Приклад написання гарантійного листа про оплату. Гарантійний лист: види, зразки, рекомендації до складання. Гарантійний лист про практику та навчання

Гарантійний лист – це діловий офіційний документ, який адресується з одного боку до партнерських відносин. Текст листа найчастіше містить наміри одного з учасників виконати свої зобов'язання перед партнером.

У яких випадках є гарантійний лист?

Гарантійний лист про виконання робіт

Цей вид гарантії призначається у тому, щоб підтвердити, що роботи з договору між сторонами буде виконано. Такий лист виконавець складає та надає замовнику під час підписання договору. Форма листа відрізняється від аналогічних гарантійних документів змістом. Саме в ньому викладається суть зобов'язань і вони повинні відповідати положенням договору:

Номер вихідного документа та дата складання.
Назва отримувача.
Заголовок.
Зміст: перелік робіт, які виконавець зобов'язується виконати, строки, посилання на договір між сторонами.
Відомості про роботодавця: реквізити підприємства, адресу, контакти.

Якщо зобов'язання, дані однієї зі сторін, не будуть виконані, і друга сторона звернеться з позовом до суду, то гарантійний лист також розглядатиметься як непрямий доказ факту наявності невиконаних зобов'язань.

Отримайте відповідь юриста за 5 хвилин

Гарантійний чи діловий лист – не простий документ, це – підтвердження виконання будь-яких дій і навіть дотримання поставлених умов. У ньому можна зафіксувати термін виконання робіт, гарантію якості послуги, факт оплати праці або грошової виплати. Щоб правильно скласти гарантійний лист, варто спиратися на існуючі зразки оформлення та бланки.

Примітка: Для отримання друкованої версіїнатисніть на зображення, після чого натисніть перегляд і налаштуйте відповідний варіант друку.

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа про оплату заборгованості та на оплату придбаного товару чи продукції

Розглянемо бланк гарантійного листа про оплату заборгованості та кілька прикладів його заповнення. Бажано, щоб ви оформляли документ на спеціальному бланку організації, а також щоб був друк та підписи головних осіб компанії.

Оформлені зразки:

Діловий лист на оплату придбаного товару чи продукції має такий вигляд:

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа на виконання робіт

У документі обов'язково має бути пункт, який би виконання робіт, і навіть термін виконання зобов'язань перед організацією.
Бланк листа:

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа на постачання товару від виробника

Часто організації самостійно висувають вимоги до заявки отримання товару. Проте є стандартний бланк:

Приклад листа на постачання товару:

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа про працевлаштування або від роботодавця

Гарантійний лист про працевлаштування – другорядний документ. Він містить інформацію про те, що вашу кандидатуру розглянули на певну посаду. Крім того, може бути написана заробітна плата. Деякі роботодавці обходяться без цього документа та просто готують наказ про зарахування на роботу. Ось кілька прикладів гарантійного листа про працевлаштування:

Найчастіше гарантійні листи вимагають іноземні громадяни. Їм потрібен засвідчений документ для доказу того, що організація може їх працевлаштувати та надати умови для роботи працівника.

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа прийому на роботу

Цей документ відрізняється від попереднього тим, що в ньому має бути інформація про ваше надходження до організації – точний термін. Також роботодавець зобов'язаний зафіксувати в ньому вашу заробітну плату, номер трудового договорута номер наказу. Ось бланк гарантійного листа прийому на роботу та приклад заповнення зразка:

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа для запрошення іноземця

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа про практику та навчання

Приклади листа від фізичної особи заповнюватимуться також у цій формі. Немає інших форм гарантійних листів до банку. Документи оформлюються залежно від своєї функції. Наприклад, діловий лист може нести гарантію про оплату заборгованості за кредитом або прохання на зміну особистих даних.

