Wdrożenie SED w organizacji. Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Co leży na powierzchni? Nie rezygnuj ze wsparcia technicznego

Podpowiemy Ci jak wdrożyć system w 10 krokach elektroniczne zarządzanie dokumentami w firmie na własną rękę.

Pobierz pomocne dokumenty:

Dlaczego potrzebujesz elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Chyba nie pozostała ani jedna firma, która nie wykorzystuje komputerów i sieci lokalnych w systemie pracy biurowej. Dlatego terminy EDI, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentami, prędzej czy później będą pojawiać się w rozmowach o doraźnych planach nawet małych organizacji.

W skrócie, elektroniczne zarządzanie dokumentami to przeniesienie przepływów dokumentów organizacji do cyfrowej postaci elektronicznej, automatyzacja wszystkich procesów przetwarzania dokumentów.

Jakie są korzyści z wprowadzenia i utrzymania elektronicznego zarządzania dokumentami za pomocą specjalistycznego oprogramowanie- elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (EDMS)?

1. Rośnie wydajność pracy, a co za tym idzie jej produktywność. Zautomatyzowane wyszukiwanie dowolnego zapytania pozwala znacząco skrócić czas przetwarzania dokumentów, zapewnić kontrolę nad terminowością ich realizacji.
2. Pracownicy uzyskują natychmiastowy dostęp do dowolnego dokumentu utworzonego i zarejestrowanego w systemie. Staje się możliwe szybkie dokonywanie poprawek, dostęp do dokumentów może być rozróżniany przez wykonawców.
3. Wpływ „czynnika ludzkiego” jest zminimalizowany, błędy z nim związane są wykluczone.
4. Zmniejszenie kosztów poprzez zwiększenie wydajności pracy, zmniejszenie kosztów sprzętu biurowego i materiałów eksploatacyjnych.
5. Poprawiają się interakcje zarówno pomiędzy poszczególnymi wykonawcami, jak i pomiędzy działami firmy. Wymiana informacji i przekazywanie sygnałów sterujących przyspiesza.
6. Czas tworzenia, koordynowania i zatwierdzania dokumentacji jest skrócony dzięki zapewnieniu zbiorowego dostępu i monitorowaniu harmonogramu każdego etapu.
7. Obniżone zostają koszty organizacji przechowywania archiwalnego dokumentów.
8. Zwiększa stopień ochrony dokumentacji przed utratą i uszkodzeniem, przed nieuprawnionym dostępem.

Ponieważ każdy, kto jest w jakiś sposób związany z pracą biurową, zna pojęcia „dokument elektroniczny, zarządzanie dokumentami elektronicznymi”, nikogo nie trzeba przekonywać o konieczności wprowadzenia EDMS. Jednak wiele firm nadal uważa, że ​​jest to skomplikowane i kosztowne. Ale tymczasem całkiem możliwe jest wdrożenie go siłami samej organizacji, co znacznie obniży koszty.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDM): etapy wdrożenia

Algorytm wdrażania elektronicznego systemu zarządzania dokumentami składa się z 10 kroków.

Krok 1. Zdecyduj o celach i zadaniach automatyzacji. Przeanalizuj problemy zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, zastanów się, czy zostaną one rozwiązane poprzez elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Krok 2 Przeprowadź ankietę przedprojektową. Przestudiuj specyfikę prowadzenia dokumentacji w Twojej firmie, w tym celu:

• przeprowadzić audyt przepływów dokumentów pomiędzy wykonawcami a działami strukturalnymi;
• analizować obowiązujące przepisy w celu optymalizacji obiegu dokumentów, śledzić trasy przepływu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych;
• badać proces tworzenia, koordynowania i zatwierdzania wszelkiego rodzaju dokumentów wewnętrznych, które powstają w firmie;
• sprawdzić procedurę rejestracji i przetwarzania korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
• ocenić, w jaki sposób ewidencja firmy jest zgodna z normami i wymogami standardów branżowych, ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;
• przestudiować procedurę tworzenia plików, wymagania dotyczące ich bieżącego przechowywania i przekazywania w celu przechowywania do archiwum organizacji;
• zastanów się, które procesy biznesowe powinny być zautomatyzowane;
• przeanalizuj uzyskane dane i sformułuj wymagania techniczne, który musi spełniać wymogi elektronicznego zarządzania dokumentami EDMS.

Schemat. Operacje na dokumentach wewnętrznych

Krok 3 Przeprowadź audyt istniejących procesów biznesowych w firmie przed przejściem na zarządzanie dokumentami w w formie elektronicznej. Niezbędne jest usystematyzowanie i usprawnienie pracy z obiegiem dokumentów, aby zoptymalizować cały system pracy biurowej w firmie. Opracuj regulamin przetwarzania dokumentów, sporządź instrukcje, w których ustalasz obszary odpowiedzialności między wykonawcami, spisz procedurę interakcji między nimi. Wprowadzać zmiany i uzupełnienia przepisów lokalnych, opisy stanowisk pracy. Wraz z usługą IT weź pod uwagę kwestie bezpieczeństwa, kontroli dostępu. Kieruj się wymaganiami systemu normalizacji w zarządzaniu dokumentami określonymi w GOST R ISO 15489-1-2007.

Krok 4 Zrób schemat procesu zarządzania dokumentami, wypisz trasy przepływu dokumentów, kolejność i kolejność wykonania, koordynację i akceptację dokumentacji. Zapewnij możliwość jednoczesnego dostępu i współpracy z dokumentem dla wszystkich wykonawców. Opracuj zadanie techniczne z uwzględnieniem konkretnych życzeń i wymagań.

Krok 5 Przestudiuj nowoczesny EDMS, zastanów się, jakie zmiany i uzupełnienia można wprowadzić do standardowej konfiguracji, biorąc pod uwagę cechy, które charakteryzują elektroniczne zarządzanie dokumentami EDI Twojej organizacji. Wiele firm programistycznych bierze pod uwagę indywidualne wymagania klientów i wprowadza niezbędne poprawki.

Krok 6 Rozpocznij wdrażanie EDMS w swojej organizacji, wybierając jedną z dwóch opcji:

1. Wdrażaj EDI według rodzajów dokumentów, gdy przetwarzanie jednego rodzaju dokumentów jest najpierw zautomatyzowane: zamówienia i dyspozycje, umowy i umowy.
2. Wdrażaj EDMS krok po kroku po działach, najpierw automatyzując zadania w służbie biurowej, następnie w dziale personalnym, księgowości i tak dalej w całej firmie.

Ponieważ przetwarzanie dokumentów zaczyna się już z dowolną opcją, uzyskaj certyfikaty dla odpowiedzialnych wykonawców upoważnionych do podpisywania dokumentów.

Tabela pokazuje, jakie typy elektronicznych podpisów cyfrowych istnieją i podczas podpisywania dokumentów, których można z nich korzystać.

Krok 7 Utwórz archiwum elektroniczne, konwertując wcześniej utworzone dokumenty papierowe na formaty elektroniczne. W archiwum elektronicznym dokumenty mogą być przechowywane zarówno w postaci skanów, jak i w formatach edytora tekstu. Zacznij tworzyć archiwum elektroniczne jest to możliwe, gdy tylko kierownictwo zdecyduje o potrzebie wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami.

Akta elektroniczne w nomenklaturze akt firmowych

Krok 8 Zintegruj EDMS z innymi zautomatyzowanymi systemami księgowymi używanymi w firmie. Praca w elektronicznych systemach zarządzania dokumentami z reguły oznacza możliwość wymiany danych z tymi systemami księgowymi, które zostały już wdrożone i obecnie zapewniają zautomatyzowaną księgowość kadrową, finansową, produkcyjną w firmie.

Krok 9 Przeszkolić pracowników, opracować instrukcje obsługi, uwzględniając specyfikę poszczególnych stanowisk pracy.

Krok 10 Zapewnij kontrolę nad przestrzeganiem uregulowanych procedur w okresie adaptacji wykonawców do nowych warunków pracy. Wyznacz odpowiedzialnych pracowników w działach, którzy będą zapewniać pomoc operacyjną pozostałym i zapewnij przestrzeganie ustalonej procedury korzystania z EDS.

Należy rozumieć, że wprowadzenie EDMS, zarządzanie dokumentami w formatach elektronicznych nie jest celem samym w sobie. To skuteczne narzędzie interakcji zewnętrznej, nie tylko z organami wykonawczymi i nadzorczymi. EDMS zapewni jednolity obieg dokumentów z oddzielnymi działami oraz szybką wymianę dokumentów z kontrahentami. Podejmij inicjatywę i swoich partnerów, dostawców i klientów. Pomoże to nie tylko poprawić jakość i szybkość wymiany przepływu informacji, ale także skrócić czas zwrotu wdrożonego w przedsiębiorstwie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Krajowa norma dotycząca pracy biurowej i archiwizacji GOST R 7.0.8-2013 definiuje terminy „obieg dokumentów” i „elektroniczny obieg dokumentów”. Obieg dokumentów - przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysłania. Elektroniczne zarządzanie dokumentami - zarządzanie dokumentami za pomocą zautomatyzowanego systemu informatycznego (elektroniczny system zarządzania dokumentami).

Rozważ temat recenzji z punktu widzenia funkcjonalnego klienta, którego oczekiwania wobec wdrożenia systemy informacyjne, w tym SED, często nie zgadzają się z wynikami. Dzieje się tak dzięki dość powszechnym błędom, których przewidywanie i zrozumienie przyczyn pozwoli na jak najwydajniejsze wyznaczenie osiągalnych celów oraz zorganizowanie procesów wdrożenia i późniejszej eksploatacji systemów.

Rozległy zestaw trudności i przeszkód, które pojawiły się w naszej praktyce wdrażania i rozwoju systemów informatycznych, został sklasyfikowany i teraz możemy mówić o pięciu głównych błędach.

Błędne przekonanie nr 1: SED chroni przed chaosem

Istotą najczęstszego błędnego przekonania jest to, że zautomatyzowany system zarządzania dokumentami ma rzekomo pozbyć się dokumentalnego chaosu, który dzieje się w organizacji.

Chodzi jednak o to, że zadaniem każdego procesu informatyzacji jest automatyzacja proponowanych przepisów. Dlatego w przypadku braku uregulowanych procesów przepływu pracy w organizacji, EDMS nie będzie w stanie pomóc – zidentyfikuje jedynie słabości w przepisach, ale nie będzie sam tworzył przepisów.

