Зразкова інструкція з діловодства у навчальному закладі. Інструкція з діловодства в освітній організації (2136). Гаоу дпо «сарипкіпро» методичні рекомендації з атестації педагогічних працівників державних та муніципальних

Що таке діловодство та документообіг (2019)? Навчальний посібник, так само як і сучасний економічний словник, визначає документообіг як рух документів між їх укладачами та виконавцями з інформаційних технологічних ланцюжків, що дає змогу поінформувати всіх зацікавлених осіб, довести до них прийняті рішення, здійснювати облік та контроль. У свою чергу діловодство – це заходи щодо ведення, оновлення та контролю за документацією.

Оскільки значення інформації в сучасному світі та бізнесі важко переоцінити, діловодству та документообігу організації відводиться важлива роль. Найчастіше від чіткості та ясності формулювань, швидкості проходження паперів залежить правильність прийняття рішень та кінцевий результат.

Виділяють три види документопотоку:

вхідний (що надходить до організації);
вихідний (спрямований з організації);
внутрішній (документація, створювана та використовувана працівниками в управлінському процесі).

Етапи роботи

p align="justify"> Робота з документами в організації ділиться на етапи.

Для вхідних:

прийом та первинна обробка;
попередній розгляд діловодом;
реєстрація;
розгляд керівництвом організації та направлення на виконання;
контроль виконання.

Для вихідних:

розробка, оформлення;
реєстрація;
відправлення.

Для внутрішніх:

розробка, оформлення;
реєстрація;
обробка, виконання, підготовка відповідей;
контроль виконання.

Для всіх:

облік та аналіз обсягів документообігу;
зберігання.

Швидкість проходження етапів залежить від правильності оформлення паперів, і навіть від затверджених у створенні норм документообігу. Зразок положення про документообіг в організації (2019) можна завантажити нижче.

ГОСТи з діловодства 2019

Вимоги до оформлення офіційних документів в даний час сформульовані в національному стандарті Російської Федерації. Він змінив державний стандарт Російської Федерації ГОСТ Р 6.30-2003.

Знайомство з ГОСТом з діловодства, з погляду, корисно розпочати з вивчення термінології, яку докладно описує інший національний стандарт — (ГОСТ діловодство і архівне справа), оскільки ці знання допоможуть правильно розуміти і використовувати професійну лексику.

У ньому визначено поняття, що використовуються у статті:

Документ - зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Оформлення документа - проставлення на документі необхідних реквізитів.
Реквізит документа – елемент оформлення документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Діловодство-2019: нові вимоги до оформлення паперів

Зважаючи на описані визначення, розглянемо правила оформлення офіційних паперів.

Для тих, хто дізнався про існування стандарту в галузі діловодства з цієї статті, буде корисним докладний розбір розділів ГОСТу. Для досвідчених діловодів пропонуємо ознайомитися із змінами, які набули чинності з 01.07.2018 разом із .

Відразу привертає увагу новий важливий розділ «Загальні вимоги до створення документів», який систематизує та описує правила, що стосуються всіх видів реквізитів, у тому числі тексту:

номери сторінок;
кращі гарнітури та розміри шрифтів;
абзацний відступ;
величина міжрядкового інтервалу, інтервалів між літерами та словами;
вирівнювання тексту;
максимальна довжина рядка при кутовому та поздовжньому розташуванні;
правила виділення напівжирним текстом;
оформлення титульного листа.

Усі зміни спрямовані на удосконалення вимог. Розширено перелік реквізитів, до нього додано:

гриф обмеження доступу;
відмітка про електронний підпис;
найменування структурного підрозділу - автора документа;
найменування посади особи - автора документа.

Деякі реквізити об'єднані в один, наприклад, реквізит «довідкові дані про організацію» може включати не лише поштову адресу та номер телефону, але й ОКПО, ОГРН, ІПН/КПП.

Розділ «Оформлення реквізитів» доповнено правилами використання вступних звернень та заключної етикетної фрази, електронного підпису, а також підпису особи, яка виконує обов'язки керівника.

Зразок оформлення наказу згідно з ГОСТом (2019 р.)

Телефонограма (див. додаток 16) складається в одному примірнику обсягом не більше 30 слів і передається по телефону безпосередньо із структурних підрозділів. У ній вказуються дата і час передачі, прізвище особи, яка прийняла та передала її. У телефонограмах рекомендується уникати складних слів і складних оборотів. Якщо телефонограма призначається кільком адресатам, додаються список та номери телефонів, за якими вона передається. 6.3. Засоби факсимільного зв'язку призначені для оперативної передачі та прийому текстів документів; при цьому інформація, що передається та приймається каналами факсимільного зв'язку, не вважається документом, що має юридичну силу (див. додаток 15), якщо інше не передбачено у укладених з контрагентами договорах. Отримати повний текст 6.4.

