Зразок доповідної про прогул працівника. Мета написання та зразок складання службової записки про відсутність співробітника на робочому місці. Як оформляється документ про невихід співробітника на роботу

Службова або доповідна записка про прогул має бути складена особою, яка за своєю посадою здійснює безпосередній контроль за робочим процесом та працівниками:

Ціль

У роботі великого підприємства неприпустимо просто сказати начальнику, що такого працівника не було вчора на місці. Все, що стосується понаднормових, відгулів, прогулів, лікарняних необхідно відображати у звітній документації. Тому прогул теж має бути врахований документально.

Важливо!Мета складання службової записки про відсутність працівника на робочому місці – зафіксувати цей факт, вжиті заходи та передати цю інформацію вищому начальству. Глава підприємства вирішуватиме, які заходи дисциплінарного стягнення будуть застосовані щодо цього працівника.

Дізнатись більше про те, що це таке службова записка і як оформляється цей документ за ГОСТом, можна .

Основні вимоги

У пояснювальній записці про прогул обов'язково необхідно відобразити таку інформацію:

Назва відділу, підрозділу, у якому складається папір.
Заголовок – «Службова (доповідна) записка».
Дата складання та номер документа.
ПІБ та посада особи, до якої звертаються.
ПІБ та посада працівника, що прогулює.
ПІБ та посада укладача.
Дата та час відсутності працівника. Якщо працівник був відсутній весь робочий день, вказують час, з якого і який він мав бути своєму місці.
Вжиті заходи. Наприклад, дзвінок працівнику із з'ясуванням причини відсутності.
Наприкінці слідують висновки з приводу події та пропозиція про дисциплінарне стягнення.

Виклад має дотримуватися суворого ділового стилю.

Як скласти?

У правому верхньому кутку потрібно оформити «шапку» із зазначенням даних кому та від кого.

приклад:

«Директору ВАТ «Квадрат»
Кондратьєву Кондрату Кондратовичу
Від старшого менеджера
Миколаєва Миколи Миколайовича».

У верхньому лівому кутку пишуть назву структурного підрозділу.

приклад: «Відділ продажів».

Посередині заголовок. Верхній рядок – службова записка, нижня – про відсутність працівника робочому місці. Обидві рядки повинні бути з великої літери.

Після заголовка "Службова (доповідна) записка" пишуть дату та номер документа. Далі викладається факт відсутності, з чітким проміжком часу, з'ясовані причини відсутності.

Приклад: «Довожу до вашого відома, що працівник відділу продажу Петров Петро Петрович був відсутній на робочому місці 5.05.2017 року весь робочий день з 8 до 18 години. Мною було вжито заходів для з'ясування причин відсутності у вигляді дзвінка на мобільний телефон Петрова. Відповівши, він повідомив, що у його квартирі сталася аварія системи водопостачання, через яку він був змушений залишатися вдома».

Порада!Після викладу інформації укладач пропонує вжити необхідних його погляд заходи.

приклад: «Прошу прийняти викладені факти до відома та винести менеджеру відділу продажів Петрову П. П. догану».

Пом'якшувальні обставини – працівник пояснив причину своєї відсутності поважним приводом, а також, якщо таке трапляється вперше, та інших нарікань немає. І тут укладач може просити про незастосування заходів дисциплінарного стягнення.

приклад: «Прошу не застосовувати дисциплінарні заходи до менджера з продажу Петрову П.П., оскільки подібний інцидент трапився вперше, а достовірність викладеної причини відсутності підтверджує довідка з ЖЕКу про аварію системи водопостачання за адресою проживання Петрова у вказаний час його відсутності»..

Обтяжуючі факти – повторна, або багаторазова відсутність на роботі, нарікання щодо виконання обов'язків та інше. Такі обставини можуть стати підставою для винесення догани, застосування штрафних санкцій та навіть звільнення.

приклад: «Подібна ситуація трапляється вже вчетверо за останні півроку, зазначені раніше причини відсутності не знаходили свого підтвердження, а подібна поведінка Петрова П.П. призводить до зривів робочих планів та збитків. У зв'язку з цим, прошу звільнити менеджера з продажу Петрова П.П. відповідно до п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».

Наприкінці укладач вказує посаду, особисті дані та ставить підпис. Між викладом факту прогулу та прохання про застосування заходів може бути присутнім абзац із аналізом ситуації.

Приклад: «В останні 3 місяці Петров П.П. часто спізнювався на роботу, приходив зі слідами похмілля. З чого можу дійти невтішного висновку, відсутність Петрова на роботі пов'язані з надмірним вживанням алкоголю і немає поважних причин».

Дізнатися про те, за якими правилами оформляється службова записка, а також подивитися зразок документа, можна в , а докладно про правила оформлення службових записок за ГОСТом, а також які вимоги застосовуються до їх написання читайте .
.

Як оформляється документ про невихід співробітника працювати?