Doskonałym przykładem było wprowadzenie ujednolicony system elektroniczne zarządzanie dokumentami dla jednego z głównych klientów (już na pierwszym etapie miało objąć ponad trzydzieści organizacji, a tym samym prawie tysiąc miejsc pracy w systemie). Na spotkaniu wprowadzającym zadano pytanie o zatwierdzone procedury biurowe. Biorąc pod uwagę, że jest to struktura państwowa, oczekiwana odpowiedź zbiegła się z reakcją: „Tak, oczywiście, że są!” - a dziesięć minut później na stole urósł imponujący stos teczek na kilkaset kartek. Projekt zapowiadał się na łatwy i udany. Ale... Po szczegółowym przestudiowaniu wszystkich nadesłanych artykułów znaleźliśmy wszystko - opis dziesiątek rodzajów dokumentów, terminy ich zatwierdzenia i zasady wykonania (wcięcia, logotypy, czcionki, interwały, odwołania do korespondenta, itp.), ale bez sposobów przekazywania dokumentów, bez tras ich zgody, lub cykle życia nie zawierał przepisów. Chyba że weźmiesz pod uwagę magiczne zdanie: „Kierownik podpisuje dokument do realizacji w zależności od jego treści”, który może brzmieć również tak: „Wtedy dokument podpisuje się zgodnie z kompetencjami”.

Na kolejnym spotkaniu okazało się, że klient funkcjonalny po prostu nie posiada innych dokumentów regulujących pracę biurową. Klient zaczął wykazywać niezadowolenie po tym, jak przed rozpoczęciem wdrożenia został poproszony o nakreślenie tras przepływu różnego rodzaju dokumentów, wskazując terminy i inne parametry regulacyjne.

W efekcie mając wystarczające uprawnienia w projekcie i wsparcie najwyższego kierownictwa podjęliśmy decyzję: w strefie pilotażowej (dwie organizacje, wewnętrzna praca biurowa, interakcja międzywydziałowa) wdrażamy „tak jak jest”, czyli automatyzujemy tylko przedłożony regulamin.

Dwa miesiące pracy - i projekt zostaje oddany do eksploatacji próbnej. Jeszcze dwa tygodnie i słyszymy najpierw szmer, a potem krzyki i hałas: „Jaki system?! Nic nie działa!!! Jesteśmy teraz tobą ... ”. Oczekiwane… Ale zajęliśmy twarde stanowisko: „Proszę wskazać, który z zgłoszonych przepisów nie został wdrożony” i oczywiście takich stanowisk nie było.

W rezultacie kierownictwo organizacji poinstruowało odpowiedzialnych przedstawicieli klienta z udziałem realizatorów (czyli nas) o opracowaniu i zatwierdzeniu procedur biurowych w ciągu miesiąca, w tym tras przepływu wszystkich głównych rodzajów dokumentów. Miesiąc później regulamin został zatwierdzony, po kolejnych dwóch - wszystkie trasy zostały skonfigurowane, przetestowane, a niektóre nawet zoptymalizowane, a system został zaakceptowany do replikacji na innych odcinkach.

Pierwszym etapem replikacji w każdym obiekcie była praca nad dostosowaniem standardowych procedur biurowych: dodanie unikalnych typów dokumentów i ich tras, dostosowanie czasów przetwarzania itp. I dopiero potem rozpoczęło się bezpośrednie wdrożenie systemu.

Tak więc automatyzacja chaosu prowadzi jedynie do zwiększenia szybkości obiegu tego chaosu. EDMS powinien być wdrażany i obsługiwany w obecności regularnie aktualizowanych procedur biurowych. W ramach takich regulacji klienci funkcjonalni często rozumieją zasady tworzenia nomenklatury spraw i sporządzania dokumentów papierowych. Ale aby zautomatyzować tę pracę, nie jest potrzebny pełnoprawny system elektronicznego zarządzania dokumentami, ponieważ w tym przypadku EDMS zamienia się w proste zadanie rejestru do rejestrowania dokumentów przychodzących i wychodzących oraz korespondencji.

Błędne przekonanie nr 2: EDMS uprości pracę biurową

To błędne przekonanie jest w dużej mierze oparte na poprzednim. Jednocześnie mówiąc o uproszczeniu pracy biurowej, użytkownicy oczekują przede wszystkim zmniejszenia obciążenia produkcyjnego. Najbardziej naiwne oczekiwania skutkują próbami przeniesienia przez zwykłego uczestnika SED całej swojej pracy do systemu informatycznego i oczywiście rozsypania się w proch.

Błędne przekonanie polega również na tym, że przy automatyzacji przepływu pracy, w jednoczesną pracę nad dokumentem zaangażowanych jest znacznie więcej pracowników. Włączenie każdego nowego pracownika do pracy z dokumentami papierowymi wymagało tworzenia kopii papierowych. Jeśli dokument był duży lub jego kopiowanie było zabronione, praca nad nim przebiegała sekwencyjnie, a nie równolegle. W wersji elektronicznej przez pracowników przechodzi znacznie większy przepływ informacji, wyznacza się znacznie więcej równoległych zadań, a to wymaga wysokiego stopnia samoorganizacji specjalistów.

Ponadto jednym z głównych zadań wdrożenia EDMS w organizacji jest zbudowanie systemu monitorowania dyscypliny wydajnościowej. Jeśli wrócimy do zadania uproszczenia pracy biurowej, to konieczna jest możliwość szybkiego i sprawnego wyszukiwania różnych dokumentów. A to oznacza, że ​​przy pomocy EDMS powinna znacząco wzrosnąć analityczność przepływu pracy – wzrośnie liczba znaków, znaczników i innych „flag” oznaczających dokumenty w systemie. Oba zadania – kontrola i analityka – prowadzą do tego, że do EDMS trzeba wprowadzić znacznie więcej danych niż dotychczas. Jednak w przyszłości koszty te sowicie się zwrócą na zadaniach związanych z wyszukiwaniem i przetwarzaniem dokumentów elektronicznych.

Błędne przekonanie nr 3: To nie wpłynie na mnie

Pod tym złudzeniem mieszczą się prawie wszystkie kategorie użytkowników klienta funkcjonalnego – od zwykłych pracowników po menedżerów. Co więcej, opcje tutaj są podyktowane statusem użytkownika, obecnością lub nieobecnością jego podwładnych, jego moralną gotowością do pracy w systemie korporacyjnym.

Często wszyscy pracownicy organizacji uważają, że EDMS jest przeznaczony wyłącznie dla sekretarek i biura. A jeśli chodzi o wdrożenie systemu w swoich miejscach pracy, zaczynają mieć żal, że są zmuszeni wykonywać czyjąś (sekretarską) pracę. „Dlaczego powinienem zaksięgować dokument w systemie? To nie jest moje zadanie. Moim zadaniem jest napisać raport i pozwolić sekretarce wprowadzić go do EDMS! Ale przecież to autor dokumentu rozumie jego treść, może ustalić, komu powinien być on dostępny, a komu nie, to on jest w stanie uzupełnić towarzyszącą mu kartę o wszystkie niezbędne cechy, które później ułatwić znalezienie dokumentu itp. d.

Zaangażowanie pracowników organizacji w EDMS zwiększa ich obciążenie pracą (szczególnie na pierwszym etapie pracy z systemem), dodaje nowe funkcje, czyni ich pracę bardziej transparentną, co w niektórych przypadkach wywołuje aktywny opór, skierowany przede wszystkim do specjalistów IT wdrażających systemu, co do źródeł kłopotów, a czasem wyrażającym się wręcz sabotażem procesów wdrożeniowych.

Krótkowzroczne zarządzanie może dyktować realizatorom z wysokości ich statusu: niech podwładni pracują w DMS! Jednak wbrew powszechnym przekonaniom przywódcy na wszystkich szczeblach powinni być pełnoprawnymi uczestnikami SED. W dużej korporacji pełny wydruk dokumentów dla przełożonych (w celu zaznajomienia się, podjęcia uchwały, zatwierdzenia itp.) może zmniejszyć obciążenie konkretnej, wysokiej rangi osoby, ale będzie skutkować nieracjonalnym wykorzystaniem zasobów korporacyjnych - czas pracowników, sprzęt biurowy, papier i inne materiały eksploatacyjne. Jest to szczególnie widoczne w przypadku aktywnej elektronicznej interakcji organizacji ze światem zewnętrznym, ponieważ w związku z przejściem do takiej interakcji rośnie liczba wysyłanych dokumentów strona po stronie. Format elektroniczny zakłada wygodne przeglądanie dokumentów na ekranie komputera i nie wymaga od użytkownika zapisywania tego, co jest na pierwszym planie, gdy dokument jest przygotowywany do przesłania w formie papierowej. Oczywiście funkcjonalność EDMS dla najwyższego kierownictwa powinna znacząco różnić się od funkcjonalności przeznaczonej dla zwykłych pracowników organizacji.

Tak więc w toku szerokiego wprowadzenia EDMS obejmuje niemal cały personel, co nieuchronnie zmienia poziom dojrzałości poszczególnych użytkowników i organizacji jako całości, ideologia myślenia korporacyjnego zostaje przekształcona z papierowej na elektroniczną - z „półki”. " do oprogramowania. Jednocześnie EDMS powinien posiadać funkcjonalność spełniającą potrzeby każdej kategorii użytkowników.

Błędne przekonanie nr 4: będzie mniej papieru

Nie, nie będzie! Wydawać by się mogło, że to stwierdzenie jest sprzeczne z przedstawionymi powyżej tezami. Ale jeśli głównym celem wdrożenia EDMS jest zminimalizowanie obiegu dokumentów lub całkowite zaniechanie go, projekt zakończy się niepowodzeniem. Faktem jest, że w ciągu pierwszego półtora roku użytkownicy będą musieli przyzwyczaić się do pełnej pracy z dokumentem na ekranie komputera. Należy zrozumieć, że tradycyjnie pracownicy pracowali z kopiami papierowymi. Po otrzymaniu papierowego dokumentu jako wkładu, dokonywali jego korekty, nanosili poprawki i robili notatki. Cała kultura pracy z dokumentami w organizacji wywodzi się z pracy „z papierem”. I nie będzie łatwo pozbyć się tego nawyku od razu.

W prawie wszystkich wdrożeniach proces przyzwyczajania się do pracy z dokumenty elektroniczne przechodzi etap „papierowy” – drukowanie dokumentu, praca z nim i rejestracja wyniku tej pracy w EDMS. To na tym etapie zużycie papieru w organizacji prawie się podwaja! Z reguły pod koniec pierwszego roku działania EDMS wielkość zużycia papieru wraca do „linii bazowej” i dopiero po tym zaczyna się zmniejszać. A mimo to rzadko spada o więcej niż 15-20% „bazowego” poziomu.