Інструкція з діловодства

Номенклатура справ складається в кожному структурному підрозділі ГУ ТОКГ на майбутній період (додаток 18) складається в останньому кварталі поточного року за участю діловода. Індекс справи підрозділу і двох чисел, записаних через дефіс: перше — індекс структурного підрозділи (додаток 3), друге – номер у порядку справи. Заголовок справи (тома) є загальне коротке найменування подшиваемых у справу (тому) документів.

Кількість томів, що підшиваються за півріччя, квартал або місяць року залежно від обсягу документів залежності, що підшиваються, вказується у графі 3 форми. 8.2. Номенклатури справ діють протягом кількох років, підлягають перескладання і узгоджуються наново у разі докорінної зміни функцій управлінь, відділів чи структури.

Як розпочати кадрове діловодство з нуля у бюджетній установі?

N 152-ФЗ «Про персональні дані», від 02.05.2006 N 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації», від 27.07.2006 N 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації», від 27.12 .2002 N 184-ФЗ «Про технічне регулювання» (в ред. від 01.12.2007), від 22.10.2004 N 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (в ред. від 13.05.2008) (далі - Закон) N 125-ФЗ); - Закон РФ від 25.10.1991 N 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» (в ред. від 11.12.2002); - частина 4 ЦК РФ; - постанови Уряду РФ від 27.12.1995 N 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток та бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації» (в ред. від 14.12.2006), від 17.06.2004 N 290 «Про Федеральне архівне агентство» (в ред.

Організація діловодства у бюджетній установі

Документ може бути підписаний виконувачем обов'язків посадової особи із зазначенням її фактичної посади та прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник «За», підпис від руки «Зам.» Або косу межу перед найменуванням посади. 5.4. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається.

Важливо

При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження. При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні. Отримати повний текст 5.5. При затвердженні документа наказом, рішенням, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), найменування затверджуючого документа у називному відмінку, його дати та номера.

Основи держави

Проходження, розгляд та виконання документів засвідчується відмітками про надходження, реєстрацію, направлення, порядок виконання, контроль, передачу, списання до архіву. Усі позначки датуються та підписуються, підпис розшифровується. 2.1.4. Організація документообігу всередині підрозділів ГБУК ТОКГ покладається на керівника підрозділу під його особисту відповідальність.
2.1.5. Директор ГБУК ТОКГ через покладені на нього посадові обов'язки має право підпису всіх документів, що беруть участь у документообігу установи. Особи, які мають право підпису на платіжних документах за безготівковим розрахунком через кредитні установи, визначені у картках зразків підписів. Розмежування права підпису документів до ГБУК ТОКГ між директором та заступником директора із загальних питань наведено у додатку № 4.
2.1.6.
Передача іншому виконавцю справ, ознайомлення з ними інших посадових осіб, видача їм довідок чи відомостей службового характеру, копій документів допускається лише за вказівкою заступника директора із загальних питань, який вживає заходів щодо охорони конфіденційності відомостей та несе персональну відповідальність за їх захист. 1.8. При звільненні або тимчасовій відсутності працівника (відпустка, відрядження і т. д.) усі невиконані документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки, що перебувають у нього, приймаються під відповідальність керівником підрозділу і передаються новопризначеному працівнику або іншому виконавцю з обов'язковою відміткою в книзі обліку , що ведеться у підрозділі. Передача документів з одного підрозділу до іншого здійснюється за мотивованою резолюцією керівника підрозділу в обов'язковому порядку за актом приймання-передачі справ через діловода.

Кореспонденція для відправки обробляються діловодом відповідно до Поштових правил і надсилається за призначенням того ж дня. Документи з позначками «Терміново» надсилаються негайно. 2.5.3. Перед упаковкою документів діловод перевіряє правильність написання адреси, наявність на документі номера, дати, підпису та обговорених у ньому додатків.

Документи, оформлені з порушеннями вимог цієї Інструкції та Поштових правил, повертаються до підрозділу на доопрацювання. 2.5.4. Вид відправки кореспонденції (з описом або без опису, нарочним, проста, замовна з простим або рекомендованим повідомленням, цінний лист, бандероль, посилка, експрес-пошта, фельдзв'язком) визначається керівником підрозділу. Вид відправлення зазначається у книзі реєстрації вихідної кореспонденції.

