Основные положения и изменения в постановлении правительства о командировках. Основные положения и изменения в постановлении правительства о командировках Постановление правительства по служебным командировкам

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ
№14-2-291 от 14.02.2013

О порядке оформления командировочного удостоверения

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации <…> сообщает следующее.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее - Кодекс) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение).

Согласно пункту 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (пункт 6 Положения). В соответствии с пунктом 7 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения оформляет и подписывает соответствующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление № 1). Форма командировочного удостоверения, утвержденная Постановлением № 1, предусматривает только одно место назначения.

Отмечаем, что по Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

2. По вопросу учета рабочего времени отмечаем, что дни командировки (включая выходные)14.03.13 Об особенностях направления работников в служебные командировки отмечаются в Табеле учета рабочего времени организации (формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением № 1).

Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются колом "К" ("06" - служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

3. Что касается возмещения расходов при направлении работников в служебную командировку, отмечаем.

В соответствии со статьей 11 (часть 3) Кодекса все работодатели (физические лица и юридические лица, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) в трудовых отношениях и иных непосредственно связанных с ними отношениях с работниками обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового нрава.

Согласно статье 167 Кодекса, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (статья 168 Кодекса и пункт 11 Положения).

Согласно части 2 статьи 168 Кодекса порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Пунктом 3 данного постановления определено, что расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 того же постановления, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), организации возмещают за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне.14.03.13 Об особенностях направления работников в служебные командировки.

Следует отметить, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.

4. В случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о факте нахождения работника в месте командировки, отмечаем, что, согласно пункту 7 Положения, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно письму Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Полагаем, что указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

5. По вопросу однодневных командировок сообщаем. В настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован.

На основании пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция) командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

Согласно статье 423 Трудового кодекса Российской Федерации, до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с Кодексом законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также14.03.13 Об особенностях направления работников в служебные командировки законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией Российской Федерации, Постановлением Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 г. № 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат настоящему Кодексу.

Исходя из того, что ни Кодексом, ни Положением особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках не устанавливаются, Инструкция продолжает применяться в части, не противоречащей Кодексу и Положению.

В соответствии с пунктом 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Вместе с тем, как было отмечено, согласно пункту 7 Положения командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке, соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетам по командировке.

Следует отметить, что в своем письме от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/2/60 Минфин России разъяснил, что оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше 1 дня на территории Российской Федерации соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения.

Па основании изложенного с целью правильного документального подтверждения командировочных расходов при исчислении налога на прибыль при направлении работника в командировку продолжительностью не более 1 дня допускается не оформлять командировочное удостоверение.

Также отмечаем, что функции по выработке государственной политики и нормативно- правовому регулированию в сфере налоговой деятельности осуществляет Министерство финансов Российской Федерации в соответствии с Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329.

6. Согласно части 1 статьи 227 Кодекса расследованию и учету в соответствии с главой 36 Кодекса подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

Расследованию в установленном порядке как несчастные случаи подлежат события, в 14.03.13 Об особенностях направления работников в служебные командировки результате которых пострадавшими были получены: телесные повреждения (травмы), в том числе нанесенные другим лицом; тепловой удар; ожог; обморожение; утопление; поражение электрическим током, молнией, излучением; укусы и другие телесные повреждения, нанесенные животными и насекомыми; повреждения вследствие взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений и конструкций, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств, иные повреждения здоровья, обусловленные воздействием внешних факторов, повлекшие за собой необходимость перевода пострадавших на другую работу, временную или стойкую утрату ими трудоспособности либо смерть пострадавших, если указанные события произошли:

в течение рабочего времени на территории работодателя либо в ином месте выполнения работы, в том числе во время установленных перерывов, а также в течение времени, необходимого для приведения в порядок орудий производства и одежды, выполнения других предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка действий перед началом и после окончания работы, или при выполнении работы за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни;
при следовании к месту выполнения работы или с работы на транспортном средстве, предоставленном работодателем (его представителем), либо на личном транспортном средстве в случае использования личного транспортного средства в производственных (служебных) целях по распоряжению работодателя (его представителя) или по соглашению сторон трудового договора;
при следовании к месту служебной командировки и обратно, во время служебных поездок на общественном или служебном транспорте, а также при следовании по распоряжению работодателя (его представителя) к месту выполнения работы (поручения) и обратно, в том числе пешком;
другие.