Błędne przekonanie nr 5: Wszystkie EDMS są takie same

Kwestia wyboru konkretnego narzędzia i informatyków oraz klienci funkcjonalni powinni decydować ze szczególną starannością. Kompetentne wyznaczenie celów i sformułowanie wymagań funkcjonalnych pozwoli wybrać rozwiązanie, które można elastycznie dopasować do specyfiki organizacji, a pracownicy nie muszą dostosowywać się do jej funkcjonalności. Konieczne jest wykluczenie niedbałego użytkownika „Zrobimy tak, jak działa program”, aby odpowiedzialność za wyniki naszych działań nie została przeniesiona na EDMS w związku z ograniczeniami funkcjonalnymi i technicznymi oprogramowania.

Funkcjonalność zamykająca zadania urzędu i urzędników, wspierająca rejestrację dokumentów przychodzących i wychodzących oraz korespondencji, faktycznie obecna jest już w każdym z rozwiązań należących do kategorii EDMS.

Rozważmy kilka kluczowych aspektów, na które należy zwrócić szczególną uwagę przy wyborze elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

• Dostępność instrumentów do kontroli dyscypliny wykonawczej. Jest to kluczowa kwestia przy wyborze EDMS. Jeśli system idealnie obsługuje wszystkie procesy pracy biurowej w organizacji, ale nie potrafi pokazać na bieżąco wszystkich „wiszących” dokumentów, nie odzwierciedla słabości, nie sygnalizuje zbliżającego się terminu nadania dokumentu, nie „skarży się szefowi”, że powinien był wypełnić dokument dawno temu; w końcu, jeśli po prostu nie dostarcza raportów operacyjnych dotyczących niedbałych wykonawców, zaległych i „zagubionych” dokumentów, taki EDMS jest bezwartościowy. Zazwyczaj o takich systemach mówią: „Mamy to jak pies. Inteligentny, wszystko rozumie. Po prostu nie mogę nic powiedzieć”.
• Wbudowany podsystem zarządzania procesami biznesowymi do konfigurowania routingu typów dokumentów. Każda organizacja to żywy organizm. A im szybciej systemy wspomagające, do których naturalnie zalicza się EDS, będą w stanie reagować na zmiany zachodzące w procesach tego organizmu, tym będzie on skuteczniejszy. Należy upewnić się, że ten podsystem jest wystarczająco funkcjonalny i elastyczny.
• W zakresie funkcjonalności systemu:
  • miejsce pracy kierownika. Z reguły w proponowanych systemach funkcjonalność zwykłych pracowników jest dobrze rozwinięta, jednak praktycznie nie ma takich narzędzi niezbędnych menedżerom najwyższego szczebla, jak narzędzia do szybkiego podpisywania dokumentów, monitorowania ich wykonania itp., co prowadzi do problemów w pracy menedżerów z systemem;
  • pełny klient mobilny. Jeśli w organizacji jest wielu pracowników, którzy większość czasu pracy spędzają poza miejscami stacjonarnymi (w delegacjach, spotkaniach poza biurem itp.), to posiadanie pełnoprawnego klienta mobile offline może być niezwykle istotnym czynnikiem przy wyborze rozwiązania;
  • wdrożenie zasady przepływu pracy. Najłatwiej to opisać frazą: Miejsce pracy prowadzi pracownika, a nie odwrotnie. Innymi słowy, pracownik nie musi przeszukiwać systemu pod kątem zaległej pracy. Sami „ustawiają się” w jego miejscu pracy, biorąc pod uwagę priorytety pilności i ważności;
  • dostępność i funkcjonalność podpis elektroniczny. Jeszcze trochę głębiej: jeśli organizacja zakłada całkowite odrzucenie dokumentów papierowych w wewnętrznej pracy biurowej, to pojawia się pytanie o wdrożenie prawnie istotnego elektronicznego zarządzania dokumentami;
  • wersjonowanie dokumentów. Jeśli w ramach pracy biurowej w organizacji ma się np. analizować różne wersje dokumentów, które powstały w trakcie pracy z nimi (wersje umów, regulaminów, ofert handlowych itp.), to potrzebujesz aby upewnić się, że ta funkcja jest obsługiwana przez podstawową funkcjonalność wybranego rozwiązania;
  • pracować z tajnymi i innymi zamkniętymi dokumentami. To bardzo ważny problem, który może sprawić wiele kłopotów, jeśli początkowo nie zwrócisz na niego uwagi. Brak szyfrowania danych w bazie, rygorystyczne prawa dostępu, niezbędne certyfikaty. Koszt wdrożenia tej funkcjonalności na rozwiązaniach do tego nieprzystosowanych może przekroczyć koszt samego wdrożenia;
  • współpraca z dokumentami. Jeśli w organizacji istnieje kultura jednoczesnej pracy kilku pracowników na jednym dokumencie, należy upewnić się, że w systemie dostępna jest odpowiednia funkcjonalność;
  • funkcja wymiany. O tej funkcjonalności zwykle zapada w pamięci, gdy kluczowy pracownik wyjeżdża na urlop i… dokumenty nadal do niego przychodzą, ale pozostają niewykonane;
  • funkcjonalność grupy. W niektórych organizacjach akceptowane jest grupowe przypisanie dokumentów - powiedzmy „Do działu księgowości”, „Do działu ogólnego”. Ponadto pracownicy pracują zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, np. przetwarzając dokumenty w kolejności ich wpływu – po skończeniu pracy z jednym dokumentem biorą kolejny z kolejki do realizacji. Ta funkcjonalność rzadko występuje w EDMS, więc jeśli takie pytanie jest istotne, należy również zwrócić na to uwagę.
• Odnośnie ergonomii trzeba powiedzieć, że pracownicy przyzwyczajają się do każdego systemu, nawet najbardziej niewygodnego. Jak pokazuje nasza praktyka, sześć miesięcy po wdrożeniu dowolnego systemu użytkownik może narzekać na wszystko: rozwiązanie jest powolne, niefunkcjonalne, nie umie wyszukiwać, nie działa tak, jak powinno, ale już nie narzeka interfejs, bo jest do tego przyzwyczajony. Nie oznacza to jednak, że tej kwestii nie należy poświęcać należytej uwagi:
  • wygoda, logika i zrozumiałość interfejsu. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że piękne nie znaczy wygodne. Wygoda jest wtedy, gdy wszystko, czego potrzebujesz, jest pod ręką i nie ma nic zbędnego, przyciski znajdują się tam, gdzie oczekujesz, robią dokładnie to, co na nich jest napisane, logika rozmieszczenia elementów na ekranie odpowiada logice użytkownika, nie programista;
  • działaj bez „dodatkowych” kliknięć. Ta pozycja ma ogromne znaczenie. Od tego zależy spokój, a co za tym idzie zdrowie i produktywność pracowników. Koniecznie sprawdź, ile kliknięć musisz wykonać, aby wykonać najczęstsze operacje w systemie - podpisz dokument, zarejestruj go, narzuć postanowienie. Jeśli naliczyłeś więcej niż dziesięć - pomyśl o tym;
  • konieczność korzystania z narzędzi zewnętrznych podczas pracy z dokumentami. To także ważna kwestia, która często jest pomijana, a potem „schodzi na boki”. Wiele operacji można wykonać w oknie EDMS bez wgrywania dokumentu dołączonego do karty do zewnętrznego edytora. W końcu rozładowanie dokumentu – wgranie go przez sieć, otwarcie edytora – dla użytkowników, zwłaszcza pracujących w odległych miejscach pracy, może zająć więcej niż minutę. Upewnij się, że jesteś zadowolony z proponowanego rozwiązania w tym aspekcie.
• W zakresie architektury rozwiązania:
  • scentralizowane lub zdecentralizowane. To jest najważniejsze pytanie. Od tego zależy nie tylko powodzenie wdrożenia systemu, ale także czas jego życia, po ilu latach będzie trzeba go wymienić. Oczywiste jest, że istnieją wspólne kryteria - liczba rozproszonych geograficznie uczestników systemu, szerokość kanałów komunikacji z nimi, dostępność pojemności serwerów w centrum i w punktach zdalnych. Ale zwroty: „Nie martw się, połączymy ich” lub „Cóż, potrzebują tylko przeglądarki” powinny sprawić, że będziesz się zastanawiać, jak dobrze programista rozumie zakres projektu;
  • dostępność narzędzi do synchronizacji. Kluczowe pytanie, jeśli wybrałeś rozwiązanie zdecentralizowane. Ponadto mówimy nie tylko o synchronizacji technicznej, ale także o synchronizacji procesów biznesowych, zasadach prowadzenia katalogów i innych narzędzi organizacyjnych, metodycznych i technologicznych;
  • prędkość systemu. Bez względu na to, jak jesteś przekonany, że „wszystko z nami leci”, żądaj wyników testów obciążenia systemu. Zrób wizytę referencyjną u klienta, który od roku lub dwóch ma wdrożony system o parametrach zbliżonych do Twojego. Faktem jest, że problem wydajności zwykle ujawnia się właśnie po roku lub dwóch latach pełnego działania systemu. Kiedy został już wypełniony dokumentami, a teraz nie masz innego wyjścia, jak wykorzystać to, co masz, zastępując „kule” - usuwanie starych dokumentów, dzielenie baz danych itp.;
  • wymagania dotyczące wsparcia technicznego komponentu serwerowego. Nie będzie zbyteczne przewidywanie, jakie pojemności będą potrzebne do normalnego funkcjonowania systemu za trzy lub pięć lat, kiedy baza danych przekroczy sto gigabajtów, a baza dokumentów pochłonie dziesiątki terabajtów. W końcu to właśnie efektywne napisanie kodu systemowego nie pozwoli ci zepsuć się na sprzęcie;
  • pomoc techniczna stanowiska pracy. Cena £ ten przypadek można oszacować na dziesięć do dwudziestu milionów rubli na każdy tysiąc potencjalnych użytkowników. A jeśli zamierzasz pracować w EDMS z „certyfikowanymi” dokumentami, nie zapomnij oszacować kosztów sprzętu zabezpieczającego;
  • systemy operacyjne dla klientów. W świetle coraz bardziej aktywnej „ofensywy” substytucji importu kwestia ta nabiera coraz większego znaczenia;
  • integracja z zewnętrznymi systemami informatycznymi. Biorąc pod uwagę, że przy odpowiednim wdrożeniu EDMS stanie się „układem obiegowym” organizacji, w agendzie znajdą się kwestie integracji z innymi systemami back-office – księgowymi, ERP, CRM itp. A dostępność narzędzi integracyjnych jest niezbędny parametr w tym przypadku;
  • całkowity koszt posiadania systemu (TCO - Total Cost of Ownership). W rzeczywistości jest to ostatnie pytanie w tym podrozdziale. Odpowiadając na nie, nie zapomnij doliczyć do wcześniej wskazanych kosztów kosztów rocznego utrzymania, kosztów licencji na rozbudowę i innych ewentualnych opłat (licencjonowanie systemów zarządzania bazami danych, kanałów komunikacji do oddziałów zdalnych), które będą składać się na całkowity koszt posiadania systemu.