2.5.5. Документи, що надсилаються одному й тому адресату, вкладаються в один конверт.

Інструкція з ведення діловодства у бюджетних установах

Результати роботи комісії оформлюються актом, що затверджується керівником підприємства. Посадові особи, які мають право накласти адміністративний штраф Наказом Росархіву N 18*(6) затверджено перелік посадових осіб органів управління архівним фондом, уповноважених складати протоколи про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 13.20 КпАП. До них належать: - керівник Росархіву, його заступники; - керівники структурних підрозділів Росархіву, їх заступники; - керівники архівних органів суб'єктів РФ, їх заступники; - керівники структурних підрозділів архівних органів суб'єктів РФ, їх заступники. Зазначені посадові особи також можуть залучати до адміністративної відповідальності за такими статтями КоАП РФ:- частина 1 ст.

Інструкція з ведення діловодства у бюджетній установі

Вимоги до оформлення документів» (прийнято та введено в дію Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 N 65-ст). * (2) «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. ГОСТ Р 51141-98 »(утв. Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 N 28). * (3) ГОСТ 6.10.4-84. «Уніфіковані системи документації. Надання юридичної сили документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки.
Основні положення» (утв. Постановою Держстандарту СРСР від 09.10.1984 N 3549). * (4) Постанова Держстандарту РФ від 26.12.1994 N 367 «Про прийняття та введення в дію Загальноросійського класифікатора професій робочих, посад службовців-і тарифних 94» (ред.
НК РФ встановлює обов'язок платника податків протягом чотирьох років забезпечувати збереження даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, у тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату ( утримання) податків;- стаття 17 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» від 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. від 03.11.2006) передбачає обов'язок організацій зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом термінів, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років. Термін зберігання документа обчислюється з 1 січня року, наступного за роком, коли документ був оформлений.

внутрішній опис документів справи;
особистий листок з обліку кадрів;
анкета;
автобіографія;
заяву про прийняття на роботу;
копія документа, що засвідчує особу;
копія страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування;
копія ІПН;
посадова інструкція;
копії документів про освіту;
характеристики та рекомендаційні листи;
особисті заяви працівника;
трудовий договір;
копії наказів з особового складу, що стосуються цього працівника;
атестаційні листи;

"Установи культури та мистецтва: бухгалтерський облік та оподаткування", 2007, N 9

Діловодство в установі культури необхідно вести з дотриманням певних вимог, за невиконання яких передбачено відповідальність: уповноважені органи можуть перевірити роботу з документами. Розглянемо нормативно-правову базу організації діловодства в установі культури та можливі санкції за порушення чинного порядку.

Нормативно-правова база організації діловодства

Організація роботи з документами спрямована на створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами та включає організацію документообігу (руху документа з моменту створення або отримання до виконання або відправлення), зберігання документів та їх використання.

Під документообігом розуміється рух документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Діловодством називають галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами.

Документом є зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Офіційні документи створюються юридичними чи фізичними особами, оформлюються та засвідчуються в установленому порядку. До офіційних документів відносять: управлінські, наукові, технічні, виробничі та ін.

Важливе місце серед офіційних документів посідають управлінські документи, що є основою документації будь-якої установи культури. Склад управлінських документів визначається компетенцією та функціями закладу культури, порядком вирішення питань (єдиноначальність чи колегіальність), обсягом та характером взаємозв'язків як у самій організації (структура установи, кількість та функції заступників та ін.), так і з іншими організаціями (вищими органами, громадськими) структурами тощо). Усі документи оформляються відповідно до вимог державних стандартів та, за винятком фінансово-бухгалтерських та обліково-статистичних, належать до системи організаційно-розпорядчої документації.

При організації діловодства у закладі культури необхідно насамперед враховувати такі нормативні правові акти:

Федеральний конституційний закон від 25.12.2000 N 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації";
Федеральний закон від 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональні дані";
Федеральний закон від 02.05.2006 N 59-ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян";
Федеральний закон від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації";
Федеральний закон від 27.12.2002 N 184-ФЗ "Про технічне регулювання";
Закон РФ від 25.10.1991 N 1807-1 "Про мови народів Російської Федерації";
Закон РФ від 23.09.1992 N 3520-1 "Про товарні знаки, знаки обслуговування та найменування місць походження товару";
Закон РФ від 23.09.1992 N 3523-1 "Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин та баз даних" та ін;
Федеральний закон від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (далі - Федеральний закон N 125-ФЗ);
Постанова Уряду РФ від 27.12.1995 N 1268 "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток та бланків із зображенням Державного герба Російської Федерації";
Постанова Уряду РФ від 17.06.2004 N 290 "Про Федеральне архівне агентство";
Розпорядження Уряду РФ від 21.03.1994 N 358-Р "Про забезпечення безпеки документів за особовим складом";
Наказ Мінкультури Росії від 08.11.2005 N 536 "Про Типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади" (далі - Типова інструкція з діловодства);
Перелік типових управлінських документів, що утворюються у діяльності організацій, затверджений Рішенням Росархіву від 06.10.2000 (далі – Перелік типових управлінських документів);
Зразкове положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства, затверджене Наказом Росархіву від 19.01.1995 N 2;
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання, затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988;
Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 N 105 (далі - Положення про документи та документообіг);
ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;
ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення та ін;
ГОСТ 6.01.1-87. Єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації;
ГОСТ 6.10.3-83. Уніфіковані системи документації. Запис інформації уніфікованих документів у комунікативному форматі;
ГОСТ 6.10.4-84. Уніфіковані системи документації. Надання юридичної сили документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні засади.

Також у процесі роботи з документами використовуються:

уніфіковані системи документації:

організаційно-розпорядчої документації;
фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ;
звітно-статистичної документації;
документації з праці та ін;

загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації:

Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД);
Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій (ОКПО);
Загальноросійський класифікатор галузей народного господарства (ОКОНГ);
Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР) та ін;

відомчі правові акти нормативного та інструктивного характеру:

Наказ Роскультури від 08.06.2006 N 243 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апараті Федерального агентства з культури та кінематографії";
Наказ Мінкультури Росії від 28.07.2006 N 377 "Про Інструкцію з діловодства у Міністерстві культури та масових комунікацій Російської Федерації" та ін.

Загальні правила виготовлення документів та оформлення окремих реквізитів описуються у державних стандартах. В даний час діє ГОСТ Р 6.30-2003, який визначає:

склад реквізитів (окремих елементів) документів;
вимоги щодо оформлення реквізитів документів;
вимоги до бланків та оформлення документів;
вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків із відтворенням Державного герба РФ, гербів суб'єктів РФ.

Незважаючи на те, що ГОСТ Р 6.30-2003 регламентує оформлення документів, що належать тільки до системи організаційно-розпорядчої документації (накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін.), правила та вимоги, закладені у стандарті, мають універсальний характер і можуть застосовуватись для оформлення інших документів

Типова інструкція з діловодства, на підставі якої видаються інструкції державних та муніципальних органів виконавчої влади, включає як загальний порядок підготовки та оформлення документів, так і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, розпорядження, інструкції, протоколу, службових листів та інших видів документів. У ній описано процедуру реєстрації документів, побудову пошукових систем для довідкової роботи, організацію контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ та передачу їх на архівне зберігання. . У Додатку надано форми номенклатури справ, акта про виділення документів до знищення, описів та ін. Тим самим ця Інструкція відображає практично всі питання організації діловодства, і на її основі створюються інструкції органами місцевого самоврядування. Також вона може бути покладена в основу розробки інструкції з діловодства конкретного закладу культури.

Основні правила роботи архівів організацій<1>регламентують роботу з документами в архіві, а також:

вимоги до номенклатур справ, їх види, порядок їх складання, заповнення, ведення (розд. 3.4);
порядок формування справ у діловодстві (розд. 3.5);
організацію та порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві (розд. 2);
порядок виділення документів для знищення (розд. 2.4);
підготовку справ до передачі до архіву: оформлення справ (нумерація, підшивка, дооформлення обкладинки тощо), складання описів, передачу до архіву (розд. 3.6 та 3.7).

<1>Основні правила роботи архівів організацій схвалено Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.

Для закладів культури, які не передають документи на державне зберігання, а зберігають їх у себе, Основні правила роботи архівів організацій є базою для організації їхнього архіву.

Термін зберігання документів

Загальні вимоги щодо зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів визначено ст. ст. 16 – 20 Федерального закону N 125-ФЗ.

В даний час документи зберігаються відповідно до термінів, регламентованих архівним законодавством у Переліку типових управлінських документів, Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання, з наступними змінами та доповненнями, ст. 23 НК РФ та ст. 17 Федерального закону N 129-ФЗ<2>.

<2>Федеральний закон від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік".

Строк зберігання документа обчислюється з 1 січня року, наступного за роком, коли документ було оформлено. Відповідно до вимог ст. 23 НК РФ зберігання документів, необхідних для обчислення та сплати податків, а також документів, що підтверджують отримані доходи та вироблені витрати та сплачені податки, має бути забезпечено протягом чотирьох років.