На основании статьи 228 Кодекса при несчастных случаях, указанных в статье 227 Кодекса, работодатель (его представитель) обязан немедленно проинформировать о несчастном случае органы и организации, указанные в Кодексе, других федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, а о тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом - также родственников пострадавшего.

Статьей 228.1 Кодекса предусмотрен порядок извещения работодателем соответствующих органов о групповых несчастных случаях (два человека и более), тяжелых несчастных случаях или несчастных случаях со смертельным исходом.

В силу указания части 10 статьи 229.2 Кодекса положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях и формы документов, необходимых для расследования несчастных случаев, утверждаются в порядке, устанавливаемом уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Как предусматривает пункт 4 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденного Постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 г. № 73 (далее - Положение № 73), работники организации14.03.13 Об особенностях направления работников в служебные командировки обязаны незамедлительно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о каждом происшедшем несчастном случае или об ухудшении состояния своего здоровья в связи с проявлениями признаков острого заболевания (отравления) при осуществлении действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем.

В силу пункта 5 Положения № 73 о каждом страховом случае работодатель (его представитель) в течение суток обязан сообщить в исполнительный орган страховщика (по месту регистрации страхователя).

Также отмечаем, что, согласно пункту 25 Положения № 73, несчастные случаи, происшедшие с лицами, направленными в установленном порядке для выполнения работ к другому работодателю и работавшими там под его руководством и контролем (под руководством и контролем его представителей), расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой этим работодателем (его представителем). В состав комиссии включается полномочный представитель организации или работодателя - физического лица, направивших упомянутых лиц. Неприбытие или несвоевременное их прибытие не является основанием для изменения сроков расследования.

Несчастные случаи, происшедшие на территории организации с работниками сторонних организаций и другими лицами при исполнении ими трудовых обязанностей или задания направившего их работодателя (его представителя), расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой этим работодателем (его представителем). При необходимости в состав комиссии могут включаться представители организации, за которой закреплена данная территория на правах владения или аренды.

Несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, выполнявшими работу по заданию работодателя (его представителя) на выделенном в установленном порядке участке сторонней организации, расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой работодателем (его представителем), производящим работу, с обязательным участием представителя организации, на территории которой производилась эта работа.

Директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства М.С. Маслова

Постановление Правительства 749 о командировках — один из ключевых нормативных актов, регулирующих взаимодействие работодателя и сотрудника, направленного решать производственные задачи в другой населенный пункт. Изучим специфику данного источника права и корреспондирующих с ним нормативных актов подробнее.

Постановление 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»: ключевые нормы

Рассматривая положения регулирующего командировки Постановления 749, можно выделить следующие ключевые нормы данного нормативного акта:

1. Об определении сущности командировки.

2. Об определении срока командировки.

3. Об оплате труда командируемого.

4. О компенсации работодателем расходов командируемого.

5. О компенсации работодателем расходов работника, командируемого за границу.

6. О подготовке документов, которые необходимы для расчетов с сотрудником.

Отметим, что многие из тех норм, которые установлены Постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, корреспондируют с положениями ТК РФ, и их обязательно следует рассматривать в контексте данных положений.

Изучим подробнее содержание указанных ключевых норм Постановления № 749 и ряд значимых нюансов их толкования.

Постановление 749: сущность командировки

Командировка — это работа штатного сотрудника (пп. 2, 3 Положения, утвержденного Постановлением № 749):

выполняемая вне места постоянной трудовой деятельности (в том числе если командируемый отправлен в структурное подразделение работодателя в другом городе);
выполняемая на основании письменного решения работодателя (как правило, оформляемого в виде приказа директора фирмы);
осуществляемая в рамках определенного срока.