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа на ремонт

Зразок заповнення та бланк гарантійного листа на обладнання

Гарантійний лист про оплату – це документ, у якому одна із сторін угоди підтверджує свій намір сплатити (найближчим часом) отриманий товар чи послугу. Простіше кажучи, такий лист є способом забезпечення фінансових зобов'язань. Не найнадійніший, але популярний і цілком дієвий.

У яких випадках писати?

Найпоширеніший сценарій: підприємцю потрібно терміново закупити нову партію товару або скористатися якоюсь послугою, але розплатитися негайно не дозволяє фінансове становище. Чи не біда – можна попросити контрагента про відстрочку. Якщо той погодиться, бізнесмен просто напише йому гарантійний лист. Це звичайна практика у випадках, коли обидві сторони вже давно та успішно співпрацюють (і, відповідно, впевнені у порядності один одного).

Дуже часто гарантійний лист стає відповіддю на лист-претензію. Допустимо, ви замовили товар чи послугу у продавця (виконавця), але з оплатою виникли проблеми. Звичайно, продавець надішле вам претензію з вимогою розплатитися якнайшвидше. Неприємна ситуація. Але як бути, якщо зараз віддати гроші ну ніяк не вийде? Правильно, написати гарантійний лист. Навіть якщо ваш контрагент воліє всяким посланням живі гроші, він напевно задовольниться спочатку цим листом (і хоча б не піде відразу до суду).

Оформлення

Закон не говорить однозначно, як потрібно писати гарантійний лист про оплату, а спеціальної форми для таких послань не передбачено. Якщо гарантія складається від імені юридичної особи, то писати її потрібно фірмовому бланку. У цьому випадку керівнику, крім свого підпису, доведеться поставити ще й друк. А ось ІП (і фізичні особи, тобто звичайні громадяни) можуть оформити цей документ на звичайному аркуші паперу.

Список обов'язкових реквізитів виглядає так:

номер вихідного листа та дата його складання;
дані про відправника (назва фірми, ПІБ самого підприємця);
відомості про одержувача - назва організації (повна, не скорочена) та ПІБ її керівника, для якого і призначається гарантія;
назва – тут можна просто вказати тему послання, заголовок «Гарантійний лист» зазвичай не пишеться.

Замість писати дані про відправника вручну, можна ставити штамп фірми (якщо він є).

Що писати у тексті?

Текст листа зазвичай складається з чотирьох коротеньких частин:

спершу підприємець вказує, які фінансові зобов'язання він зобов'язується виконати;
потім слідує згадка терміну, протягом якого він планує це зробити (конкретного або приблизного);
в обов'язковому порядку прописуються банківські реквізити – номер рахунку, з якого буде здійснено оплату;
нарешті, згадуються штрафні санкції у разі порушення прийнятих підприємцем він зобов'язань (цей пункт не обов'язковий, до тексту гарантії він включається які завжди).

У тексті можна використовувати наступні шаблонні формулювання та вступні фрази:

Гарантуємо;
Цим листом гарантуємо;
Компанія ТОВ "Такась" гарантує;
Ми гарантуємо своєчасну оплату у повному обсязі;
Справжнім гарантуємо.

Важливий момент: якщо ви керівник фірми (тобто повноцінної юридичної особи), то бажано, щоб гарантійний лист підписав ще й ваш головний бухгалтер. Якщо ви – ІП, то ставте лише свій підпис.

Під час оформлення та написання гарантійного листа про оплату враховуйте декілька рекомендацій.

Пишіть текст простими, зрозумілими, лаконічними фразами. Чим простіше документ буде написано, тим краще – так гарантовано не виникне не зовсім ясних положень, які б допускали двояке тлумачення.
Якщо вам доводиться складати листи-гарантії часто - складіть для себе уніфікований зразок, щоб не доводилося щоразу переписувати послання з нуля.
За бажанням гарантійний лист можна оформити докладніше, ніж було зазначено у наведеній вище схемі. Ніхто не забороняє максимально конкретно розписати, в які саме дні ви збираєтеся розплатитися, з якими інтервалами часу, чому і т. д. Але не перестарайтеся - текст повинен вміститися на одному аркуші.
Завжди вказуйте свій розрахунковий рахунок. Одержувач має знати, «звідки» саме надійде оплата.
До листа можна додатково додати різні документи, якщо цього вимагає контрагент. Це може бути свідоцтво про державної реєстраціївашої фірми (або ІП), виписка з ЄДРЮЛ, наказ про призначення гендиректора і т. д. З власної ініціативи нічого з цього прикладати не потрібно.