Строки зберігання трудових книжок встановлені у п. 43 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців<3>: трудові книжки і дублікати трудових книжок, не отримані працівниками під час звільнення або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються протягом двох років у кадровій службі організації окремо від інших трудових книжок. Після закінчення зазначеного терміну незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а потім підлягають знищенню в установленому порядку.

<3>Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, утв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 "Про трудові книжки".

Переліком типових управлінських документів визначено такі терміни зберігання окремих первинних документів, зокрема:

особових рахунків працівників – 75 років (п. 153);
документів (актів, відомостей, листування) про взаємні розрахунки та перерахунки між організаціями - п'ять років (п. 151);
первинних документів та додатків до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції та з'явилися підставою для бухгалтерських записів (у тому числі касових, банківських документів, корінців банківських чекових книжок, ордерів, актів про приймання, здавання, списання майна та матеріалів, квитанцій, корінців до них , рахунків-фактур, накладних, авансових звітів та ін.), - п'ять років, а у разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих та судових справ вони зберігаються до винесення остаточного рішення (п. 150);
документів на видачу заробітної плати, допомоги, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат – п'ять років, а за відсутності особових рахунків – 75 років (п. 155);
довіреностей на отримання грошових сум та товарно-матеріальних цінностей, у тому числі анульованих довіреностей, - п'ять років, а у разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих та судових справ вони зберігаються до винесення остаточного рішення (п. 155);
документів (протоколів, актів, розрахунків, висновків) про переоцінку основних фондів, оцінку вартості майна організації – постійно (п. 166);
документів (актів, виписок банків, відомостей, розрахунків, листування) про амортизаційні відрахування - п'ять років (п. 167).

Підготовка документів та справ до постійного чи тимчасового зберігання

Закінчені діловодством справи після закінчення календарного року (або періоду, в якому вони сформувалися) мають бути оформлені та враховані.

Перед оформленням справ у разі потреби проводять додаткову систематизацію документів. Для цього документи знімають зі швидкозшивачів і розташовують у хронологічній послідовності, тобто у порядку, зворотному тому, що склався в поточному діловодстві (на початку справи - зверху - розташовується найраніший документ, наприкінці - найпізніший). Одночасно перевіряють документи на дублетність, належність до даного хронологічного періоду та даної справи, вилучають чернетки, зайві екземпляри тощо.

Оформлення справ (повне чи часткове) провадять залежно від термінів зберігання справ, зазначених у номенклатурі або визначених експертною комісією організації. Повному оформленню підлягають справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання. Частковому (неповному) – справи тимчасового зберігання (до 10 років включно). Повне оформлення справи включає:

нумерацію листів;
складання завірювального напису;
складання внутрішнього опису документів (у необхідних випадках);
палітурка або підшивку;
оформлення обкладинки.

При частковому оформленні допускається зберігати справи у скорозшивачах, не проводити додаткову систематизацію документів, листи не нумерувати, завірювальні написи не складати.

Передача справ до архіву та знищення документів

Після закінчення діловодного року на всі справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання складають опис. Описи узгоджують з архівними установами ті організації, що є джерелами комплектування державних архівів.

Для проведення експертизи цінності документів у кожній установі формується постійно діюча експертна комісія, склад якої затверджується наказом керівника. До складу комісії зазвичай входять:

заступник директора, відповідальний за діловодство;
спеціаліст, відповідальний за архів установи;
спеціаліст з навчальної, технічної та інших видів документації та ін.

Головою експертної комісії, як правило, призначається заступник директора, секретарем – секретар установи. Засідання комісії проводяться в міру потреби, але не рідше двох разів на рік і оформлюються протоколами. Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення затверджує керівник закладу культури.

Експертна комісія закладу культури щорічно затверджує річні розділи описів справ постійного зберігання. Відповідно до цих описів документи зазначеної установи надходять до державного архіву.

На підставі експертизи цінності документів та встановлених термінів зберігання експертна комісія закладу культури виділяє для знищення документи, що не підлягають зберіганню. Акти на справи, що підлягають знищенню, становлять, якщо термін зберігання справ закінчився 1 січня року, у якому складено акт. Справи, включені до актів, знищують після затвердження описів на справи постійного зберігання та описів справ за особовим складом.