Поездка штатного работника, осуществляющего трудовые функции разъездного характера (например, если человек работает экспедитором в межрегиональной транспортной компании), не признается командировкой вне зависимости от географии работы.

Положение о командировках: сроки поездки

При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):

Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.

То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.

Оплата труда командируемого

В период нахождения в командировке (в который включаются дни, проведенные в пути) работнику выплачивается зарплата, исчисляемая на базе среднего заработка (п. 5 Положения, ст. 167 ТК РФ).

Зарплата командированного в статусе совместителя исчисляется по среднему заработку у отправившего его в поездку работодателя (и выплачивается только за его счет). Если человек командируется от обоих работодателей (основного и по совместительству), то средний заработок исчисляется у каждого из них и выплачивается обоими. Сопутствующие командировке затраты распределяются в пропорции, определяемой по договоренности сторон.

Узнать больше о специфике исчисления среднего заработка при командировке вы можете в статье .

Компенсация расходов командируемого

Расходы командируемого покрываются работодателем в порядке (пп. 10-14, 25 Постановления, ст. 168 ТК РФ):

1. Предоплаты

В этих целях работнику предоставляется аванс, который можно потратить (при условии последующего предоставления отчета):

на транспорт и проживание — в любом разумном объеме, если иное не оговорено между командированным и работодателем;
на прочие ежедневные (суточные) расходы — в объеме, установленном локальными нормативами и с учетом длительности командировки (включая дни в пути).

Если командировка однодневная (с учетом времени в пути) по России, то суточные работнику не полагаются.

2. Возмещения

По факту предоставления работником авансового отчета после командировки ему выплачивается разница между подтвержденными расходами (включая суточные в пределах лимитов) и выданным авансом. Если сумма аванса больше соответствующих расходов, то эта разница подлежит возврату работником в кассу предприятия.

Если в период нахождения в командировке сотрудник заболел и заболевание подтверждается больничным листом, то ему оплачиваются жилье (при условии лечения вне стационара) и суточные в течение всего времени нахождения в командировке.

Кроме того, работодатель оплачивает пособие по временной нетрудоспособности.

Компенсация расходов командируемого за границу

Расходы командируемого за границу покрываются работодателем по тем же основным принципам, что определены Положением для российских командировок, но с учетом следующих особенностей (пп. 17-24 Положения, ст. 168 ТК РФ):

1. Локальным нормативом работодателя устанавливается порядок компенсации расходов командируемых сотрудников в валюте и в рублях — соответственно, при их нахождении на территории России и за границей.

2. Компенсация расходов в валюте начинается со дня пересечения командируемым границы РФ, который устанавливается:

по отметкам в паспорте — в общем случае;
по проездным документам, если сотрудник ездил в государство СНГ, которое в соответствии с соглашением с Россией не проставляет отметки в паспортах граждан РФ (например, Беларусь, Казахстан).

3. При пересечении границы туда и обратно в один день сотруднику выплачивается 50% суточных, установленных локальным нормативом для обычных заграничных командировок.

4. Командированному за рубеж дополнительно компенсируются:

расходы на получение загранпаспорта, виз и иных документов, необходимых для поездки;
консульские и иные сборы (например, аэропортовые, транзитные при пользовании автомобильным транспортом);
страховка (к примеру, обязательная при оформлении европейских виз);
прочие обязательные платежи.

Подготовка документов о командировке

Документальное оформление командировки предполагает (пп. 3, 26 Положения):

1. Письменное закрепление работодателем:

решения на отправку сотрудника в командировку;
сроков поездки.

На практике данное закрепление осуществляется в .

2. Подготовка работником и передача работодателю авансового отчета о совершенных расходах.

К такому отчету прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы.

Локальными нормативами также может быть предусмотрено применение служебного задания и отчета о командировке (функцию обоих документов, по существу, может выполнять ).