Про пункт про відповідальність порушення термінів оплати варто сказати докладніше. По суті, гарантійні листи є борговими розписками. Відповідно, в них має бути позначена відповідальність за несплату та прострочення (принаймні теоретично). Для цього він вказують в окремому рядку порядок нарахування «штрафних» відсотків за кожен день прострочення.

Однак використовують це застереження далеко не завжди. Іноді керівник забуває про неї ненавмисно (вона не є обов'язковою), іноді – навмисно (бо нікому не хочеться добровільно збільшувати тягар своєї відповідальності). Трапляється, що друга сторона вірить у доброчесність підприємця і не хоче затьмарювати співпрацю скрупулезним прописуванням відсотків, штрафів та інших «лихварських фішок». Потрібно розуміти дві речі:

навіть якщо про це не йдеться окремо, стягнути відсотки за прострочення можна (згідно зі статтею 395 Цивільного кодексу);
але багато отримати не вийде - розмір штрафу обмежується 0,3 відсотка за день прострочення.

До того ж без застереження щодо порядку нарахування пені навіть ці 0,3 відсотки просто так не отримати – другій стороні доведеться звертатися до суду і довго доводити, що цей випадок підпадає під положення про додаткову оплату за користування чужими коштами.

Словом, якщо ви не пишете, а отримуєте гарантійний лист про оплату – одразу підготуйте для контрагента зразок, у якому буде передбачено пункт про стягнення заборгованості (див. зразок нижче). Якщо ви складаєте листи самі – постарайтеся делікатно опустити цю частину. Це не зовсім правильно з ділового погляду, але навіщо вам зайві (нехай і малоймовірні) проблеми?

Приклад складання

Класичний лист-гарантія виглядає приблизно так (ми наводимо лише текст, без реквізитів):

«Просимо Вас надіслати нам чергову партію продукції відповідно до заявки № 1753 від 20 липня 2015 року.

Цим листом гарантуємо, що оплата у розмірі 30000 (тридцяти тисяч) рублів буде здійснена нами у строк до 1 вересня 2015 року.

У разі несплати у встановленому розмірі у встановлений термін цей гарантійний лист слід розглядати як підтвердження факту отримання нашою компанією комерційного кредиту на суму поставленої продукції. У такому разі за кожен день прострочення оплати нараховуватиметься додаткова сума у розмірі 1% від суми прострочених зобов'язань.

Наші банківські реквізити:

ВАТ АКБ "Уралсіб", м. Санкт-Петербург.

р/р № такий-то».

Зразок гарантійного листа про оплату завантажуйте.

Як бачимо, все досить просто. Найважливіше питання пов'язане із простроченням, і тепер ви знаєте, як краще його вирішити. І пам'ятайте – гарантійний лист не створює стовідсоткових юридичних гарантій виконання зобов'язань. Це лише аналог боргової розписки, не більше того.

При взаємодії компанії між собою, а також із приватними особами нерідко виникає потреба скласти гарантійний лист за певним зразком. У законодавстві відсутні конкретні вимоги до такого документа, тому кожна фірма має право сама вибирати ту чи іншу форму. Про те, як правильно його скласти, а також реальні приклади написання далі.

При складанні слід мати на увазі, що незалежно від конкретного зразка цей документ підтверджує певні факти, які вказуються в тексті, наприклад:

намір підписати договір (часто для цього також складається попередній договір);
відомості про банківський рахунок;
гарантії виконання певних зобов'язань.