Критеріями, на підставі яких здійснюється експертиза, є:

походження (роль та місце організації у системі державного управління, економіки, соціального життя суспільства, значущість її діяльності, час та місце утворення документів);
зміст (значимість події, явища, предмета та фактів, відображених у документах; значення зафіксованої в документах інформації, її повторюваність в інших документах; цільове призначення, вид та різновид конкретного документа);
зовнішні особливості (юридична достовірність - наявність необхідних підписів, печаток, дат, резолюцій, відміток про походження та виконання; особливості передачі тексту, фізичний стан матеріальної основи носія інформації, спосіб передачі).

Об'єктами розгляду експертної комісії є:

щорічно складена номенклатура справ;
опису справ постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання;
акти про анулювання документів;
зміна термінів зберігання документів, встановлених типовими та відомчими переліками документів (у бік збільшення строків), а також встановлення строків зберігання документів, які притаманні лише даній організації та переліками не передбачені;
нормативні документи щодо вдосконалення діловодства.

Протоколи експертної комісії про погодження (схвалення) номенклатури справ, описів справ постійного зберігання та за особовим складом, про встановлення строків зберігання документів, не передбачених чинними переліками Росархіву, акти про виділення документів до знищення затверджує директор установи культури лише після їх погодження з відповідним органом архіву служби. В організаціях, що не передають документи до державного архіву, акти про виділення документів до знищення розглядаються лише після складання річних розділів описів справ постійного зберігання та за особовим складом та їх затвердження директором установи культури.

Відповідальність за організацію зберігання документів

Відповідальність за організацію зберігання документів установи, включно з первинними обліковими документами, несе керівник закладу культури. Відповідальність за збереження первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе також головний бухгалтер.

Документація може бути втрачена внаслідок стихійного лиха або протиправних дій третіх осіб. Якщо документи зникли внаслідок чиїхось неправомірних дій (наприклад, розкрадання), то цей факт має бути підтверджений правоохоронними органами. Втрата документів внаслідок стихійного лиха також оформляється відповідними органами. При пожежі може бути довідка органів пожежного нагляду.

У разі втрати первинних облікових документів керівник організації відповідно до п. 6.8 Положення про документи та документообіг призначає своїм наказом комісію з розслідування причин втрати.

Відсутність первинних документів, що обґрунтовують здійснення будь-якої господарської операції, згідно зі ст. 120 НК РФ відноситься до грубих порушень правил обліку доходів та витрат, під якими розуміється відсутність первинних документів, або рахунків-фактур, або регістрів бухгалтерського обліку, систематичне (двічі і більше протягом календарного року) несвоєчасне або неправильне відображення на рахунках бухгалтерського обліку та у звітності господарських операцій, коштів, матеріальних цінностей, нематеріальних активів та фінансових вкладень платника податків.

За грубі порушення до організації можуть бути застосовані такі санкції згідно зі ст. 120 НК РФ:

якщо порушення скоєно протягом податкового періоду - штраф у вигляді 5000 крб. (П. 1);
якщо порушення скоєно протягом більш як одного податкового періоду - штраф у вигляді 15 000 крб. (П. 2);
якщо порушення спричинило у себе заниження податкової бази - штраф у вигляді 10% суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб. (П. 3).

Відповідно до ст. 111 НК РФ особа не підлягає відповідальності за вчинення податкового правопорушення, якщо буде встановлено, що вчинення ним діяння, що містить ознаки податкового правопорушення, було обумовлено надзвичайними та непереборними обставинами. Зазначені обставини встановлюються наявністю загальновідомих фактів, публікацій у ЗМІ та іншими способами, які не потребують спеціальних засобів доказування. Наприклад, не вважають обставинами непереборної сили пожежу, якщо не встановлено, що об'єкт, що згорів, не був оснащений необхідними засобами пожежної сигналізації, пожежогасіння тощо.

Відповідальність за недотримання посадовими особами організації безпеки документів встановлено також ст. 27 Федерального закону N 125-ФЗ: юридичні особи, а також посадові особи та громадяни, винні у порушенні законодавства про архівну справу в РФ, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством РФ.

Знищення документів без дотримання термінів їх зберігання є незаконним та тягне за собою адміністративну відповідальність. Відповідно до ст. 13.20 КоАП РФ встановлено адміністративні санкції порушення правил зберігання, комплектування, обліку чи використання документів як попередження чи накладання адміністративного штрафу громадян у розмірі від однієї до трьох мінімальних розмірів оплати труда; на посадових осіб – від трьох до п'яти мінімальних розмірів оплати праці. Справи про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 13.20 відповідно до ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ розглядаються світовими суддями.

Відповідно до ст. 5 Федерального закону N 82-ФЗ<4>базова сума, що застосовується для обчислення штрафів, розмір яких відповідно до законодавства РФ визначається в залежності від мінімального розміру оплати праці, в даний час становить 100 руб.