Итоги

Постановление № 749 определяет сущность командировок и регламентирует порядок взаимодействия работодателей и сотрудников во время таких поездок. Многие из содержащихся в данном нормативном акте положений корреспондируют с нормами ТК РФ, которые устанавливают различные права и обязанности сторон трудовых правоотношений при командировках. Постановление так же, как и ТК РФ, допускает принятие работодателем локальных норм различного назначения, более детально в сравнении с федеральным законодательством регламентирующих взаимодействие фирмы и работника, направленного в командировку.

Узнать больше о специфике законодательного регулирования взаимодействия работодателя и сотрудника при командировках вы можете в статьях:

;
.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

2. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим Постановлением.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 № 257)

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.Путин

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ

В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

(в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 № 257)

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

7. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

8. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 № 257)

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

15. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

2. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим постановлением.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

8. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

"Бухгалтерский бюллетень", 2008, N 12
КОММЕНТАРИЙ
К ПОЛОЖЕНИЮ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ
В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
Правительство РФ выпустило новый нормативный документ - Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), заменяющий Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".
Постановление вступило в силу с 25.10.2008.
Нормы нового Положения во многом учитывают интересы работодателей и особенности современных условий командирования работников.
Главными новшествами можно назвать то, что отныне продолжительность командировки не ограничена 40 сутками, "легализованы" поездки на такси, уточнен порядок выплаты суточных при однодневных заграничных командировках и порядок документального оформления командировок вообще.
Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
Направление сотрудников в командировки
Положение вслед за ТК РФ указывает, что в командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (включая работающих по совместительству), а служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, п. п. 2 и 3 Положения).
Нельзя направить в командировку работника сторонней организации или исполнителя, с которым заключен гражданско-правовой договор (см. Письма Минфина России от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844, от 13 ноября 2006 г. N 03-03-04/1/755, Письма УФНС по г. Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271 и от 10 мая 2007 г. N 21-18/385, Письмо Минфина России от 22 октября 2001 г. N 04-04-06/449, Письмо УМНС по Москве от 27.09.2004 N 2811/62835).
Понятие командировки определено ст. 166 ТК РФ: это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Обратим внимание, что отправление в командировку возможно только от места постоянной работы (имеется в виду населенный пункт, где находится место постоянной работы) (п. 4 Положения). Если выезд или возвращение работника происходит из/в другой пункт, расходы на дорогу не могут рассматриваться как компенсация командировочных расходов.
Пример. Сотрудник, работающий в организации в Перми, постоянно проживающий в Челябинске, направлен в командировку в Санкт-Петербург.
Работник провел выходные с семьей в Челябинске, а в воскресенье вылетел оттуда в Санкт-Петербург.
Билет оплате не подлежит, если работнику будет возмещена стоимость билета, это следует сделать за счет расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль, с работника должен быть удержан НДФЛ со стоимости билета.
Статья 168.1 ТК РФ предусматривает порядок направления в служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Согласно разъяснениям Минфина (Письма от 4 июня 2008 г. N 03-03-06/1/344, от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302) перечисленные выплаты относятся в соответствии с п. 3 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли в составе начислений стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанных с режимом работы и условиями труда. Выплаты уменьшают базу по налогу на прибыль в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, необходимо учесть, что работникам за период служебной поездки выплачивается заработная плата, а не средний заработок, так как оплата по среднему заработку производится только за периоды командировок (ст. 167 ТК РФ).
Продолжительность командировки
Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Пункт 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" ранее ограничивал срок нахождения в командировке 40 сутками, не считая времени нахождения в пути.
Это правило позволяло контролирующим органам трактовать более длительные поездки как перевод на работу в другую местность, вследствие чего работодателю предлагалось оплачивать только сам переезд работника, а также расходы по обустройству на новом месте жительства. Нельзя было относить к расходам оплату организацией стоимости визы, суммы возмещения организацией расходов по найму жилья работника, суточные. Все эти выплаты, произведенные работнику, предлагалось относить к доходам налогоплательщика-сотрудника, полученным в натуральной форме, и облагать НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 25 января 2008 г. N 03-04-06-01/22).