Воно завжди підписується керівником компанії. Поряд із ним підпис може поставити і заступник, а також будь-яке інше посадова особа, яке також доручається виконання зобов'язань (наприклад, головний бухгалтер).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Незалежно від конкретного зразка гарантійний лист завжди роздруковують сам на бланку компанії, де зазначені контактні дані, повне найменування установи. Як правило, у документі також ставиться печатка фірми.

Для правильного складання можна дотримуватися будь-якого зразка. Зміст конкретного документа, як правило, залежить від конкретного випадку, однак має містити такі відомості:

дата складання та вихідний номер, зареєстрований у спеціальному журналі обліку компанії;
найменування одержувача, а також ПІБ генерального директоракомпанії чи іншого співробітника, на ім'я якого воно надсилається;
як назва документа зазвичай вказується сама тема;
далі слідує текст, який складається лаконічно і гранично конкретно (як правило, весь текст вміщується на 1 друковану сторінку);
якщо до листа прикладаються документи, що підтверджують факт гарантії, заповнюється розділ «Додатки», в яких зазначається назва цих документів, їх кількість та вид (оригінал або копія).
наприкінці зазначається посада та прізвище ім'я по батькові співробітника, який його склав;
далі ставиться дата та підпис.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Якщо працівник діє на підставі довіреності, він вказує реквізити цього документа, а також додає до нього копію довіреності. У такому разі печатка компанії, як правило, не ставиться.

Види

На даний момент у діловому документообігу склалася певна практика написання, на підставі якої можна визначити декілька типів цього документа:

Бланк та приклади

У найпростішому варіанті зразок включає лише основні розділи, а саме:

кому воно адресоване;
хто його склав;
зміст;
дата, підпис та друк.

Якщо йдеться про оплату товару, який на даний момент тестується для ухвалення остаточного рішення про купівлю чи відмову, можна скористатися таким зразком.

У деяких випадках вона має іншу назву, наприклад, «Графік виплати за кредитними зобов'язаннями». Тоді важливо лише прописати графік погашення – тобто. терміни та суми.

Якщо роботодавець дає поруку працевлаштувати громадянина, приклад виглядатиме так:

Правила складання та оформлення

Незалежно від конкретного зразка, при складанні бажано виходив із таких правил:

Стиль викладу лише офіційно діловий.
Обсяг не більше 1-2 друкованих сторінок
У тексті небажано використовувати складні синтаксичні конструкції, які ускладнюють сприйняття.
Неприпустимі будь-які граматичні помилки.
Оскільки лист має гарантувати певні дії, які має намір виконати сторона, то прописувати їх слід окремим абзацом та виділяти різними засобами (курсивом, напівжирним або більшим шрифтом).
Сам текст обіцянки має бути гранично конкретним – наприклад: «Намагаємося внести оплату за послугу підключення до мережі Інтернет відповідно до договору надання послуг від 22.05.2014 р. у строк не пізніше 30.11.2017 року» (а не в листопаді цього року) .

Важливо посилити своє запорука, підкріпивши її відповідними документальними підтвердженнями, якщо це можливо.

Завжди складається у 2 примірниках, на кожному з яких ставиться підпис генерального директора та синій друк. Один екземпляр залишається на зберіганні у відправника та реєструється в журналі обліку документообігу.

способи доставки

особисто до рук разом із кур'єром;
замовленою кореспонденцією з повідомленням про вручення;
за допомогою скана документа через електронну пошту– у цьому випадку важливо розуміти, що вирушає саме оригінал, який відскановано або сфотографовано.

Факсом його не відправляють, оскільки в цьому випадку не завжди відомо, наскільки якісно воно буде продруковане і чи дійде до конкретного адресата.