Oczywiście zestaw wymienionych właściwości nie jest kompletny. Przegląd konkretnych rozwiązań na rynku EDMS to temat osobnego artykułu. Biorąc pod uwagę kierunek w kierunku substytucji importu, będzie on poświęcony wyłącznie zmianom krajowym.

Przy wyborze rozwiązania należy również ocenić jego dostawcę (dewelopera) w oparciu o następujące cechy: maksymalne możliwe obciążenie (pod względem wolumenu zadań, ilości obsługiwanych organizacji i jednocześnie pracujących użytkowników, wielkości bazy danych itp. .), plany firmy dotyczące rozwoju produktu, rola EDMS w działalności deweloperskiej (czy ta działalność jest jednym z kluczowych obszarów, w których firma się specjalizuje), dostępność prekonfigurowanych regulacji EDMS, wsparcie metodyczne przy wdrożeniu systemu .

Tak więc elektroniczne systemy zarządzania dokumentami różnią się od siebie, a czasem znacznie. Przed wyborem konkretnego produktu należy ustalić cele i priorytety wdrożenia, ocenić jego ostateczną skalę, a także określić zestawy najbardziej pożądanych, a szczególnie krytycznych funkcji systemu, które ułatwią codzienną pracę kierownictwa i specjalistów w EDMS.

Prawdziwe cele wdrożenia EDMS

Naszym zdaniem kluczowe cele wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami powinny być budowane w następujący sposób (w kolejności priorytetów).

1. Stworzenie systemu monitorowania dyscypliny wydajnościowej i zwiększenia przejrzystości procesów pracy biurowej.
2. Automatyzacja i optymalizacja procesów biznesowych organizacji.
3. Budowa korporacyjnego magazynu dokumentów elektronicznych.

Na zakończenie chciałbym zacytować słowa wybitnego męża stanu Abrahama Lincolna: właściwy cel to połowa sukcesu!

Należy zauważyć, że wprowadzenie EDMS nie jest panaceum na wszystkie problemy przedsiębiorstwa. Głównym celem jego wdrożenia jest zwiększenie efektywności przepływu pracy przedsiębiorstwa lub organizacji, a tym samym w pewnym stopniu efektywności ich pracy jako całości. Pojawia się również opinia, że ​​głównym celem wprowadzenia EDMS jest stworzenie efektywnego środowiska do zarządzania i funkcjonowania przedsiębiorstwa lub organizacji.

Przed wyborem EDMS konieczne jest sformułowanie listy zadań, które powinny pomóc w rozwiązaniu jego implementacji. Ponadto konieczne jest opracowanie szczegółowego planu organizacyjnego jego realizacji. Dostawa i wdrożenie EDMS powinno być realizowane przez firmę zewnętrzną, która ponosi pełną odpowiedzialność prawną wobec przedsiębiorstwa za powodzenie projektu wdrożeniowego. Do wyboru firmy dostawcy i wdrożenia EDMS należy podchodzić bardzo ostrożnie, ponieważ po podpisaniu umowy, wpłacie jakichkolwiek środków i rozpoczęciu wdrażania EDMS nie będzie łatwo zakończyć relacje z tą firmą, jeśli firma nie w pełni satysfakcjonuje jakość swojej pracy. W rzeczywistości, w przypadku złego wyboru kontrahenta, pieniądze, czas i nerwy zostaną zmarnowane. Oczywiście przy wyborze EDMS należy dokładnie przestudiować wszystkie dostępne na rynku oferty i koniecznie przeprowadzić przetarg. Bardzo ważne jest również zastanowienie się, czy dostawca EDMS ma doświadczenie w udanych wdrożeniach i jak odpowiada to specyfice przedsiębiorstwa lub organizacji.

Z kolei przy wdrażaniu EDMS należy zmierzyć się z następującymi głównymi problemami, których rozwiązanie decyduje o powodzeniu całego projektu wdrożeniowego:

• - w większości przypadków potrzeba reorganizacji przedsiębiorstwa na dużą skalę;
• - słaba formalizacja procesów biznesowych i brak standardów korporacyjnych;
• - EDMS musi być wdrożony i używany w całym przedsiębiorstwie (wszędzie, gdzie informacje są tworzone, poprawiane i przechowywane), w przeciwnym razie sukces jego wdrożenia będzie minimalny (jeśli w ogóle);
• - występowanie pewnego oporu przed wprowadzeniem EDMS ze strony pracowników przedsiębiorstwa („opór przed zmianą”), często spowodowanego niechęcią do jakiejkolwiek „przejrzystości” ich działań;
• - brak niezbędnego poziomu przeszkolenia pracowników przedsiębiorstwa (w tym kierowników niższego, średniego i wyższego szczebla) do pracy z EDMS.

Wprowadzenie EDMS powinno odbywać się stopniowo, zaczynając od najważniejszego ogniwa w przepływie pracy (dobrze opisanego i zrozumiałego), którego automatyzacja szybko przyniesie pozytywny efekt. W procesie wdrażania EDMS konieczne jest zapewnienie możliwości pracy zarówno z nową, jak i starą technologią, tak aby nie zakłócać codziennej działalności przedsiębiorstwa. Bardzo ważną rolę odgrywa realne wsparcie przez kierownictwo przedsiębiorstwa projektu wdrożeniowego (tzw. „czynnik pierwszej osoby”). W przypadku braku takiego wsparcia (na przykład nawet w organizacji pozyskiwania wszystkich niezbędnych informacji podczas badania przedsiębiorstwa), w najlepszym razie system zostanie wdrożony tylko w niektórych działach przedsiębiorstwa (jest mało prawdopodobne, aby jakikolwiek zauważalny można oczekiwać zwrotu z inwestycji).

Z reguły wdrożenie EDMS w przedsiębiorstwie obejmuje następujące główne etapy:

• - dokładna analiza procesów biznesowych przedsiębiorstwa, stanu używanego sprzętu i technologii;
• - opracowanie informacyjno-funkcjonalnego modelu przedsiębiorstwa, przeprojektowanie jego procesów biznesowych;
• - analiza możliwej konfiguracji sprzętu i oprogramowania wymaganego do wdrożenia EDMS;
• - dobór i dostawa sprzętu i oprogramowania niezbędnego do wdrożenia EDMS;
• - dostawa i instalacja EDMS;
• - adaptacja i dostosowanie EDMS;
• - transfer i konwersja danych z dotychczasowych systemów;
• - szkolenie administratorów i użytkowników systemu do pracy z EDMS;
• - przygotowanie przykładu kontrolnego, programów i metod badawczych, pełne przetestowanie EDMS;
• - opracowanie dokumentacji projektowej, oprogramowania, technicznej i użytkowej;
• - zakończenie wdrożenia EDMS, oddanie go do komercyjnej eksploatacji;
• - utrzymanie SED.

Celem części praktycznej jest przejście przedsiębiorstwa na elektroniczny system zarządzania dokumentami, dla którego należy wykonać następujące zadania.

Po pierwsze, wymagany jest model organizacji, który pokazano na rys. 2,1

Jako przykład posłuży EDMS „DocsVision”. Dzięki niskim kosztom licencji produktu, stał się systemem o dobrej funkcjonalności. Będziesz musiał zdemontować architekturę tego EDMS i wprowadzić wymagane ustawienia, a także zidentyfikować jego zalety i wady po wdrożeniu w organizacji.

Struktura dokumentu elektronicznego

Dokument w DocsVision składa się z karty dokumentu i ewentualnych zewnętrznych źródeł danych dla niej. Karta dokumentu zawiera zestaw standardowych atrybutów oraz kilka dodatkowych atrybutów. Zewnętrzne źródło danych to co najmniej jedna tabela dodatkowych szczegółów. Typowym przykładem takiego dokumentu jest faktura.

Jeżeli dokument posiada dokumenty podrzędne, to dla każdego dokumentu podrzędnego tworzona jest osobna karta odpowiadająca jego typowi. Indeks dokumentu nadrzędnego jest wskazany na karcie dokumentu podrzędnego. Podczas przeglądania karty dokumentu nadrzędnego system wyświetla listę wszystkich dokumentów podrzędnych wraz z hiperłączami do kart tych dokumentów.

Rysunek 3.2 - Elektroniczny model dokumentu

Konfiguracja instalacji systemu. Do instalacji "DocsVision" przydzielany jest osobny adres IP (zazwyczaj jest to adres tego komputera w firmowej sieci lokalnej) - program instalacyjny poprosi o jego podanie.

Nie możesz przydzielić osobnego adresu IP, aby DocsVision działał, ale wpisz adres IP 127.0.0.1 podczas procesu instalacji, w takim przypadku DocsVision można wywołać z komputera, na którym zainstalowany jest system, ale nie będzie możliwe połączenia z innych komputerów w sieci za pośrednictwem adresu IP.

Później, jeśli zajdzie potrzeba podłączenia użytkowników z innych komputerów do DocsVision, konieczne będzie określenie prawdziwego adresu IP głównego komputera w systemie w ustawieniach strony internetowej DocsVision, który różni się od 127.0.0.1, w aby umożliwić użytkownikom dzwonienie do DocsVision z innych komputerów przy użyciu prawdziwego adresu IP.

Baza danych zainstalowanej wersji systemu „DocsVision” zawiera wypełnione przykłady dokumentów, katalogów i procesów biznesowych, dzięki czemu można zapoznać się z działaniem systemu.

Po tym, jak tymczasowe pliki szkoleniowe przestaną być potrzebne, konieczne będzie zastąpienie systemowego pliku bazy danych zawierającego przykłady tym samym plikiem z pustą bazą danych, która nie zawiera tych przykładów - aby przykłady zawarte w zainstalowanej wersji nie kolidowały z praca z prawdziwymi dokumentami i katalogami, które zostały pierwotnie załadowane.

Tworzenie złożonych formularzy dokumentów. Ponadto system elektronicznego zarządzania dokumentami jest przeznaczony do pracy ze złożonymi formami dokumentów. Złożone dokumenty są kompilowane w celu usprawnienia przepływu pracy, upraszczają pracę zarówno poszczególnych działów organizacji, jak i całościowego zarządzania zarządzaniem dokumentami w przedsiębiorstwie. Dokumenty złożone to dokumenty, dla których konieczne jest wprowadzenie do systemu dużej ilości szczegółów; automatycznie wylicza część detali na podstawie wartości innych detali; tworzyć dowolne drukowane formularze zawierające szczegóły dokumentu.