Організація може запастися спеціально оформленими друкованими бланками для заповнення, але можна написати службову записку на аркуші формату A4, дотримуючись необхідних правил. Підписує документ сам укладач, друк не потрібний, якщо зворотне не зазначено у статуті підприємства. Однак подібну документацію реєструють у журналі обліку секретаря або самого відділу.

Увага!За реєстрацією доповідної записки надають реєстраційний номер.

Терміни

Службову записку про прогул складають не в день прогулу, Спершу прогул фіксують у табелі обліку робочого часу. Працівника повідомляють про це та дають 2 дні для надання пояснень своєї відсутності. За цей час громадянин може підготувати документи, що підтверджують, наприклад, довідку з ЖЕКу про те, що в його квартирі була аварія, і проводилися роботи з її усунення (докладно про те, як писати службову записку директору, а також як правильно оформити пояснювальну, читайте в ).

У довідці має бути зазначений час події. Якщо через 2 дні працівник не надав пояснення та докази, то оформляється службова записка із зазначенням усіх фактів.

приклад

Ніщо так не пояснює як наочний приклад. Для цього було складено бланк такого документа з дотриманням усіх правил та відповідним змістом.

Ремонтний цех
Начальнику ремонтного цеху
Борисову Борису Борисовичу
Від майстра зміни
Єгоркіна Єгора Єгоровича

Службова записка
№123 від 15.12.2017 р.
Про відсутність працівника на робочому місці

Доводжу до вашого відома, що слюсар ремонтного цеху Сергій Сергійович був відсутній на роботі 12.12.2017 р. усю робочу зміну з 7:00 до 15:00. При спробі зв'язатися з ним телефоном Сергєєв не брав слухавку. Наступного дня Сергєєв вийшов на роботу в належний час і надав довідку з ДІБДР про те, що він став учасником ДТП і був затриманий до з'ясування обставин до 13:00. Оскільки остаточно зміни залишалося мало часу, Сергєєв вирішив не ходити працювати зовсім.

У зв'язку з тим, що слюсар ремонтного цеху Сергєєв С.С. не відповідав на дзвінки, а також сам не вжив заходів до того, щоб попередити мене про причину своєї відсутності, прошу винести йому догану.

Майстер зміни Єгоркін Є.Є. (Підпис)

Відповідь на службовку

Своє рішення директор (начальник) може написати на бланку доповідної записки. Це може бути як згода з пропозицією укладача, так і відмова та застосування інших заходів. Написане засвідчується підписом із розшифровкою.

Приклад позитивної відповіді: «Підготувати наказ про оголошення догани Серегіну С.С. 15.12.2017 р. Борисов Б.Б. (Підпис)».

Приклад відмови: «Дисциплінарних заходів до Серегіна С.С. не застосовувати, оскільки були надані документи про поважну причину його відсутності. 15.12.2017 р. Борисов Б.Б. (Підпис)».

Про те, як правильно написати відповідь на службову записку, ми розповідали.

Незважаючи на відсутність у законах обов'язкових правил для листування за допомогою , він повинен складатися з дотриманням норм ділового спілкування, правил російської мови та традиційних вимог до ділових паперів. Про те, як грамотно оформити СЗ на

Якщо працівник протягом тривалого часу не перебуває на своєму місці, це вважається дисциплінарною провиною. Зазвичай, це адміністрація може застосувати покарання – звільнення працівника за прогул. Але перед цим дуже важливо правильно задокументувати таку відсутність і першим кроком складається доповідна записка про відсутність працівника на робочому місці.

Доповідна записка на співробітника - це документ, який оформляється на працівника з метою донесення до керівництва відомостей про його дисциплінарний вчинок.

Разом із цим бланком відповідальні особи також складають акт про відсутність працівника на робочому місці, який точно фіксує час відсутності, вжиті заходи для встановлення знаходження працівника та інші відомості.

Після того, як обидва ці документи передаються керівникові, він може вивчити обставини події, і ухвалити рішення про дострокове припинення зі співробітником у зв'язку з прогулом.

Але такий крок вимагає повного та акуратного оформлення всіх підтверджуючих документів, тому доповідну найкраще складати не заднім числом, а відразу в момент виявлення цього порушення.

Попередньо необхідно переконатися, що це не вимушений прогул, наприклад, через хворобу. Тому попередньо потрібно спробувати зв'язатися із працівником та з'ясувати причину неявки. І якщо встановити зв'язок не вдалося, або працівник не може достовірно пояснити причину, братися до .

Закон не містить обов'язкової вимоги щодо складання доповідної записки. У цій ситуації вона є ще одним документом, що підтверджує прогул, а також доносить відомості до керівництва. Якщо компанія невелика, то її можна і не складати, оскільки директор зазвичай має змогу бачити та контролювати трудову діяльність кожного свого підлеглого.

З іншого боку, оформлення бажано у разі, коли працівник не перебуває на своєму місці вже понад чотири години, і адміністрація має бажання звільнити його за порушення трудової дисципліни.