<4>Федеральний закон від 19.06.2000 N 82-ФЗ "Про мінімальний розмір оплати праці".

Адміністративна відповідальність на підставі ст. 15.11 КоАП РФ застосовується за грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів у вигляді накладання адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 20 до 30 МРОТ.

Також встановлено відповідальність за порушення порядку подання статистичної звітності, у тому числі і внаслідок втрати документів. Відповідно до ст. 3 Закону РФ від N 2761-1<5>установи відшкодовують в установленому порядку органам статистики збитки, які виникли у зв'язку з необхідністю виправлення підсумків зведеної звітності при поданні перекручених даних або порушенні термінів подання звітності.

<5>Закон РФ від 13.05.1992 N 2761-1 "Про відповідальність порушення порядку подання державної статистичної звітності".

Юридичні особи, їх філії та представництва, громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані представляти в Росстат, його територіальні органи та організації, що знаходяться у його віданні, а також інші федеральні органи виконавчої влади, відповідальні за виконання федеральної програми статистичних робіт, їх територіальні органи та підвідомчі організації статистичну інформацію, необхідну для проведення державних статистичних спостережень, за формами державного статистичного спостереження на безоплатній основі.

Основними вимогами для представлення зазначеної інформації є повнота, достовірність, своєчасність. Склад та методологія обчислення показників, коло суб'єктів, що представляють статистичну інформацію, адреси, терміни та способи її подання, які вказуються на бланках форм державного статистичного спостереження та в інструкціях щодо їх заповнення, є обов'язковими для всіх суб'єктів, що звітують.

Статистична інформація за формами державного статистичного спостереження може бути представлена суб'єктами, що звітують, безпосередньо або передана через їх представників, направлена у вигляді поштового відправлення з описом вкладення або передана телекомунікаційними каналами зв'язку. Датою подання статистичної інформації за формами державного статистичного спостереження вважається дата відправлення поштового відправлення з описом вкладення або дата її відправлення телекомунікаційними каналами зв'язку або дата фактичної передачі за належністю.

Поданням недостовірної статистичної інформації вважається неправильне відображення звітних статистичних даних у формах державного статистичного спостереження внаслідок порушення чинних інструкцій щодо заповнення форм державного статистичного спостереження, арифметичних чи логічних помилок. Суб'єкти, що звітують, подали недостовірну статистичну інформацію, не пізніше триденного терміну після виявлення цих фактів представляють виправлену статистичну інформацію територіальним органам та підвідомчим Росстату організаціям та іншим органам та організаціям, зазначеним в адресній частині форм, з копіями документів, що містять обґрунтування внесення виправлень.

При виявленні федеральними органами виконавчої влади, відповідальними за виконання федеральної програми статистичних робіт, та їх територіальними органами фактів порушення порядку подання статистичної інформації, необхідної для проведення державних статистичних спостережень, подання недостовірної статистичної інформації вони можуть за необхідності вносити до Росстату та його територіальних органів пропозиції про притягнення порушників до адміністративної відповідальності.

Адміністративну відповідальність за порушення порядку подання статистичної інформації визначено ст. 13.19 КоАП РФ, згідно з якою порушення посадовою особою, відповідальною за подання статистичної інформації, необхідної для проведення державних статистичних спостережень, порядку її подання, а також подання недостовірної статистичної інформації тягне за собою накладення адміністративного штрафу від 30 до 50 мінімальних розмірів оплати праці (тобто від 3000 до 5000 руб.).

О.Віфлеємський

директор

Нижегородського центру

економіки освіти

Інструкція
1.2. Інструкція інструкцієюподіловодству муніципальну освітніх, освітньо установ ...
Губернатор хабарівського краю розпорядження від 11 серпня 2006 р n 491-р про затвердження інструкції з діловодства в апараті
Інструкція
1.2. Інструкціярозроблена відповідно до Типової інструкцієюподіловодствув... об'єктів, що передаються в муніципальнувласність і т.д.); ПЛАНИ... освітніх, освітньо-оздоровчих та санаторно-оздоровчих установ ...
Типова інструкція щодо організації захисту освітніх установ від терористичних загроз та інших посягань екстремістського характеру
Інструкція
... діловодства. Наявність у освітньомуустановінаступної документації: - положення про організацію охорони та захисту освітньогоустанови; - інструкціїпопропускного режиму в освітньомуустанові ...
Основні вимоги до складання інструкцій з діловодства в організаціях
Інструкція
... Інструкціїподіловодствуу організаціях. Пам'ятка призначена для працівників державних архівів, муніципальнихархівних органів та установ... як нормативної бази в Інструкції(зокрема освітніхорганізацій) може бути...
Гаоу дпо «сарипкіпро» методичні рекомендації щодо атестації педагогічних працівників державних та муніципальних освітніх установ
Методичні рекомендації
6. Зразковапрограма самопідготовки по«Педагогіці» ... інструкція... порядку діловодства ... попроведення атестації педагогічних працівників державних та муніципальнихосвітніхустановта керівних працівників освітніхустанов ...