Несмотря на положительную динамику в законодательстве, нельзя забывать, что длительный выезд работника в другой населенный пункт или страну может не соответствовать уже самому понятию командировки как поездки с целью выполнения конкретного служебного поручения: если при долгосрочной командировке все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполняет по месту командирования, фактически там уже будет место работы сотрудника, и такой работник не может считаться находящимся в командировке. Следует расценивать его поездку как временный перевод на работу в другую местность, что повлияет как на суммы и виды возмещаемых ему расходов, так и на налогообложение доходов работника, если он направлен на длительный срок за рубеж (см., например, Письмо Минфина России от 28 ноября 2007 г. N 03-04-06-01/421). Одновременно такая поездка, не соответствующая понятию командировки, создает обособленное подразделение по месту выполнения работником его трудовых обязанностей (ст. 11 НК РФ).
За период пребывания в командировке работнику сохраняется средний заработок, выплачиваются суточные. Срок нахождения в поездке нужно правильно определить и для верного заполнения табеля учета рабочего времени.
Согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку, как и прежде, считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
Только в случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Пример. Двое сотрудников выезжают в командировки.
Один из них вылетает самолетом из Домодедово в 1:00 18.11.2008.
Второй выезжает поездом 1:00 с Казанского вокзала также 18.11.2008.
Оба вышли из дома вечером 17.11.2008, чтобы вовремя добраться на вокзал и в аэропорт.
Днем отправления в командировку первого работника следует считать 17.11.2008, второго - 18.11.2008, т.к. аэропорт находится за чертой города, а вокзал - в городе.
Первому работнику за 17.11.2008 следует выплатить суточные, а второму - нет.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
В течение всего этого времени - с даты выезда в командировку и до дня возвращения включительно - в табеле учета рабочего времени проставляется буквенное обозначение командировки "К" или цифровой код "06" (см. Указания по заполнению форм Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Эти дни и будут сроком нахождения в командировке. За каждый из них работнику причитаются суточные и оплата труда из расчета среднего заработка.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Подотчетный аванс
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Это обязательное условие п. 10 Положения соответствует п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ".
Выдачей подотчетного аванса считается также передача работнику денежных документов: билетов, ваучера на гостиницу и т.п. из кассы организации. В этом случае со стороны компании не будет нарушением невыдача в дополнение к таким ценностям наличных денежных средств: согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетный аванс считается выданным, а потраченные работником собственные денежные средства будут компенсированы ему по возвращении.
Если в кассе недостаточно средств для выдачи суммы в подотчет, работнику может быть вручен чек на получение их в кассе банка или выдана корпоративная карта с открытым на командировочные нужды лимитом.
В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Обращаясь к нормам этого Закона и их разъяснениям, увидим, что при загранкомандировке под отчет выдаются рубли, иностранная валюта, чеки, аккредитивы или совершается перевод средств в иностранной валюте на счет в стране командирования.
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" относит к разрешенным валютные операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Банки не препятствуют получению с валютного счета необходимых сумм. В то же время они имеют право требовать от клиентов предъявления копии приказа на командировку для проверки цели получения наличной валюты. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки (п. 16 Положения, п. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ).
Банк России пояснил, что выдача юридическими лицами - резидентами наличной иностранной валюты своим сотрудникам - физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ (Письмо ЦБ РФ от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381).
Документальное оформление командировки
К документальному оформлению командировок Положение предъявляет следующие требования.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
При направлении в командировку следует оформить, соблюдая унифицированные формы (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);
- Командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) (см. Письма Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47, от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660).
Пункт 7 Положения обязывает работодателя оформлять работнику командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Таким образом, в силу нового Положения оформление командировочного удостоверения при командировках по России обязательно и не может быть отменено решением руководителя.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения).
Страны, о которых идет речь, - это Беларусь, Таджикистан, Казахстан, Киргизия, Украина.
Российская Федерация заключила с этими странами Соглашения о безвизовых поездках граждан, в силу которых граждане этих государств приезжают в РФ со своими внутренними паспортами, в которых отметки пограничного контроля не ставят (Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Украины о безвизовых поездках граждан Российской Федерации и Украины, заключено в г. Москве 16.01.1997, с изм. и доп. от 30.10.2004; Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан, заключено в г. Минске 30.11.2000, с изм. от 24.03.2004).
