcjonariuszy, skład głównych dokumentów i wymagania dla nich są zapisane w wielu aktach prawnych i innych aktach prawnych, w tym w ustawie federalnej nr Spółek akcyjnych” , Dekret Federalnej Komisji Papierów Wartościowych Rosji z dnia 31 maja 2002 r. nr 17/ps „W sprawie zatwierdzenia rozporządzenia w sprawie dodatkowych wymagań dotyczących procedury przygotowania, zwołania i odbycia walnego zgromadzenia akcjonariuszy” (zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dodatkowych wymagań dotyczących trybu przygotowania, zwołania i odbycia walnego zgromadzenia) itp.

Spółki akcyjne organizują walne zgromadzenia dwojakiego rodzaju: doroczne i nadzwyczajne. Ustawodawstwo określa również formy odbycia walnego zgromadzenia wspólników:

• wspólna obecność akcjonariuszy w celu omówienia punktów porządku obrad i podjęcia decyzji w sprawach poddawanych pod głosowanie - zgromadzenie;
• głosowanie nieobecne.

Spotkania odbywające się w różnych formach mają różne terminy. Procedury ich przygotowania, prowadzenia i dokumentacji również mają pewne różnice. Łączy ich to, że każdy etap wiąże się z przygotowaniem dokumentacji i jej przetwarzaniem.

Trzeba powiedzieć, że Doroczne spotkanie jest obowiązkowe i odbywa się z wiążącym porządkiem obrad. Decyzje dotyczące porządku obrad walnego zgromadzenia, zgodnie z prawem, nie mogą być podejmowane w głosowaniu nieobecnym. Decyzje podejmowane są wyłącznie w obecności akcjonariuszy. Fakt ten determinuje kolejność spotkania, skład wymagane dokumenty, termin ich przygotowania oraz skład informacji zawartych w treści.

Poniżej znajduje się schemat obrazujący ogólną procedurę dokumentowania przygotowania i odbycia rocznego walnego zgromadzenia w formie wspólnej obecności akcjonariuszy:

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy może odbywać się w formie głosowania nieobecnego. Przygotowanie i odbycie walnego zgromadzenia akcjonariuszy w tej formie przewiduje inny tryb postępowania dla czynności upoważnionych urzędników. Cechy głosowania nieobecnego znajdują również odzwierciedlenie w dokumentacji.

Ważne jest, aby wiedzieć!

Dla spółki akcyjnej i dla każdego wspólnika z osobna jest niezwykle ważne, aby procedura przygotowania i odbycia nadzwyczajnego walnego zgromadzenia wspólników oraz niezbędna do tego dokumentacja była zgodna z prawem i miała moc prawną.

Poniżej schemat przedstawiający procedurę przygotowania i odbycia nadzwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy w formie głosowania nieobecnego:

Porównując zatem przygotowanie i odbycie walnych zgromadzeń wspólników – dorocznych (w formie wspólnej obecności wspólników) i nadzwyczajnych (w formie wspólnej obecności wspólników oraz w formie głosowania nieobecnego), widać, że wiele procedur są powtarzane. To samo dotyczy składu wymaganej dla nich dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że istnieją znaczne różnice zarówno w treści dokumentów, jak i w pracy z nimi. W związku z tym wiele przepisów związanych z przygotowaniem i odbyciem Walnego Zgromadzenia w formie głosowania nieobecnego jest odrębnie uregulowanych w przepisach prawo federalne o spółkach akcyjnych oraz Regulaminu w sprawie dodatkowych wymogów dotyczących trybu przygotowania, zwołania i odbycia walnego zgromadzenia wspólników.

Cechy każdego dokumentu określone w schematach odbywania zgromadzeń wspólników wymagają odrębnego rozpatrzenia, co nastąpi w kolejnych publikacjach. Ogólne warunki przy ich kompilacji należy przestrzegać wszystkich wymogów prawnych. Należy jednak zauważyć, że normy aktów prawnych dotyczą głównie treści dokumentów, a formy większości z nich praktycznie nie są w żaden sposób uregulowane. Dlatego OA mogą samodzielnie opracować pakiet standardowe formularze dokumentów dotyczących odbycia walnego zgromadzenia i zatwierdzania ich jako załączników do rozporządzenia o walnym zgromadzeniu wspólników.