Wyjście wygenerowanego dokumentu w MS Word. System DocsVision integruje się z pakietem MS Office, ale najpopularniejszą aplikacją jest MS Word.

Aby zapewnić poprawne wyjście wygenerowanego dokumentu w MS Word, konieczne jest zapewnienie, aby zakładki określone w dokumencie w MS Word odpowiadały polom standardowej karty dokumentu oraz polom zewnętrznych źródeł danych powiązanych z dokumentem.

W przypadku prostych dokumentów zawierających nie więcej niż jedno zewnętrzne źródło danych, zgodność taka jest zapewniona bez korzystania z ustawień programu, jedynie poprzez nazwy zakładek w pliku MS Word, które muszą odpowiadać standardowym szczegółom karty dokumentu.

Użycie kilku zewnętrznych źródeł danych w dokumencie, wyjście dowolnych wyrażeń wyliczonych w dokumencie MS Word oraz użycie dowolnych nazw zakładek w dokumencie MS Word wymagają użycia ustawień programu.

Każda tabela zewnętrznego źródła danych oraz lista dokumentów podrzędnych musi odpowiadać osobnej tabeli znajdującej się w dokumencie MS Word.

Jeśli połączenie z MS Word nie jest skonfigurowane, to przy wystawianiu takich dokumentów system wygeneruje błąd.

Obliczanie skuteczności wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Na początek obliczmy wszystkie koszty wdrożenia systemu. Wprowadźmy pewne założenia i notację, wykonajmy najprostsze obliczenia.

Koszt jednej licencji na oprogramowanie. Licencja na ten EDMS wynosi 184 USD na użytkownika i w dużej mierze zależy od liczby zakupionych licencji, to znaczy od liczby zadań w EDMS. W naszym przypadku liczba miejsc pracy wynosi 38. Zatem koszt wdrożenia będzie wynosił: najpierw przeliczmy dolary na ruble, dziś kurs dolara wynosi 31,30 rubli, a następnie pomnóż koszt jednej licencji przez liczbę pracowników administracyjnych 5759,2 * 38 = 218 849,6 zł

Koszt dodatkowego sprzętu niezbędnego do wdrożenia EDMS (komputery, drukarki, skanery itp.). Wartość w większości przypadków jest praktycznie proporcjonalna do liczby miejsc pracy.

CJSC „Syrkombinat Tikhoretsky” ma wszystko niezbędny sprzęt na wdrożenie EDMS, dzięki czemu nie będzie żadnych dodatkowych kosztów, co jest bardzo ważne podczas wdrażania.

Koszt prac przy wdrożeniu systemu. Wartość ta nie jest proporcjonalna do wielkości organizacji, ale oczywiście jest od niej uzależniona. Koszt wdrożenia w dużej mierze zależy od tego, jak zostanie zorganizowana realizacja, czyimi siłami zostanie przeprowadzona, w ilu etapach.

Firma posiada własny personel zdolny do zorganizowania wdrożenia systemu, a do rozwiązywania najtrudniejszych problemów wystarczy zaangażowanie konsultanta. Typowy zakres prac przy wdrożeniu systemów informatycznych tej klasy to zwykle około 5 osób. Spośród nich około 2 praca ludzka konsultant, który kosztuje więcej, o dwa więcej, biorąc pod uwagę dość dużą liczbę pracowników w organizacji. Średni koszt własnego personelu typowego działu wynosi około 15 000 rubli. na miesiąc. Koszt konsultanta, w zależności od warunków świadczenia usług, wynosi od 50 000 do 150 000 rubli. na miesiąc. Dla jednoznaczności załóżmy, że jest to 100 000 rubli. W sumie otrzymujemy kosztorys prac wdrożeniowych:

X \u003d a * b + c * d, (1)

gdzie X to koszt prac wdrożeniowych;

a to liczba pracowników;

b - wynagrodzenie miesięczne dla stałego personelu;

c - liczba zatrudnionego personelu;

d - pensje zatrudnionego personelu

5 * 15 000 + 2 * 100 000 \u003d 275 000 rubli.

Zatem łączne koszty wdrożenia takiego systemu przy rozsądnej organizacji procesu mogą wynosić:

X = a + b + c, (2)

gdzie X - całkowite koszty wdrożenia;

a to koszt realizacji;

b - koszty personelu;

c - koszt utrzymania.

218 849,6 +275 000+ 200 000=693,849,6 rubli Koszt wsparcia wyniesie około 200 000 rubli. Należy zauważyć, że jak na tak dużą organizację liczba ta jest dość niewielka.

Ocena efektu. Zacznijmy od oszacowania bezpośrednich oszczędności kosztów. Niech uwzględnia tylko koszt papieru zaoszczędzonego przez wdrożenie takiego systemu i koszt zaoszczędzonego czasu pracowników. Są to koszty stałe, więc obliczmy koszty miesięczne, aby następnie oszacować okres zwrotu.

Maksymalny koszt papieru zużywanego miesięcznie można obliczyć na podstawie zdolności jednego pracownika do czytania i przyswajania liczby stron dokumentów miesięcznie. Na podstawie przeprowadzonego eksperymentu można stwierdzić, że w ciągu dnia pracy jeden przeciętny pracownik jest w stanie przeczytać nie więcej niż 100 kartek maszynopisu. Z drugiej strony minimalna objętość stron, które pracownik czyta w ciągu dnia roboczego nie może być mniejsza niż 4-5 stron, w przeciwnym razie pracownik nie pracuje z dokumentami, co oznacza, że ​​nie jest zainteresowany z punktu widzenia wdrożenie EDMS. Rozpiętość jest duża, ale dla przybliżonego projektu załóżmy, że w średniej organizacji na jednego pracownika przypada 30 stron dziennie.

Jeżeli P jest kosztem jednej kartki papieru z wydrukowanymi informacjami (kopiarka, druk), to miesięczny koszt papieru wyniesie:

X = a * b * c, (3)

gdzie X to miesięczny koszt papieru;

a - liczba dni roboczych w miesiącu;

b - zużycie arkuszy na dzień;

c - koszt jednego arkusza (około 0,5).

21*30* ok. Załóżmy, że jeden arkusz wydrukowany w organizacji kosztuje około 0,5 rubla. Następnie:

Koszty papieru \u003d 21 * 30 * 0,5 * 38 \u003d 11 970 rubli. na miesiąc.

Trudniej oszacować koszt zaoszczędzonego czasu pracy. Przede wszystkim składa się z następujących czynników:

Oszczędzaj wysiłek, ponownie wykorzystując istniejące dokumenty.

Oszczędność czasu wyszukiwania potrzebne dokumenty dzięki systematyzacji przechowywania dokumentów i skutecznym sposobom wyszukiwania informacji.

Przyspieszenie wszystkich procesów biznesowych dzięki ich automatyzacji, formalizacji i kontroli dyscypliny wykonawczej.

Spróbujmy przełożyć te czynniki na konkretne szacunki.

Ponieważ każda organizacja nieustannie rozwiązuje zadania, które są do siebie dość podobne, oczywiste jest, że możliwość ponownego wykorzystania istniejących dokumentów jest bardzo realna. Jeśli w przypadku niektórych rodzajów dokumentów (umowy, pisma, zaproszenia) takie ponowne wykorzystanie jest w większości miejsc ugruntowaną praktyką, to w przypadku dokumentów takich jak oferty handlowe, recenzje analityczne, wstępne projekty czy nawet tylko korespondencja, niestety w większości przypadków odsetek ponownego wykorzystania wynosi zero .

Opierając się na fakcie, że dla prawie każdego dokumentu w dość długoletniej organizacji istnieje prototyp. Najczęściej z prototypu będzie można „wziąć” od 20 do 30% (nie z objętości tekstu, ale z kosztów robocizny przy tworzeniu), reszta to specyfika indywidualnego przypadku, który wymaga przemyślenia i podejmowanie decyzji. Dlatego zaczniemy od współczynnika ponownego wykorzystania wynoszącego 25%. Jeśli przyjmiemy, że każdy pracownik spędza około 30% czasu pracy na tworzeniu nowych dokumentów (ten parametr nie został nigdzie zmierzony, ale moim zdaniem jest dość bliski prawdy), to łączne oszczędności czasu pracownika wyniosą około 7,5% (0,25 * 0,30) pełnego czasu pracy.

Oszczędność czasu na szukanie dokumentu. W celach reklamowych wymieniają liczby, które sięgają do 30% czasu pracy pracownika. W rzeczywistości liczba ta jest oczywiście mniejsza i najprawdopodobniej mieści się w przedziale 5-10%. Dla pewności przyjmijmy 5,5%. Zatem łączne oszczędności czasu pracy dla tych dwóch czynników wyniosą około 13% (7,5% + 5,5%).

Przyspieszenie procesów biznesowych to najbardziej oczywista korzyść z wdrożenia EDMS. W przypadku obiegu dokumentów papierowych poczta jest zwykle rozsyłana do pracowników przez biuro dwa razy dziennie. Tak więc, w zależności od listy akceptacji, dokument może przechodzić przez instancje od trzech dni do miesiąca lub dłużej. Wszelkie opóźnienia w wykonaniu tylko wydłużają ten okres. Kontrola opóźnienia wykonania przez oddzielne dokumenty niemożliwe i złożone kontrolowanie wykonywania dyscypliny pracownik indywidualny spotęgowany brakiem przejrzystości w jej działaniach. Przy wdrażaniu EDMS dokumenty są przekazywane do następnej instancji natychmiast po wykonaniu. W przypadku opóźnień ze strony któregokolwiek z wykonawców możesz zobaczyć zarówno czas opóźnienia, jak i obciążenie wykonawcy innymi utworami, a zatem możesz podjąć działania. Mając to na uwadze, dokument, który jest zwykle wykonywany co najmniej trzy dni, można zrealizować w jeden lub dwa dni, a czas realizacji dokumentów, które przechodzą przez wieloetapową akceptację i akceptację, można kilkukrotnie skrócić. Innymi słowy to kolejne 10-30% oszczędności czasu pracy.

Tym samym najbardziej pesymistyczny szacunek oszczędności kosztów pracy wyniósł około 20%.

W powyższej kalkulacji można łatwo zidentyfikować niedociągnięcia. Po pierwsze, koszt wdrożenia EDMS może być kilkukrotnie wyższy – w zależności od tego, jaka forma wdrożenia zostanie wybrana i jak wymagania organizacji różnią się od możliwości już wbudowanych w system. Po drugie, skuteczność wdrożenia może nie być tak oczywista, choć 20% oszczędności nakładu pracy to całkiem możliwa do osiągnięcia wartość dla organizacji stale pracującej z dokumentami.