У доповідну можна включити як інформацію про провину, який зробив працівник, але й порекомендувати керівництву ступінь його покарання. Це має значення у великих компаніях, коли адміністрація може і не знати всіх співробітників в особу, або безпосередній начальник хоче пом'якшити йому покарання. У цій ситуації записка допоможе правильно оцінити обстановку та вибрати адекватне покарання.

Увага!Інформація про можливе покарання повинна мати виключно рекомендаційний характер, оскільки остаточне рішення про звільнення лежить на керівнику, і він може приймати рішення без огляду на думку підлеглих.

Важливість складання записки підвищується, якщо, крім дисциплінарної відповідальності, керівництво хоче притягнути працівника ще й до матеріальної. Доповідна буде входити до пакета підтверджуючих документів, і може містити всі необхідні відомості.

бухпрофі

Важливо!Доповідна – це інформаційний документ, тому її складання мало для правильного обґрунтування звільнення через прогул. Головним бланком, який фіксуватиме неявку працівника, є .

Що стосується грубого порушення трудовий дисципліни, якого належить і прогул, роботодавець вправі розірвати з працівником . Причому зробити це можна навіть при одноразовому невиході працівника (у разі відсутності працівника протягом 4-х годин поспіль на робочому місці). Зрозуміло, без поважних причин.

Доповідна записка про відсутність на робочому місці

Існує стандартна процедура оформлення цього порушення. Як правило, спочатку складаються доповідна записка. Потім оформляється акт про відсутність працівника робочому місці.
У цій статті я не описуватиму всю процедуру звільнення з цієї підстави (про це в інший раз), обмежуся лише доповідною про відсутність співробітника та наведу її приклад.
Складається доповідна безпосереднім керівником прогульника на ім'я начальника структурного підрозділу (директора, його заступників тощо, залежно від вашої оргструктури). Уніфікованої форми цього документа немає, тому записка складається довільної.

Зразок доповідної записки про відсутність працівника на робочому місці

Директору
ТОВ “”
І.М. Петрову
від начальника відділу аудиту
В.А. Смирнова

Доповідна записка
про відсутність на робочому місці

Повідомляю, що сьогодні, 07 березня 2017р., аудитор Сидоров П.М. був відсутній на своєму робочому місці протягом усього робочого дня з 8 години до 17 години.
Документів, що підтверджують наявність поважної причини відсутності працівника, немає.

Начальник відділу аудиту
В.А. Смирнов

Зверніть увагу, не треба писати фрази типу: "Прошу оголосити догану", "Застосувати до працівника дисциплінарне стягнення" та ін. Цілком можливо, що поважна причина у працівника все-таки була. До того ж, перш ніж притягати до дисциплінарної відповідальності, необхідно отримати письмове пояснення від працівника. Але про це ми поговоримо іншим разом.

– інформаційний документ, що передає відомості про порушення працівником трудової дисципліни.

Доповідна записка є документом, який має лише інформаційний характер. Вона оформляється та надається або працівником вищого керівництва, або керівником філії організації вище за інстанцією. У разі порушення працівником правил трудової дисципліни, невиконання своїх безпосередніх обов'язків, його прямий керівник може повідомити про це своєму начальству доповідною запискою.

У разі образу іншої особи на робочому місці теж може складатися. Про випадки прогулу або відсутності працівника на робочому місці протягом тривалого часу складає доповідна записка про неявку на роботу.

Доповідна записка про прогул. приклад

Як можливий привід для підготовки доповідної може бути образа на робочому місці. Якщо співробітника немає на роботі протягом тривалого часу, це може стати оформлення доповідної, оскільки прогул відноситься до офіційно прописаних порушень дисципліни праці.

Ці документи надсилаються на розгляд керівництву. І керівництво приймає рішення про подальші дії. Якщо голова організації приймає рішення про можливе дисциплінарне висловлювання, то це фіксується у наказі. Докладніше приклад оформлення наказу розглянуто у статті: “ .”

Після повернення співробітника на роботу, він має надати пояснювальну, в якій прописує причини своєї відсутності. Її прикріплюють до раніше написаних документів (пояснювальних).

Приклади оформлення пояснювальних записок співробітника

Що має бути у доповідній записці?

Розглянемо основні пункти у доповідній:

Назва підрозділу, якого належить співробітник (відсутній на роботі).
ПІБ керівника та його посада.
Заголовок (про відсутність на робочому місці).

Документ повинен містити таку послідовність:

Опис ситуації, хто не прийшов на роботу, коли це сталося (ПІБ, дата та термін відсутності)
Прохання розглянути інцидент і вжити якихось заходів (дисциплінарне стягнення, догана тощо)
ПІБ людини, яка написала доповідну та її посаду.

Нижче наведено приклад заповнення документа.

Завантажити доповідну записку про прогул працівника

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