Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам Журнал видачі довідок на зброю титульний лист

Шановні колеги, ми випустили "порожній" журнал – із незаповненими шапками граф.

Якщо Ви вирішили завести журнал обліку/реєстрації будь-яких документів чи подій, який важко знайти у продажу, Ви можете придбати наш «порожній» журнал та заповнити «шапки» його граф по-своєму.

Зразки заповнення змістовної частини журналів ми наводимо нижче:

• Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам
• Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам
• Журнал реєстрації службових завдань
• Журнал реєстрації актів
• Журнал реєстрації службових записок(доповідних записок, пояснювальних записокта ін.)
• Журнал реєстрації та обліку особистих карток

Журнал «порожній» – із незаповненими шапками граф випущений у зручному форматі (А4, книжковий).

Обкладинка щільна довговічна (щільний глянсовий картон 300 г + ПВХ).

Папір білий якісний 80 г. 72 сторінки

Розлінівка чітка. У цьому рядки збігаються. Понад 2100 рядків для записів. Ширина граф зручна.

Титульна сторінка «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф виглядає наступним чином:

Таким чином, на титульній сторінці «порожнього» журнал – із незаповненими шапками граф самостійно заповнюється найменування роботодавця, а також пишеться, що реєструється/враховується у журналі. Наведемо приклади.

Приклад 2

Графа «Почато: «___»_________20___г.» заповнюється під час відкриття журналу. Графа «Закінчено: «___»_________20___г.» заповнюється під час закриття журналу.

На другій та третій сторінках журналу розміщено розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу».

Решта сторінок журналу містить порожні графи – по 5 граф на кожній сторінці. Перша графа трохи вже, решта – однакової ширини. Крім рядка-«шапки» на кожній сторінці 30 рядків для заповнення.

Якщо Ви хочете вести журнал, що має мало граф (1-5), можна робити записи на кожній сторінці. Якщо Ви плануєте вести журнал, що має більше граф (6-10), то його можна вести «на розворот», рядки на сторінках ліворуч і праворуч знаходяться рівно один навпроти одного.

Приклади заповнення змістовної частини «порожнього» журналу – із незаповненими шапками граф

Приклад 1. Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам

Приклад 2. Журнал реєстрації службових завдань

Приклад 3. Журнал реєстрації та обліку документів, виданих працівникам

Приклад 4. Журнал реєстрації актів

Приклад 5. Журнал реєстрації службових записок (доповідних записок, пояснювальних записок та ін.)

Приклад 6. Журнал реєстрації та обліку особових справ

Приклад 7. Журнал реєстрації та обліку особистих карток

«Порожній» журнал – із незаповненими шапками граф пронумеровується самостійно. Крім того, журнал прошивається, опечатується та засвідчується керівником організації (або іншою повноважною особою), якщо це встановлено у роботодавця на локальному рівні (наприклад, інструкцією з кадрового діловодства). У такому разі на останній сторінці журналу про це можна зробити відповідні записи.

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Читайте про те, як його правильно заповнювати та вести, скачайте зразок

Читайте у нашій статті:

Як заповнити та вести журнал реєстрації довідок

Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, полегшує пошук потрібної інформації та дозволяє робити вибірки для статистики. Крім того, керівник, ґрунтуючись на реєстрі, може здійснювати контроль за виконанням відповідних завдань для визначення обсягу виконаних видів робіт, оцінки ефективності роботи відділу кадрів тощо.

Затвердженої форми журналу реєстрації довідок у 2020 році не існує, кожне підприємство має право вести його у довільній формі. Можна придбати готовий формуляр та заповнювати його, можна самостійно скласти свій за нашим зразком, роздрукувавши бланк.

Деякі підприємства ведуть облік виданих довідок у електронному вигляді, використовуючи MS Excel або спеціальні програми для організації документообігу.

У якому б журнал не існував в організації, його структура буде якщо не однаковою, то дуже схожою. При великій кількості оформлюваних документів припустимо організувати їх диференційований облік - наприклад, за видами, підрозділами тощо.

Якщо діловод складає журнал самостійно, він може використовувати простий зошит формату А4, озаглавити його відповідним чином із зазначенням назви підприємства, а також відзначити на обкладинці дату початку обліку та залишити місце для подальшої дати його закінчення.

У журналі реєстрації довідок у 2020 році бажано пронумерувати сторінки, прошити його, зробивши засвідчувальний напис «у журналі прошито та скріплено кількість аркушів», завізувати підписом керівника та поставити друк.