При направлении работника в командировку на территории этих государств даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации (п. 19 Положения).
Указанный порядок является обязательным, так как Постановление предписывает вести именно такой документооборот и не предоставляет организации права устанавливать иной порядок локальными нормативными актами.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения, п. 11 Порядка ведения кассовых операций):
- авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Примечание. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет, отчет о выполненной работе в командировке.
Отсчет трех рабочих дней ведется по табелю учета рабочего времени: это те дни, когда сотрудник находится на своем обычном рабочем месте. Если работник сразу после командировки ушел в отпуск, заболел или отправился в следующую служебную поездку, авансовый отчет он должен будет представить в течение трех рабочих дней по выходе на работу.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются в расходы все затраты на командировку (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Организация может в собственном положении о подотчетных суммах установить срок для внесения в кассу сотрудником недоиспользованных подотчетных сумм, т.к. законодательно установлен только срок подачи авансового отчета.
Работодатель может по собственной инициативе дать работнику время на сбор необходимых средств, если оставшаяся сумма израсходована им на личные цели. Если недоиспользованный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0). Когда же отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.
До решения вопроса о погашении долга по подотчетным суммам он числится за работником по счету расчетов с подотчетными лицами (дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами") и в доход работника не включается. Только если долг "прощен", его следует отнести на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и включить в доход сотрудника, обложив НДФЛ и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование в данном случае начислять не нужно, так как суммы, о которых идет речь, не включаются в расходы в целях налогообложения прибыли.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Для завершения расчетов с работником по загранкомандировке при условии, что под отчет сотруднику была выдана валюта РФ, а расходы он понес в иностранной валюте, пересчет сумм расходов в рублевый эквивалент производится по установленному Банком России курсу (кросс-курсу) соответствующей валюты на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (см. Письмо Минфина России от 1 февраля 2005 г. N 07-05-06/32), как не имеет значения и курс, актуальный на дату совершения трат (например, на дату оплаты гостиницы или счета в ресторане и т.п.).
Оплата труда в период командировки
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, выплачивается за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения). Таким образом, выплаты производятся только за отработанные в командировке дни, а не за все календарные дни нахождения к командировке.
Средний заработок в данном случае исчисляется с учетом положений ст. 139 ТК РФ исходя из 12-месячного расчетного периода. Названная статья разрешает работодателю в коллективном договоре предусмотреть и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. С помощью этого механизма можно существенно упростить расчет зарплаты за период командировки. В то же время организация должна обеспечить расчет именно среднего заработка, а не просто сохранять зарплату за период командировки. Роструд разъяснил: возможно, что в отдельных случаях "текущая" заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке, однако выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса. Таким образом, за дни нахождения работника в служебной командировке ему следует выплачивать средний заработок, определяемый в установленном порядке (Письмо от 5 февраля 2007 г. N 275-6-0).
Исчисление среднего заработка производится по правилам Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Если в период командировки работник привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, оплата его труда производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, а именно в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
Оплата за такие дни производится не менее чем в двойном размере:
- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
- работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Дни нахождения в пути считаются отработанными и подлежат оплате, даже если это были выходные или праздничные дни (п. 9 Положения).
По желанию командированного работника, выраженному его письменным заявлением, взамен повышенной оплаты ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Когда работник прибыл к месту командировки, приходящиеся на период его нахождения там выходные и праздничные дни ни оплате, ни компенсации отгулами по возвращении обычно не подлежат. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни или режим работы в месте командировки непрерывный, то при представлении им соответствующих справок или иных аналогичных документов, подтверждающих факт привлечения командированного к работе в праздничный или выходной день, ему причитается компенсация за работу в эти дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
Особенности возмещения командировочных расходов