Problemy implementacji EDMS. Jednym z typowych błędów popełnianych podczas przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami jest ich niedopracowanie, co z kolei prowadzi do nieefektywnego działania systemu. Bardzo często kierownictwo firmy uważa organizację zarządzania dokumentami za nieistotną, nie zasługującą na szczególną uwagę, ale w końcu to właśnie te „drobiazgi” stają się decydujące w poprawie efektywności procesów biznesowych firmy. Niewystarczające zainteresowanie kierownictwa projektem może prowadzić do tego, że realizacja może się opóźnić o bardzo długi czas.

Kolejną częstą przeszkodą jest sposób budowy systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Zdaniem ekspertów samodzielny rozwój EDMS w skali korporacyjnej przez dział IT skazuje organizację z góry na długi proces usprawnień, a dodatkowo uzależnia cały projekt od twórców systemu.

Na kolejnych etapach wdrażania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami możliwe jest jeszcze kilka trudności. Wśród nich brak opracowania wewnętrznych dokumentów korporacyjnych regulujących procesy przepływu pracy w organizacji oraz słaba uwaga ze strony kierownictwa do kwestii szkolenia użytkowników końcowych.

Efekt wprowadzenia zautomatyzowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami składa się z dwóch głównych części:

Pierwsza grupa efektów obejmuje:

• 1) oszczędności kosztów (dzięki wykorzystaniu tańszej technologii przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej): na materiały eksploatacyjne (papier), na sprzęt (kopiarki itp.), na dostarczanie informacji w formie papierowej; do przechowywania dokumentów papierowych (w tym fizycznego zwolnienia miejsca);
• 2) oszczędność czasu pracy pracowników:
  • - do ręcznego przetwarzania danych i wykonywania funkcji serwisowych (przenoszenie, kopiowanie itp.);
  • - do przekazywania dokumentów;
  • - szukać niezbędnych dokumentów; do ponownego wykorzystania dokumentów.

Druga grupa efektów (niepoliczalnych) to:

• 1) przyspieszenie przepływu dokumentów i świadczenia usług wiąże się z terminowością i sprawnością podejmowania decyzji w przypadkach, gdy sytuacja zależy od informacji zawartych w dokumencie. Procesy zbiorowej pracy z dokumentami (koordynacja i zatwierdzanie itp.) ulegają znacznemu przyspieszeniu;
• 2) optymalizację procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów, zwiększenie ich przejrzystości oraz poprawę kontroli nad wszystkimi przepływami informacji i procesami w organizacji. Nowoczesne technologie pozwalają centralnie monitorować przebieg całego procesu pracy z dokumentami, kontrolować dyscyplinę wykonawczą, systematyzować i analizować wyniki kontroli, a tym samym identyfikować problemy i podejmować działania w celu poprawy systemu zarządzania;
• 3) podnoszenie jakości pracy dzięki informacjom, możliwości wykonywania nowych rodzajów lub metod wykonywania pracy. Wraz z wprowadzeniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, szerszy zakres zastosowania informacji o dokumentach staje się dostępny dla użytkowników, wzrasta zapotrzebowanie na dane wpływające na podejmowanie decyzji, co z kolei prowadzi do usprawnienia pracy organizacji;
• 4) tworzenie jednolitej przestrzeni informacyjnej w skali organizacji rozproszonych. Nowoczesny system workflow powinien rozwiązywać problem oddalenia geograficznego ludzi (np. pracowników oddziałów lub filii) i zapewniać możliwość ich wspólnej pracy w ramach jednej infrastruktury;
• 5) rozwój Kultura korporacyjna stymulowany przez użycie nowoczesne technologie za zbiorową pracę pracowników oraz zapewniane przez nich możliwości informacyjne i komunikacyjne.

Badanie pojęcia „elektronicznych systemów zarządzania dokumentami” pomoże rozróżnić, w zależności od cech i sposobów rozwiązywania zadań biurowych, „elektroniczne systemy dokumentowania”, „elektroniczne systemy zarządzania dokumentami”, „korporacyjne systemy elektronicznego zarządzania dokumentami”.

Przeprowadzona w pracy analiza zautomatyzowanych systemów pozwoliła na sformułowanie głównych kryteriów wyboru najskuteczniejszego zautomatyzowanego systemu, który rozwiąże większość zadań biurowych. Kryteria te obejmują: kryteria funkcjonalności systemu, możliwość osobistych ustawień, wszechstronność specyfikacje, łatwość wykonania, kryterium Polityka cenowa systemy, kryteria bezpieczeństwa i łatwość użytkowania.

Obliczana jest skuteczność wprowadzenia EDMS w symulowanym przedsiębiorstwie. Więc

Tym samym okres zwrotu systemu, nawet przy pesymistycznych prognozach, nie przekroczy dwóch lat.

Wprowadzenie EDMS w przedsiębiorstwie pomoże rozwiązać problemy związane z pracą biurową zidentyfikowane wcześniej w punkcie 2.4.

Najpierw rozszyfrujmy SED to elektroniczny system zarządzania dokumentami.

Po drugie, należy zauważyć, że w ciągu ostatnich trzech do pięciu lat elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, coraz więcej firm, zarówno dużych, średnich, a nawet bardzo małych, przemieszcza się.

Do elektronicznego zarządzania dokumentami wykorzystywane są specjalne platformy programowe. Na przykład jednym z najpopularniejszych jest system .

Wprowadzenie EDMS obejmuje: zakup takiej platformy oprogramowania, instalacja i konfiguracja na stanowiskach pracy użytkowników, uzupełnianie baz danych, przekształcanie dokumentacji papierowej na formę elektroniczną.

Ale co firma zyskuje dzięki wdrożeniu EDMS? Jakie są zalety automatyzacji przepływu pracy?

Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie.

Wdrożenie EDMS realizowane jest dla prawie wszystkich działów firmy. W zależności od niej struktura organizacyjna to może być:

• zarządzanie przedsiębiorstwem,
• Dział prawny,
• gabinet,
• dział kontroli finansowej,
• księgowość,
• dział projektowania i kosztorysowania,
• obsługa administracyjna,
• Dział Personalny,
• dział sprzedaży
• dział przetargów itp.

Oceniając wyniki wdrożenia EDMS, eksperci identyfikują takie ważne i dość ogólne zalety, które przejawiają się w każdym z działów:

Zwiększenie wydajności pracy

Wraz z wprowadzeniem EDMS wzrost wydajności pracy osiąga się poprzez skrócenie czasu na wyszukiwanie wymagane dokumenty i informacje.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwoli nie tylko znaleźć potrzebny plik w ciągu kilku sekund, ale także zrobić to z dowolnego komputera firmy, niezależnie od tego, czy znajduje się on w centrali czy w oddziale. Teraz możesz wydajniej spędzać czas pracy.

Optymalizacja procesów biznesowych

W ramach wdrożenia EDMS w większości przypadków procesy są optymalizowane. Elektroniczne zarządzanie dokumentami, a przede wszystkim automatyzacja rozliczania umów, pozwalają nie tylko znacznie skrócić czas przetwarzania i uzgodnienia konkretnego dokumentu, ale także śledzić wszystkie etapy przechodzenia dokumentu przez poszczególne etapy.

W związku z tym w dowolnym momencie można łatwo znaleźć „wąskie gardło”, które nie pozwala na pójście dalej. Podobny przykład można podać w przypadku koordynacji innych rodzajów dokumentów - faktur do zapłaty, wniosków o wydatkowanie środków, budżetów firmy, wymagań dotyczących zakupu materiałów itp.

Ci, którzy już wdrożyli EDMS w swojej firmie, często mówią, że elektroniczne zarządzanie dokumentami ujawniło niedociągnięcia w organizacji działań – pozwoliło dostrzec wśród ich pracowników mało obciążonych „leniwych” i tych „pracoholików”, którzy byli po prostu przeciążeni zadania i dokumenty.

Praca zbiorowa w EDMS i poprawa interakcji między działami

Jedną z najważniejszych zalet elektronicznego zarządzania dokumentami jest poprawa relacji pomiędzy działami w firmie.

W końcu wprowadzenie EDMS nie tylko ułatwia przekazywanie i wymianę informacji między działami, ale także umożliwia jednoczesną pracę z jednym dokumentem dla kilku pracowników z różnych działów.

Wprowadzenie EDMS zmniejsza wpływ „czynnika ludzkiego”

Wyszukiwanie „zagubionych” dokumentów, poprawianie błędów, w tym gramatycznych, sprawdzanie istotności konkretnego dokumentu – wszystko to przy papierowym obiegu zajmie minimum pół godziny, przy wdrożonym elektronicznym systemie zarządzania dokumentami zajmie to tylko kilka sekund .

Wprowadzenie EDMS pomaga obniżyć koszty materiałów

Oprócz zwiększenia wydajności automatyzacja przepływu pracy znacznie obniża koszty materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier i wkłady do drukarek. Dodatkowo wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami obniży koszty przechowywania dokumentów.

Zmniejszenie zapotrzebowania na dodatkowy personel

Wprowadzenie EDMS pozwala na zorganizowanie pracy firmy w taki sposób, aby wzrost wielkości produkcji czy poszerzenie zakresu działalności nie wymagały znacznego zwiększenia kadry firmy.

Rozwój „ducha zespołowego”

Co ciekawe, wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami nie tylko zwiększa produktywność pracowników, ale także przyczynia się do rozwoju świadomości korporacyjnej pracowników, pozwala im poczuć się jak jeden zespół.

To nie przypadek, wyzwalany jest efekt socjalizacji i mobilizacji, podobny do tego obserwowanego, gdy ludzie komunikują się w w sieciach społecznościowych. Można powiedzieć, że wprowadzenie EDMS w pewnym stopniu zaspokaja naturalną ludzką potrzebę kolektywnej aktywności i komunikacji.

Wykluczenie wycieku informacji

W nowoczesnym EDMS zaawansowane narzędzia kontroli dostępu pozwalają poprawnie zbudować strategię bezpieczeństwa podczas pracy z różnymi typami dokumentów.

Wprowadzenie EDMS zapewnia najbardziej efektywne wykorzystanie wszystkich systemów informatycznych przedsiębiorstwa

Z reguły każda firma ma już zainstalowane księgowe lub złożone systemy ERP dla przedsiębiorstw. Integracja tych systemów z EDMS pozwala na podniesienie wydajności ogólne kierownictwo przedsiębiorstwa na jakościowo nowy poziom (patrz projekt).