Юридична сила

Незалежно від змісту тексту, і навіть зразка, яким було складено, документ має юридичну силу. Однак конкретна відповідальність пов'язана з тими зобов'язаннями, що вказуються у тексті:

Найчастіше воно складається як декларація намірів у тому, що компанія укласти у майбутньому договір за певних умов. Тоді вважається, що юридична особа лише висловила свої наміри, від яких може відмовитись. Тож у разі воно має лише інформуючий характер.
Також вони складаються у випадках, коли компанія підтверджує свій намір оплатити товар чи послугу за певний період. Обов'язково слід навести посилання на конкретні договори та інші документи між контрагентами.
Складається і для банку, коли компанія підтверджує наявність боргових зобов'язань і намір внести черговий платіж або погасити весь борг до конкретного терміну.

В останніх 2 випадках компанія, яка склала, не тільки заявляє про намір оплатити товар, послугу чи фінансове зобов'язання, а й гарантує зробити це у певний період. Тому такий документ має повну юридичну чинність. Відповідно, друга сторона може використовувати лист як додатковий доказ, якщо виникне необхідність проведення судового розгляду.

одна з форм ділового листуванняміж юридичними особами , що підтверджує наявність зобов'язань однієї сторони перед іншою, коли недостатньо звичайних домовленостей.

Зобов'язання можуть виникнути під час укладання угод купівлі-продажу, при відвантаженні продукції, здійсненні підрядних робіт та ін.

Нормативних актів, що регулюють форму гарантійного листа, немає, Тому вимоги щодо нього самі, як і оформлення інших видів ділової кореспонденції.

Слід пам'ятати, що гарантійний лист це не комерційний документ, а одна з форм ділового листування, в письмовій форміщо підтверджує зобов'язання сторін. За його оформлення слід керуватися стандартними нормами діловодства.

схожа на договір, Тому набуває юридичної сили тільки при правильному складанні.

Докладніше про види гарантійних листів, правила їх складання розповість ця публікація. Як приклади будуть розглянуті деякі з них.

Які листи бувають

Залежно від мети складання гарантійні листи поділяються на такі різновиди:

про надання нежитлового приміщення в оренду(Організація повинна знаходитися за юридичною адресою, тобто за місцем реєстрації);

про оплату заборгованості(лист містить намір відповідати за фінансовими зобов'язаннями у повному обсязі без прострочень та затримок або погашати борг згідно з графіком);

про зобов'язання за договором(даний папір гарантує оплату товарів чи послуг у визначені терміни, виконання будь-яких робіт, підтверджує якість товару за ГОСТом та іншими стандартами);

про прийом на роботу(Гарантує прийом на роботу та оплату згідно зі штатним розкладом).

Цей документ необхідний іноземному фахівцю для працевлаштування в нашій країні та отримання візи, а також студенту під час стажування.

Останній вид гарантійних листів також дуже популярний і потрібен повсюдно.

Так, у деяких навчальних закладахдипломи про закінчення видаються лише після надання довідки про працевлаштування. Ув'язненим, які звільнилися, необхідно звітувати про прийом на роботу перед наглядовими органами. Іноземні співробітники доставляють гарантійний лист до міграційної служби.

Як оформляються та що містять

Оскільки конкретної форми гарантійного листа, передбаченої законом, немає, він має відповідати загальним рекомендаціям:

стиль написання – офіційно-діловий, оскільки це документ;
короткий, чіткий та конкретний виклад суті питання;
зрозумілий та простий зміст документа;
грамотне оформлення без орфографічних та синтаксичних помилок.

Гарантійний лист від імені юридичної особи заповнюється на бланку установита обов'язково містить потрібні реквізити.

На фірмовому бланку обов'язково ставиться штамп, вказуються Назва організаціїі форма власності. У правому верхньому кутку вказуються реквізити адресата.

слід обов'язково реєструватиу журналі вихідних документів.

У ньому мають бути зазначені такі реквізити:

кому адресовано, від кого відправлено;
контакти та адреси сторін;
вихідний номер; термін відправлення;
хто та що гарантує, строки;
ПІБ, посада особи, яка підписала листа;
довіреність, відомості про довірену особу, завірені печаткою організації;
контакти, дані виконавця;
ОГРН та ІПН організації.