На першому аркуші розташовуватиметься розділ «Працівники, відповідальні за ведення журналу», залежно від обсягів підприємства можна виділити на нього 2-3 аркуші.

Журнал існує в єдиному екземплярі, тому його веденням займається одноразово одна людина. Зазвичай це кадровий працівникабо ж секретар-діловод. Складнощів із заповненням розділу виникати не повинно. Оформляється він у вигляді зручної таблички зі стовпцями:

• номер по порядку;
• початок роботи із журналом;
• закінчення роботи;
• ПІБ відповідальної особи;
• його посада;
• реквізити наказу керівника, на підставі якого даного співробітникапокладено відповідальність щодо реєстрації;
• підпис.

Основний розділ формуляра також подається в табличному вигляді і містить такі відомості:

• номер рядка. Для кожного виданого документа призначено окремий рядок, без перепусток між ними, щоб уникнути реєстрації "заднім числом";
• дата видачі довідки, яка збігається з датою, зазначеною на самому документі;
• ПІБ працівника, який запросив документ, його посаду;
• зміст документа (про розмір зарплати, про відрахування до ПФ, про період роботи тощо);
• ПІБ та посада працівника;
• ціль видачі, місце надання;
• розпис прохача в отриманні. Якщо документ не передавався особисто до рук, необхідно записати, яким чином його було передано співробітнику (замовний лист, кур'єр);
• доцільно створити додаткову графу для приміток у нестандартних випадках (наприклад, для внесення до неї вихідного реквізиту, якщо є)

Послідовність колонок та заголовки граф мають бути ідентичними на кожному розвороті. Коли журнал закінчується, його відправляють до архіву та заводять новий. І тут необхідно означити нумерацію томів у хронологічному порядку.

Виправлення помилок

Виправлення журналу реєстрації довідок допустимі. Помилковий запис перекреслюється акуратною лінією, а правильна інформація записується або вище закресленої, або, якщо дозволяє місце, рядком нижче (без присвоєння цьому рядку нового порядкового номера).

Якщо спочатку верстається самостійно, розумно буде не економити паперовий простір і робити рядки побільше по висоті, тоді при необхідності внести виправлення, не доведеться дрібніти, і помарок не виглядатиме нерозбірливим і неакуратним.

Зверніть увагу

Втратили чи зіпсували кадровий документ? про те, що робити в таких ситуаціях, що відновлено і як, а що вже не відновити

Оформивши виправлення за всіма правилами, необхідно проставити поряд з ним напис «Виправленому вірити», а також підписи осіб: відповідального за ведення журналу і видав довідку (якщо це одна й та сама людина, зрозуміло, підпис буде лише один).

Скільки зберігати журнал

Відповідно до п. "ж" ст. 358 "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій", із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.00, для журналів обліку довідок та копій документів встановлено термін зберігання 3 роки (з дати закриття).

1. Трудову та санітарну (за наявності) книжки.
2. Відомості про суму заробітної плати.
3. Відомості про страховий стаж та персоніфіковані відомості про застраховану особу.
4. Копії актів, розпоряджень та наказів про трудової діяльностіщо йде.

Усі документи, що видаються під час звільнення, мають бути заповнені та завірені печаткою організації.

Трудова книжка

Це основний документ про трудову діяльність та стаж людини. У разі затримки у видачі роботодавець може бути оштрафований на суму до 50 000 рублів.

Видача документів при звільненні, особливо бланків трудової та особистої медкнижок, має фіксуватися у спеціальних журналах.

Особиста медична книжка

Усі працівники, які пов'язані з виробництвом, зберіганням, транспортуванням та реалізацією харчових продуктів, питної води, вихованням та навчанням дітей, комунальним та побутовим обслуговуванням населення, повинні мати медкнижки. При розірванні трудового договоруроботодавець зобов'язаний віддати медкнижку, навіть якщо вона була оформлена за його рахунок. Детальні роз'яснення про особисту медкнигу можна прочитати у листі Росспоживнагляду від 10.11.2015 № 01/13734-15-32.

2-ПДФО

Містить відомості про суму доходу з початку календарного року та на дату припинення контракту включно. Компенсація за невикористану відпустку у довідці відображається, а ось суму вихідної допомоги (якщо є), яка не оподатковується ПДФО, до довідки не включається (докладніше див. Лист Мінфіну від 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Довідка про заробітну плату

Видається за формою, затвердженою Наказом Мінпраці від 30.04.2013 № 182н. Включає в себе відомості про персональні дані працівника та суму його заробітку за поточний та два попередні роки.