Wreszcie wprowadzenie EDMS zapewnia kompleksowy wzrost takich przewag konkurencyjnych przedsiębiorstwa, które nie są skwantyfikowane. To pewność kierownictwa w prawidłowym wykonywaniu poleceń i przestrzeganiu terminów rozwiązywania problemów, to także ogólna zmiana kultury korporacyjnej.
I, co ważniejsze, stworzenie wizerunku osoby zaawansowanej nowoczesne przedsiębiorstwo z jasnymi i przejrzystymi procesami biznesowymi oraz ugruntowanym systemem zarządzania.

Nawiasem mówiąc, wśród głównych wymagań, jakie stawiają swoim partnerom, poważne firmy zagraniczne wymieniają na pierwszym miejscu elektroniczne zarządzanie dokumentami.

15 sposobów, aby nie zawieść wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami w organizacji

Wybór EDMS

Jak z powodzeniem wybrać system zarządzania dokumentami. Jednak projekt wdrożenia EDMS nie ogranicza się do wyboru i zakupu oprogramowania. Można znaleźć doskonały system, ale jednocześnie zorganizować nieudane wdrożenie. Produkt zostanie zainstalowany w organizacji, ale nie zostanie w pełni wykorzystany, będzie niewygodny dla użytkowników lub nie przyniesie oczekiwanych korzyści.

Doświadczenia krajowych i zagranicznych projektów wdrażania systemów zarządzania dokumentami w organizacjach pokazują, że klienci EDMS popełniają w kółko te same błędy, które prowadzą do najlepszy scenariusz, do nieefektywnego wykorzystania EDMS, aw najgorszym przypadku do jego bezużyteczności lub do zatrzymania projektu wdrożeniowego w połowie.

Staraliśmy się zebrać najczęstsze błędy i sporządzić listę tego, czego nie należy robić, aby pomyślnie przejść na EDI.

1. NIE ROZDZIELAJ ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA PROJEKT MIĘDZY KILKA OSÓB

Eksperci, dostawcy, konsultanci zajmujący się wdrażaniem elektronicznego zarządzania dokumentami niemal jednogłośnie przekonują, że jednym z pierwszych kroków w tym procesie jest zorganizowanie grupy roboczej do wdrożenia systemu. Zaleca się włączenie do grupy roboczej zarówno osób z firmy dostawcy, jak i organizacji klienta.

Utrudnieniem, na jakie może natrafić projekt na tym etapie, jest „siedmiu bojarów” w grupie roboczej po stronie klienta. Firma wdrażająca elektroniczne zarządzanie dokumentami może mieć kilka działów (lub działów), a każdy z nich ma swoje osoby zainteresowane wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentami i zarządzaniem procesami biznesowymi.

Każdy z inicjatorów będzie miał oczywiście własną wizję, dlaczego potrzebne jest elektroniczne zarządzanie dokumentami i jak należy korzystać z systemu. Jeżeli jednocześnie wszyscy członkowie grupy roboczej mają równe uprawnienia w organizacji działań na rzecz wdrożenia EDMS, to może dojść do sytuacji, w której każdy inicjator „naciągnie się na siebie kocem”.

W takim przypadku projekt może co najwyżej utknąć na etapie dyskusji. W mniej udanych scenariuszach - gdy każdy z inicjatorów wydał już rozkazy, opracował jakiś rodzaj działania, aby wprowadzić EDMS w swoim oddziale i wydał pieniądze. Jest zamieszanie organizacyjne i finansowe, a projekt jest ograniczany, aby zapobiec dalszym stratom.

Ważne jest zapewnienie takiej równowagi sił, aby grupa robocza po stronie Klienta miała jednego odpowiedzialnego kierownika ds. zarządzania dokumentami elektronicznymi – kierownika projektu, który będzie miał ostatnie autorytatywne słowo w sprawie strategii wdrożenia EDMS. Oczywiście propozycje innych uczestników mogą i powinny być brane pod uwagę. Ale odpowiedzialność za pomyślne przeprowadzenie projektu musi wziąć na siebie ktoś sam.

2. NIE ROZUMIE SWOJEGO BUDŻETU I HARMONOGRAMU

Nietrudno obliczyć, ile kosztuje system elektronicznego zarządzania dokumentami. Każdy szanujący się sprzedawca zaoferuje Ci, gdzie możesz z grubsza oszacować koszt licencji, w zależności od edycji systemu, liczby użytkowników, dostępności dodatkowych modułów i tak dalej.

W rzeczywistości koszt środków technicznych zapewniających elektroniczne zarządzanie dokumentami jest nieporównywalny z kosztami zasobów ludzkich i czasu wymaganych do pomyślnego wdrożenia. Oprócz kosztu samych licencji, budżet projektu obejmuje planowanie, doradztwo, konfigurację, testowanie, instalację, szkolenie i dalsze wsparcie systemu - podwodna część góry lodowej budżetu, której nie podejrzewasz, dopóki się nie zmierzysz Twarz.

Z reguły przy obliczaniu budżetu i planowaniu wdrożenia najczęściej zapomina się o uwzględnieniu: kosztu modernizacji sprzętu w celu zapewnienia optymalnej wydajności systemu (zakup serwerów, praca działu IT itp.); ;

koszt i czas pracy grupy roboczej nad wdrożeniem EDMS;

koszty ludzkie, czasowe i finansowe digitalizacji i wprowadzania dokumentów do EDMS; koszt szkolenia użytkowników i administratorów.

Lepiej zacząć od małego projektu i zaplanować go poprawnie pod względem finansowym i sztywno pod względem czasu, niż próbować zautomatyzować wszystko na raz, a na końcu okaże się, że nie ma na to wystarczająco dużo pieniędzy ani czasu.

3. NIE WDRAŻAJ SYSTEMU SAMODZIELNIE, JEŚLI NIE MASZ KOMPETENCJI

Nieufność do kontrahentów i chęć robienia wszystkiego na własną rękę to gwóźdź, którym przybito niejedną trumnę realizacji projektu. Zdarza się, że klient przecenia swoje mocne strony oraz mocne strony swoich specjalistów w przekonaniu, że sam „wie” „jak najlepiej” wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Oczywiście są udane przykłady samodzielnego wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, a jest ich wiele - sami jesteśmy dumni. Jednak w większości przypadków udany projekt wdrożenia EDMS jest wynikiem współpracy i wzajemnego zrozumienia między klientem a dostawcą.

Część wdrażania EDMS w przedsiębiorstwach upada z powodu tego, że klient jest przekonany o swojej wiedzy, nie docenia ryzyka związanego z elektronicznym zarządzaniem dokumentami i odmawia pomocy profesjonalistów we wdrażaniu EDI. W takim przypadku, jeśli projekt nagle utknie w martwym punkcie, organizacja zostaje sama z problemem i nie wie, jak go rozwiązać.

Inna część projektów cierpi, ponieważ klient stara się samodzielnie wymyślić sposoby realizacji swoich zadań i narzucić je specjalistom wykonawcy przy ustalaniu SIWZ. Zamiast „co trzeba zrobić”, klient sam stara się wytłumaczyć „jak to zrobić”, co przy braku specjalistycznej wiedzy nie prowadzi do niczego konstruktywnego. Dobrze, jeśli możesz dojść do porozumienia.

Ważne jest, aby trzeźwo ocenić własne możliwości i nie odmawiać współpracy, gdy jest to konieczne. Ponadto uczciwy i adekwatny dialog pomiędzy klientem a wykonawcą pomaga uniknąć niepotrzebnych sporów i przyspiesza realizację projektu wdrożeniowego.

4. NIE WYBIERAJ ZBYT SZEROKICH KONTRAHENTÓW

W sieci jest znany żart o „jesteś programistą”: niektórzy uważają, że jeśli ktoś zarabia na pisaniu programów, to domyślnie powinien być w stanie rozwiązywać problemy dowolną techniką, od komputera do elektrycznego czajnik. Co w rzeczywistości jest całkowicie błędne i nawet jeśli programista z dobrego serca podejmie się naprawy czajnika, nie jest faktem, że zrobi to dobrze. Bo to dzieło mistrza AGD.

Niektórzy klienci psują sobie wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami, wybierając integratora w myśl samej zasady „jesteś programistą”. Klient zakłada, że ​​jeśli firma integratorska wdroży systemy automatyki księgowość, a „do kupy” również EDMS, wtedy jest równie dobrze zorientowana w obu. Co znowu tak nie jest.

Integrator, który z powodzeniem zautomatyzował Twoją księgowość, może oczywiście zająć się zarządzaniem dokumentami, ale w końcu może się okazać, że proces wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentami trwa zbyt długo, a wynik nie jest tym, czego potrzebujesz . Podobna historia przydarzyła się jednemu z naszych głównych klientów – projekt utknął w martwym punkcie, dopóki zarząd nie zdecydował się na zmianę integratora. (W końcu wszystko dobrze się skończyło).

Powierzając automatykę innym ludziom, warto wybrać specjalistów w swojej dziedzinie. W zakresie wdrażania EDMS są to firmy rozwijające EDMS lub ich firmy.

5. NIE POWTARZAJ STAREGO EDMS NA NOWYM EDMS

Ten powód niepowodzenia projektu czyha na klientów, którzy zdecydują się na wymianę przestarzałego EDMS. Firma miała już system, wykonała pewne zadania, w efekcie istnieje wielka pokusa, aby zorganizować pracę nowego systemu na wzór i podobieństwo poprzedniego.

Co więcej, często zdarza się, że ze starego EDMS do nowego przede wszystkim chcesz przenieść nie rzeczywiste procesy biznesowe firmy, ale kilka drobnych znajomych rzeczy - lokalizację elementów interfejsu, specyficzne (niezwiązane do funkcjonowania firmy) funkcjonalność starej platformy i inne. To raczej bezsensowne ćwiczenie – przyzwyczajenie się do nowego interfejsu zajmuje znacznie mniej czasu niż odtworzenie starego.

Bardziej fundamentalnym problemem jest przeniesienie nieefektywnych procesów biznesowych ze starego do nowego EDMS. Niechęć do optymalizacji procesów pracy z dokumentami powoduje, że cały „ogień” problemów z elektronicznym zarządzaniem dokumentami, które wcześniej ingerowały w organizację, przejdzie ze starego systemu na nowy. Tutaj możesz i powinieneś poświęcić czas na reorganizację i zastanowienie się, jak przyspieszyć i usprawnić pracę z dokumentami.

6. NIE ODRZUCAJ SWOJEJ DOSTOSOWANIA, JEŚLI WYBRANY EDMS NA TO POZWALA

Ten punkt jest dość kontrowersyjny i jest kością niezgody pomiędzy zwolennikami różnych podejść do rozwoju EDMS – „pudełkowych” i platformowych. Różnica między nimi w istocie polega na tym, że produkty „pudełkowe” są dostosowywane do użytkownika głównie ze względu na ustawienia i pliki konfiguracyjne dostarczone przez dewelopera, a te ostatnie – głównie ze względu na programowanie. Pierwsza metoda jest prostsza, ale mniej elastyczna, druga jest bardziej złożona, ale otwiera szerokie możliwości dostosowania systemu do potrzeb organizacji.