Оформляється гарантійний лист на аркуші формату А4, друкується на фірмовому бланку, підписується відповідальними особами та скріплюється печаткою.

Усі сторінки повинні бути пошитіяк один документ та оформлені опечатувальною наклейкою з підписом, печаткою та зазначенням кількості прошитих сторінок. Якщо вона не прошита, сторінки необхідно пронумерувати і на кожній поставити підпис відповідальної особи.

Якщо гарантійний лист складав індивідуальний підприємець, до документа додаються копії всіх сторінок аркуша запису Єдиного державного реєстру індивідуальних підприємців(ЄГРІП).

Гарантійний лист складається не лише юридичними особами, він є гарантією врегулювання взаємин. фізичних осіб.

Значення та сила гарантійних зобов'язань

Гарантійний лист одна із способів укладання договору.

Пропозиція обов'язково містить предмет договору(оферта - товар, послугу, види робіт), описаний безпосередньо і докладно. Крім того, у гарантійному листі зазначаються терміни надання цих послуг.

Період, зазначений у листі-пропозиції, грає вирішальну роль щодо порядку виконання гарантійних зобов'язань. Якщо це не прописано у листі, скасувати його не можна.

Відповідь особи, якій було направлено пропозицію, є другою частиною договору. До нього вимоги не такі суворі. Він може бути розгорнутим чи однозначним (згода чи незгода із запропонованими умовами).

Однак у будь-якому випадку всі ділові листи повинні мати справжні підписи, інакше документ не має юридичної сили.

Якщо відповідь відгукується, зробити це треба швидко, доки не скоєно будь-якої дії.

На особливу увагу заслуговують гарантійні листи, що стосуються фінансових зобов'язань, оскільки вони становлять чималу частку вихідної документації підприємств.

Трапляються випадки, коли виконати умови угоди або своєчасно розрахуватися немає можливості.

Тому треба обов'язково попередити партнера про виникнення непередбачених обставинта попросити його відсунути термін платежу.

Зробити це краще у формі гарантійного листа із зазначенням реквізитів учасників договору та платіжних зобов'язань за ним.

При цьому обов'язково вказується відсоток за прострочення, в іншому випадку за умовчанням нараховуватимуться 0,036% від суми щодня.

Крім того, треба описати причину, за якою термін зобов'язань має бути перенесений.

Такий вид гарантійного листа має містити прохання не застосовувати штрафні санкціїабо згоду виплатити неустойку. Наприкінці документа слід зазначити термін повного розрахунку.

Якщо вищезгадана форма не допускається, слід оформляти повідомлення у порядку, передбаченому статтею 450 Цивільного кодексу РФ («Підстави зміни та розірвання договору»).

Повідомлення складається і у випадку, якщо грошові коштине перераховані замовнику чи з'явився новий асортимент товару.

Гарантійний лист із проханням про відстрочку платежу на певний термін можна написати та в банк, вказавши при цьому поважну причину , за якою неможливо виплатити заборгованість Як правило, банки у таких випадках йдуть назустріч боржникам.

Резюме

Роблячи висновок, можна відзначити плюси і мінуси гарантійних листів.

До недоліківгарантійного листа належить його малий обсяг, який не дозволяє докладно про писати умови гарантійних зобов'язань,визначити повністю всі права та обов'язки сторін, міру їхньої відповідальності один перед одним.

Не обмовляється і сама процедура надання послуг, у зв'язку з чим не виключаються конфліктні ситуації, дозволяти які доводиться у суді.

Незважаючи на перелічені недоліки, до позитивним моментамвідноситься те, що г арантійний лист мажно не оформляти як договір, тому що воно має достатню юридичну силупри дотримання вимог до його оформлення.

Під час розгляду судових позовів лист приймається нарівні з договором.