СЗВ-М

У цю форму включаються відомості протягом місяця, у якому людина йде, у четвертому розділі зазначаються лише дані про звільненому.

Форма звіту

Довідка про страховий стаж

Тут необхідно вказати відомості про обчислені, утримані та перераховані додаткові страхові внески на накопичувальну частину трудової пенсії. Цей обов'язок встановлено Федеральним закономвід 30.04.2008 № 56-ФЗ.

Персоніфіковані дані про застраховане

Заповнюється третій розділ. Період - з початку кварталу за датою звільнення.

Інші документи

Які документи потрібні при звільненні співробітника у кожному конкретному випадку, вирішує сам співробітник (за винятком обов'язкових до видачі — усі, вказані вище). Наприклад, колишній працівникможе захотіти мати в собі всі копії нормативних актів, пов'язаних із його службовою діяльністю:

• про прийом;
• переміщенні;
• перекладах;
• звільнення і т.д.

Якщо працівник письмово запросив усі ці розпорядження та накази до дати відходу, ці копії треба видати в останній день служби. Якщо людина запросила їх після свого відходу, відділ кадрів має три дні, щоб підготувати необхідні копії.

Передача справ

Коли співробітник залишає компанію, організація, звичайно, зобов'язана зробити з ним розрахунок і видати оригінали та копії документів, зазначені вище, однак у деяких випадках працівник також зобов'язаний зробити деякі дії, наприклад:

• оформити;
• передати справи, які були в роботі.

Ці випадки не регламентовані законодавчо, але деяких випадках, наприклад, коли здійснюється , необхідні.

Розгорнути ▼

Форма журналу обліку видачі медичних довідок відповідає Додатку 1.2 до Наказу Комітету з охорони здоров'я Адміністрації Санкт-Петербурга від 20.12.1999 N 270-п та Головного управління внутрішніх справ Санкт-Петербурга та Ленінградської області від 28.02.2000 N 140
Порядок оформлення журналу обліку видачі медичних довідок:
1. Журнал обліку видачі медичних довідок заповнюється акуратно, розбірливим почерком синім, фіолетовим або чорним чорнилом (пастою) російською мовою.
2. У графі 1 – ставиться порядковий номер виданої довідки щодо наростаючої.
3. У графах 2, 3, 4 – записується прізвище, ім'я, по батькові водія (кандидата у водії транспортних засобів (повністю)).
4. У графі 5 – записується дата народження водія (кандидата у водії) транспортних засобів.
5. У графі 6 – записується адреса реєстрації (прописка) водія (кандидата у водії) транспортних засобів.
6. У графах 7; 8; 9; 10; 11; 12 – вказується заявлений обсяг обстеження (тобто категорії транспортних засобів, які хоче отримати водій (кандидат у водії). Якщо дозволено керування транспортними засобами, що не підпадають під жодну з категорій транспортних засобів, то вписується номер дозволеного пункту дозвільної частини довідки.
7. У графі 13 – ставиться підпис водія (кандидата у водії) транспортних засобів, який заявив зазначений у пункті 6 обсяг обстеження.
8. У графі 14 – зазначаються серія та номер довідки, що видається.
9. У графі 15 – зазначається дата видачі медичної довідки.
10. У графі 16 – вписується висновок комісії (коротко) із зазначенням категорії.
11. У графі 17 – зазначається прізвище та ініціали голови комісії, який видав висновок медичної комісії.
12. У графі 18 – зазначаються особливі позначки (напрямок на КЕК; направлення на додаткове обстеження; інші).
13. У графі 19 – ставиться підпис водія (кандидата у водії) транспортних засобів, який отримав довідку.
Журнал обліку видачі медичних довідокмістить графи:
1. № п/п
2. Прізвище
3.Ім'я
4.По батькові
5.Дата народження
6. Адреса реєстрації
7-12. Заявлений обсяг обстеження
- А
- У
- З
- Д
- Е
- N
13. Підпис обстежуваного
14. Серія та номер довідки
15. Дата видачі довідки
16. Висновок комісії
17. П.І.Б. голови комісії
18. Особливі позначки
19. Підпис обстежуваного

Ще сумніваєтеся, де купити та замовити якісні? Тільки у нас!
Ми доставляємо замовлення не тільки по Москві та області, а й по всій Росії.
Скориставшись Ви налаштуєте потрібну кількість сторінок, обкладинку, логотип і т.д.