Kolejnym organem zarządzającym w spółkach akcyjnych jest rada dyrektorów (rada nadzorcza). Wykonuje ogólne przywództwo działalności JSC (z wyjątkiem tych spraw, które ustawa odwołuje do wyłącznej kompetencji walnego zgromadzenia wspólników), określa strategię jej rozwoju, uchwala roczny plan finansowo-gospodarczy.

Ustawodawstwo nakłada na zarząd obowiązek określania priorytetowych kierunków rozwoju spółki akcyjnej, jej długofalowych perspektyw oraz kontrolowania działań organu wykonawczego.

Formą pracy zarządu są spotkania. Art. 68 ustawy federalnej o spółkach akcyjnych zawiera ogólne zasady odbywania posiedzeń rady dyrektorów JSC, które nie regulują szczegółowo procedury przygotowania i zwoływania takich posiedzeń. Prawo stanowi, że tryb zwoływania i odbywania posiedzeń rady dyrektorów konkretnej spółki akcyjnej określa jej statut lub odpowiedni dokument wewnętrzny, np. regulamin rady dyrektorów. To samo dotyczy dokumentacji, która formalizuje działalność tego organu zarządzającego. Jedynym dokumentem, którego wymagania określa prawo, są protokoły z posiedzeń rady dyrektorów. Bardziej szczegółowe zalecenia, w tym dotyczące dokumentowania działalności zarządu, zawarte są w: Kodeks postępowania korporacyjnego, który został zatwierdzony na posiedzeniu Rządu Federacji Rosyjskiej i wprowadzony w życie zarządzeniem Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych w Rosji z dnia 04.04.2002 nr 421 / r „W sprawie zalecenia stosowania Korporacji Kodeks postępowania”.

Aby ustalić kolejność posiedzeń rady dyrektorów i udokumentować odpowiednie procedury, należy wziąć pod uwagę, w jaki sposób Ogólne wymagania do organizacji działalności organów kolegialnych oraz norm prawnych regulujących działalność tego organu.

Procedura odbycia jakiegokolwiek spotkania przewiduje określoną sekwencję działań, z których każdemu towarzyszy przygotowanie dokumentów.

Pierwszy etap jest przygotowanie do posiedzenia Zarządu, które przewiduje:

• ustalanie porządku obrad i podejmowanie decyzji o zwołaniu posiedzenia;
• zawiadomienie członków zarządu o zwołaniu posiedzenia zarządu, formie jego odbycia i porządku obrad;
• przygotowywanie materiałów referencyjnych i informacyjnych w sprawach objętych porządkiem obrad i przesyłanie ich członkom zarządu.

Druga faza - jest to faktyczne odbycie posiedzenia i podjęcie decyzji w sprawie punktów porządku obrad.

Praca dobiega końca (trzeci etap) sporządzanie i sporządzanie protokołu z posiedzenia, po czym podejmowane na nim decyzje są przedstawiane zainteresowanym stronom.

Przesyłane są albo dokumenty administracyjne sporządzone na podstawie protokołu, albo wyciągi z protokołu.

Ogólnie rzecz biorąc, procedura dokumentowania posiedzeń rady dyrektorów powtarza procedurę przygotowania i odbycia walnych zgromadzeń akcjonariuszy.

Ważne jest, aby wiedzieć!

Bardzo ważne jest prawidłowe określenie, jakie dokumenty iw jakim czasie należy sporządzić, jakie informacje zawrzeć w treści i jak sporządzać dokumenty.

Jak już wspomniano, wszystkie decyzje muszą być sformalizowane dokumentami mającymi moc prawną. Dlatego bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie spotkania i przeprowadzenie go (a więc przygotowanie wszystkich dokumentów na spotkanie oraz dokumentów utrwalających podjęte na nim decyzje).

Organ wykonawczy JSC: procedura dokumentowania działań

Organ wykonawczy spółki akcyjnej jest kluczowym elementem struktury zarządzania w spółce akcyjnej. Powierzono mu to aktualne wytyczne działalność spółki oraz wykonywanie decyzji walnego zgromadzenia akcjonariuszy i rady dyrektorów. Tworzenie organów wykonawczych można przypisać kompetencjom zarówno walnego zgromadzenia akcjonariuszy, jak i rady dyrektorów. Sama spółka akcyjna rozstrzyga tę kwestię i ustala w swoim statucie procedurę tworzenia organów wykonawczych.