Eksperci branżowi ze strony „pudełka” przekonują, że nie należy dać się zwieść dostosowywaniu systemu. Jako argumenty podaje się wysoki koszt wdrożenia i wsparcia produktu finalnego, a także problemy z aktualizacją systemu - unikalna funkcjonalność może powodować problemy z kompatybilnością przy przejściu na nowe wersje "pudełkowego" systemu.

My, jako przedstawiciele podejścia platformowego, wierzymy oczywiście (), że korzyści z personalizacji przewyższają koszt jej wdrożenia. Koszt stworzenia jednego nowego modułu dla systemu zwraca się ze względu na wiele czynników – np. przyspieszenie pracy firmy poprzez optymalizację procesu pracy z dokumentami, czy wycofywanie z eksploatacji przestarzałych systemów, które wcześniej pełniły funkcje zaimplementowane w nowym module .

Jeśli chodzi o problemy z aktualizacją, to praktycznie nie występują one dla nowoczesnej platformy EDMS – mechanizmy tworzenia rozszerzeń platformy, na podstawie których tworzona jest nowa funkcjonalność, pozwalają aktualizować funkcjonalność platformy bez utraty kompatybilności z „dod. funkcjonalność. Ta zasada jest w budowaniu platformy EDMS. Ale bądź ostrożny przy wyborze systemu, nie wszystkie platformy EDMS mają takie zalety.

Tak więc, jeśli wybrany EDMS nie jest początkowo przeznaczony do elastycznej personalizacji, lepiej nie dać się ponieść emocjom – naprawdę możesz zawieść projekt. Jeśli jednak produkt pozwala na maksymalne dostosowanie się, dziwnie jest z niego nie korzystać.

7. NIE OGRANICZAJ KORZYSTANIA Z SYSTEMU PRZEZ DZIAŁ DOLNY

Jednym z najpewniejszych sposobów zmniejszenia wydajności systemu jest zablokowanie jego użycia wewnątrz zaplecza. Owszem, główną funkcją EDMS jest automatyzacja obiegu dokumentów, ale przecież z dokumentami pracują nie tylko urzędnicy - obiegi dokumentów dopiero kończą swoją podróż na półkach archiwum.

Podsumowanie: Nie izoluj systemu od ogólna infrastruktura IT organizacja - zintegrowane rozwiązanie będzie wygodniejsze dla pracowników spoza działu PEI.

9. NIE PRÓBUJ UWAŻAĆ PRACOWNIKÓW, ŻE SED JEST DOBRE

Osobom, które przez całe życie pracowały tylko z papierowymi dokumentami, może być niezwykle trudno wyjaśnić, że EDS pozwoli im pracować szybciej i wydajniej. Zarządzanie organizacją może zająć się automatyzacją przepływu pracy obiema rękami, może wybrać EDMS, zawrzeć umowę, a nawet zainstalować system w organizacji - ale użytkownicy to zignorują.

Często zdarza się, że pod koniec projektu okazuje się, że pracownicy w ogóle nie rozumieją, dlaczego otrzymali EDMS. A jeśli w nim pracują, to tylko „pod batem” lidera. W rzeczywistości projekt się nie udaje - a powodem tego jest to, że kierownictwo nie zadało sobie trudu, aby zapewnić akceptację systemu przez użytkowników.

Akceptacja nowego narzędzia programowego przez końcowego użytkownika to problem trudny do rozwiązania perswazją. O wiele efektywniej jest postawić użytkownika w sytuacji, w której sam zda sobie sprawę, że potrzebuje nowego systemu.

Z jednej strony należy zadbać o to, aby EDMS był dostępny i niezbędny w pracy masy krytycznej pracowników firmy. Z drugiej strony, w systemie powinna być dostępna masa krytyczna dokumentów wymaganych przez pracowników.

Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, ucierpi ogólny procent wykorzystania EDMS przez firmę. Ponadto nie należy zapominać, że system powinien być jak najbardziej przyjazny dla nieprzygotowanego użytkownika – wszak w swoim poprzednim świecie nie musiał on jeszcze porównywać tradycyjnego i elektronicznego zarządzania dokumentami.

10. NIE OSZCZĘDZAJ NA SZKOLENIU UŻYTKOWNIKA

Ten punkt wynika bezpośrednio z poprzedniego. Stawiając pracowników twarzą w twarz z SED, ważne jest, aby nie dopuścić do sytuacji, w której sami będą musieli poradzić sobie z nieznanym dotąd programem. Nawet genialnie zaimplementowany technologicznie EDMS nie będzie skuteczny, dopóki użytkownicy nie zostaną odpowiednio przeszkoleni.

W rzeczywistości dotyczy to każdej aplikacji, nawet najbardziej znanej. Większość użytkowników na co dzień pracujących z klientem E-mail lub Word/Excel, nie znam 90% funkcjonalności tych programów. Co możemy powiedzieć o wielkoskalowym systemie do pracy z dokumentami?

Jeśli chcesz usprawnić przepływ pracy i poprawić produktywność pracowników dzięki wprowadzeniu elektronicznego zarządzania dokumentami, zdecydowanie nie warto rezygnować z 25% do 95% możliwości systemu zarządzania dokumentami, o których użytkownicy po prostu nie będą wiedzieć, ponieważ zaoszczędziłeś na szkoleniach .

Ponadto pracownicy często odchodzą z firmy, a na ich miejsce pojawiają się nowi. Dlatego kursy EDMS są od czasu do czasu cyklicznym wydarzeniem, na które na bieżąco można przydzielać oddzielną pozycję wydatków.

11. NIE DOPUSZCZAJ DO ANARCHII W SYSTEMIE

Kiedy system przechodzi z pracy testowej do produkcyjnej, może zapanować chaos – na początku podwładni, którzy jeszcze nie rozgryźli systemu, mogą próbować wyznaczać zadania przełożonym i tak dalej. To zupełnie normalne, ale lepiej, żeby ten etap nie był opóźniony.

Aby to zrobić, z reguły wprowadza się procedurę pracy z systemem zarządzania dokumentami, na którą zwraca się uwagę pracowników na zamówienie. Niektórzy dostawcy (w tym my) oferują bezpłatne standardowe regulaminy pracy z ich EDMS w ramach pakietu usług wdrożeniowych po zawarciu umowy na wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

Standardowe rozporządzenie o elektronicznym zarządzaniu dokumentami w organizacji opisuje pokrótce procedurę pracy z głównymi funkcjami dowolnego EDMS - w naszym przypadku z zadaniami, dokumentami i biurem. W razie potrzeby łatwo przepisać go „dla siebie” i swoich pracowników.

12. NIE ZAPOMNIJ O MOBILNOŚCI

„System wymaga, abyś robił wszystko przez przeglądarkę internetową / klienta stacjonarnego, a ja” to kolejna powszechna skarga pracowników na nieefektywnie wdrożony EDMS.

Jeśli pracownik przyzwyczajony do pracy na własnym urządzeniu mobilnym nie ma dostępu do ogólnych informacji w EDMS za pomocą znanego gadżetu, to musi przełączyć się na komputer, co zamienia pracę z systemem w niepotrzebną udrękę. Procesy biznesowe zaczynają działać wolniej.

Szybkość, z jaką dane dostają się do pracy, na przykład aplikacje, umowy czy protokoły, zależy tymczasem od szybkości wykonywania zadań. Dodatkowo, jeśli każdy pracownik ma stały dostęp do danych związanych z pracą nad projektem, usprawni to dyskutowanie o tym z przełożonymi i współpracownikami na spotkaniach.

To właśnie te wskaźniki – szybkość i wydajność pracy – każdy stara się zwiększyć wprowadzając elektroniczne zarządzanie dokumentami. Przyczynia się do tego mobilność, której nie należy ignorować przy wyborze sprzętu i oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentami.

13. NIE PRZEGAP AKTUALIZACJI

Jedyną stałą rzeczą na świecie jest to, że ciągle się zmienia. Zmieniają się rynkowe oczekiwania biznesu, podobnie jak zmieniają się oczekiwania użytkowników systemów informatycznych.

Każde nowe wydanie zawiera nowe funkcje i ulepszenia istniejących funkcji, poprawki błędów.

Dlatego ważne jest, aby regularnie aktualizować system, aby działał bezbłędnie i korzystał z nowych funkcji systemu. W przeciwnym razie po pewnym, być może bardzo długim czasie od zakończenia wdrożenia, będziesz musiał biec nowy projekt- wymienić przestarzały system na inny nowy EDMS.

14. NIE ODRZUCAJ WSPARCIA TECHNICZNEGO

Kiedy otwierasz zasłonę i wszyscy wznoszą kieliszki szampana, aby pogratulować pomyślnego zakończenia projektu EDMS, nikomu nie przychodzi do głowy, że ta piękna chwila może wkrótce przerodzić się w koszmar.

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​wprowadzenie systemu do rzeczywistego działania jest najbardziej chaotyczną i trudną częścią projektu. W procesie wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentami klient nieustannie napotyka na różne niuanse, z którymi dostawca musi się na bieżąco odpierać dzięki ciągłym aktualizacjom – tutaj na przykład jest to bardzo barwny przykład.

Dlatego ważne jest, aby przynajmniej w ciągu pierwszych sześciu miesięcy do roku po wdrożeniu systemu, dostawca zobowiązał się dostarczać Ci poprawki i zmiany na Twoje żądanie, a także utrzymywać system w stabilnym stanie. Odnowienie umowy o wsparcie gwarantuje również terminowe aktualizacje — te dwie rzeczy idą w parze.

15. NIE BÓJ SIĘ ZMIAN

„Zarządzanie procesami biznesowymi to przede wszystkim nie technologia, ale zmiana” – mówią analitycy z Gartner Research.

Zmiana jest czymś, czemu każdy człowiek w naturalny sposób się opiera. Wprowadzając coś nowego w organizacji, musisz dostroić się do faktu, że zmiana jest czymś, co dzieje się cały czas i niesie ze sobą nowe możliwości.

Udany projekt musi mieć jasny plan zmian, a pierwszym krokiem jest znalezienie wśród pracowników tych samych ludzi nastawionych na zmianę, którzy mogą kierować procesem zmian w organizacji.

Twój zespół musi mieć pewność, że wdrożenie system elektroniczny zarządzanie dokumentami jest cennym zasobem dla organizacji i ta zmiana musi zostać wdrożona. Żaden projekt nie zakończył się sukcesem bez nastroju do wygrania.