Загальні положення

У сучасних умовах ефективне управління неможливе без чітко організованого діловодства. Грамотно складений та оформлений документ є показником управлінської культури. Ігнорування прийнятих правил діловодства та вимог до оформлення документів знижує ефективність управління, призводить до управлінських та юридичних помилок.

Освітні організації організують та ведуть діловодство на основі відповідних інструкцій, розроблених відповідно до чинних нормативно-правових актів та методичних документів у галузі діловодства.

Метою розробки інструкції з діловодства є вдосконалення на єдиній методичній основі документаційного забезпечення управління та підвищення його ефективності шляхом уніфікації управлінських документів та технології роботи з ними.

Інструкція розробляється відповідно до ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» (утв. наказом Росстандарту від 08.12.2016 N 2004-ст) та іншими нормативно-правовими актами таметодичними документамив галузі організації діловодства та оформлення документів тамістить вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами. Єдність правил документування всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації.

Положення Інструкції поширюються як у традиційне діловодство, і на організацію роботи з електронними документами.

Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил та порядку роботи з документами в освітній організації покладається на їхніх керівників. Керівник освітньої організації призначає відповідального за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання. При значному документообігу створюється служба діловодства - структурний підрозділ (канцелярія, відділ, відділення, група), яким покладено функції з ведення діловодства.

Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах освітньої організації доручається їх керівників, які самостійно визначають відповідальних за ведення діловодства у своєму підрозділі.

Права та обов'язки співробітників, відповідальних за ведення діловодства, фіксуються в їх посадових інструкціях та службових регламентах.

Структура інструкції з діловодства в освітній організації

Структура інструкції з діловодства в освітній організації:

I. Загальні положення

ІІ. Документація організації

ІІІ. Правила оформлення документів

3.1. Загальні вимоги щодо створення документів

3.2. Оформлення реквізитів документів

3.3. Бланки документів

IV. Правила підготовки та оформлення окремих видів документів

4.1. Наказ

4.2. Постанова

4.3. Розпорядження

4.4. Положення, правила, інструкція

4.5. Протокол

4.6. Акт

4.7. Службові листи

V. Особливості оформлення та передача факсограм, телефонограм та електронних листів

VI. Обробка вхідних та відправлення вихідних документів

VII. Пошукові системи

VIII. Підрахунок обсягу документообігу

IX. Контроль за виконанням документів

X. Робота виконавців із документами

XI. Упорядкування номенклатур справ

XІІ. Формування справ

XІІІ. Експертиза цінності документів

ХIV. Оформлення справ

ХV. Складання описів справ

ХVI. Оперативне зберігання документів та справ

ХVІІ. Передача справ та документів до архіву організації

ХVIII. Передача справ та документів організації на зберіганнядержавний (муніципальний)архів

Додаток N 1. Основні реквізити реєстраційно-контрольної картки

Додаток N 2. Правила заповнення основних реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Додаток N 3. Форма зведення про документообіг організації

Додаток N 4. Положення про постійно діючу експертну комісію організації

Додаток N 5.Положення про архів організації

Примітка. Повний текст інструкції з діловодства в освітній організації можна завантажитиіз сайту (Розділ «Документи», підрозділ «Управління освітньою організацією»).

Стандарт встановлює склад та порядок оформлення реквізитів документів та вимоги до бланків документів.Хоча вимоги ГОСТ Р 7.0.97-2016 не є суворо обов'язковими для застосування та мають рекомендаційний характер, єдині підходи до оформлення документації не лише спрощують процес підготовки документів, а й значно покращують їхнє сприйняття та розуміння працівниками організації та зовнішніми одержувачами.

У невеликих освітніх організаціях це, як правило, секретар керівника організації.

Інші статті на тему

Інструкція з діловодства у школі
Діловодство у школі
Що повинен знати керівник освітньої організації про системний підхід до вирішення проблем та теорії прийняття управлінських рішень
Управління освітніми організаціями: вплив неформальних груп на якість та продуктивність праці
Основи менеджменту для керівників освітніх організацій: прийняття рішень як основна складова управлінської функції