Jedyny organ wykonawczy(dyrektor, dyrektor generalny) bez pełnomocnictwa działa w imieniu JSC, w tym:

• reprezentuje swoje interesy zarówno na terytorium Federacji Rosyjskiej, jak i za granicą;
• dokonuje transakcji, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w statucie, wystawia pełnomocnictwa w imieniu JSC;
• zatwierdza personel AO, podsumowuje umowy o pracę z pracownikami, rozdziela między nich obowiązki i określa ich uprawnienia;
• otwiera rachunki bankowe, organizuje utrzymanie księgowość i raportowania, ma prawo pierwszego podpisu na dokumentach finansowych;
• wydaje polecenia i instrukcje, które są wiążące dla wszystkich pracowników etatowych SA oraz podpisuje dokumenty w jego imieniu;
• osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo dokumentacji i organizację przechowywania dokumentów JSC.

W przypadku, gdy działa spółka akcyjna kolegialny organ wykonawczy,(zarząd, dyrekcja), jej działalnością kieruje dyrektor generalny, będąc przewodniczącym rady (dyrekcja).

Działalność organu wykonawczego spółki akcyjnej i podległego mu aparatu administracyjnego charakteryzuje posługiwanie się dokumentami zawartymi w jednolitym systemie dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Głównym dokumentem, który obecnie określa wymagania dla nich, jest stanowy standard GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

W skład systemu wchodzą: dokumenty organizacyjne (instrukcje, regulaminy, regulaminy itp.); dokumenty odzwierciedlające czynności administracyjne, CEO oraz inni przywódcy działający na zasadzie jedności dowodzenia (rozkazy, rozkazy); pisma urzędowe; dzieje; raporty i notatki biurowe itp. Dokumenty te powstają w procesie operacyjnych działań zarządczych dowolnej organizacji, zarówno państwowej, jak i niepaństwowej.

Dla wszystkich kategorii i rodzajów dokumentów wchodzących w skład systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej ustalono jednolitą procedurę ich przygotowania i wykonywania. Standard stanowy zawiera wymagania dotyczące szczegółów dokumentów, które bezpośrednio wpływają na moc prawną dokumentów, a także pełnią funkcje informacyjne, to znaczy wskazują skład urzędników zaangażowanych w przygotowanie dokumentów oraz procedurę pracy z nimi. Dlatego dokumenty muszą być sporządzane zgodnie z normami i zasadami określonymi w aktach ustawodawczych oraz dokumentach regulacyjnych i metodycznych.

Znaczenie zarządzania dokumentami w spółkach akcyjnych

Kolejnym ważnym elementem dokumentacyjnego wsparcia zarządzania firmą jest obieg dokumentów, czyli przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do ich zakończenia lub wysłania.

Na notatce

Skuteczność działań zarządczych w spółkach akcyjnych w dużej mierze zależy od organizacji obiegu dokumentów.

Dlatego zadanie to, jako jedno z głównych, przydzielone jest specjalnej jednostce strukturalnej – służbie zarządzania dokumentami (służba urzędnicza), która jest częścią aparatu zarządzania organu wykonawczego.

Przepływ pracy łączy całą sekwencję ruchów dokumentów i obejmuje z nimi takie operacje jak odbiór, rozpatrzenie i dystrybucja, przekazanie do realizacji, organizacja realizacji i wysłanie. Łańcuch technologiczny przetwarzania dokumentów obejmuje również ich rejestrację, prace informacyjne i referencyjne, kontrolę terminów wykonania. Aby organizacja zarządzania dokumentami była efektywna, konieczne jest przestrzeganie pewne zasady, które są ustalone w instrukcji pracy biurowej (lub w podobnym) lokalny akt) określonej organizacji. Główne zasady zarządzanie dokumentami są zawarte w przepisach państwowych i dokumentach metodologicznych. Ale opracowując swoje instrukcje, organizacje dostosowują te zasady do określonych warunków. Pozwala to na zorganizowanie szybkiego przepływu dokumentów najkrótszą drogą przy jak najkrótszym czasie.

O jednym z najpoważniejszych zadań w zakresie pracy z dokumentami - dbaniu o ich bezpieczeństwo porozmawiamy w kolejnym numerze magazynu.

T.A. dr Bykowa ist. Nauki. Profesor nadzwyczajny, Rosyjski Państwowy Uniwersytet Humanistyczny