Работникам возмещаются расходы по проезду, бронированию и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации - как при командировках по России, так и за рубеж (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11 - 14, 16 - 18, 20 - 24 Положения).
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Размеры всех расходов, связанных с командировкой, определяются только коллективным договором или локальным нормативным актом.
Ввиду того что нормы ТК РФ и Положения распространяются на организации всех организационно-правовых форм и форм собственности независимо от источников финансирования их деятельности, вероятно, последует отмена нормативных актов, устанавливающих нормы возмещения командировочных расходов работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета (Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", от 26.12.2005 N 812 (ред. от 28.03.2008, с изм. от 12.08.2008) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н (ред. от 12.07.2006) "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета").
Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
К транспорту общего пользования относится и такси (ст. 789 ГК РФ).
Таким образом, ввиду того что в Положении не предусмотрено, как это было в Инструкции N 62, что работодатель оплачивает передвижение на транспорте, кроме такси, оплата услуг такси становится экономически обоснованным расходом. В то же время работник должен представить к авансовому отчету документы на оплату проезда на такси; причем при наличной оплате это должен быть кассовый чек (Письмо Минфина России и ФНС России от 26 ноября 2007 г. N 06-6-10/526@).
Ранее контролирующие органы, ссылаясь на п. 12 Инструкции Минфина России от 7 апреля 1988 г. N 62, прямо указывали, что расходы на такси работнику возмещаются, только если подтверждена экономическая целесообразность таких расходов (то есть налогоплательщик может обосновать, почему проезд общественным транспортом был невозможен или, например, небезопасен, если работник перевозил какие-либо материальные ценности) (Письма Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/2/82, от 13 апреля 2007 г. N 03-03-06/4/48, от 5 июня 2006 г. N 03-05-01-04/148).
С введением Положения необходимость такого обоснования отпала.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации и за рубежом возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом, возмещаются также расходы по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути (п. п. 13, 14 и 21 Положения).
Исходя из формулировок Положения, работодателю необходимо определить предельные значения компенсаций расходов, в том числе по найму жилого помещения.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).
Это не новое правило. Аналогичное находим в п. 15 Инструкции N 62.
Однако эта норма касается только командировок по России: п. 20 Положения определяет, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения). Такие расходы могут быть учтены при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. п. 17 и 18 Положения).
Напомним, что с 2009 г. нормирование суточных в целях налогообложения прибыли отменено: в расходы можно отнести всю сумму суточных, выплачиваемых работнику, установленную локальным нормативным актом или коллективным договором организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в ред. Федерального закона от 22 июля 2008 г. N 158-ФЗ).
Пункт 3 ст. 217 НК РФ определяет, что в числе расходов на командировки не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более:
- 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
- 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование сумма суточных не облагается независимо от величины: в силу формулировки пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Нормы для целей ЕСН не установлены (для всех организаций, кроме финансируемых из федерального бюджета), поэтому с учетом ст. 168 ТК РФ суточные не облагаются ЕСН в размерах, установленных локальными нормативными актами или коллективным договором.
Оплата временной нетрудоспособности,
наступившей в командировке
Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения).
Инструкция N 62 ограничивала срок оплаты гостиницы и выплаты суточных в подобных случаях двумя месяцами.
Теперь этот срок законодательно не ограничен.
За период временной нетрудоспособности, наступившей в командировке, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Выплатить пособие можно будет только в случае представления работником листка нетрудоспособности общеустановленного образца.
Если работник заболел (получил травму) в период заграничной командировки, документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан в период их пребывания за границей (после легализированного перевода), по решению врачебной комиссии медицинской организации могут быть заменены на листки нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца (при личном обращении граждан в медицинскую организацию или по месту работы). Только после такой замены пособие может быть выплачено (п. 8 Приказа Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 "О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").
Согласно п. 75 этого же Приказа ввиду того, что командированный работник оформляет листок нетрудоспособности, находясь вне места постоянной регистрации, в строке "Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства" указывается дата начала и окончания периода нетрудоспособности, ставится подпись главного врача или его заместителя и печать медицинской организации. Листок, не имеющий круглой печати и подписи главного врача, считается неверно оформленным и оплате не подлежит.
М.А.Климова
К. э. н.,
независимый консультант
по налогообложению
Подписано в печать
21.11.2008