Командировочне посвідчення. Відрядження керівника (директора) - цілі, звіт, службова записка Чи може іп відправити себе у відрядження

Порядок оформлення відрядження у 2019 році актуальний у зв'язку зі скасуванням у 2019 році посвідчень про відрядження. Для оформлення відрядження також не використовуються звіти про виконану роботу та службові завдання.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Розглянемо, як правильно оформити службове відрядження керівника із застосуванням нового законодавства.

Нормативна база

Відрядження можливе лише для осіб, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем.

Працівників сторонніх організацій або виконавців за цивільно-правовим договором не може бути відправлено у відрядження, оскільки витрати не будуть визнані податковими витратами.

Головні нормативні акти, що регулюють процес направлення персоналу у відрядження, їх терміни, - це ТК РФ, Постанова Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р. № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження»Разом з однойменним Положенням, яке застосовується для командованих співробітників як на території РФ, так і зарубіжних держав.

Правила та вимоги норм чинного законодавства поширюються також при відрядженні керівника, оскільки він є працівником організації.

Цілі поїздок

Службові цілі відображені у чинній Постанові Уряду РФ № 749.

Мета службового відрядження генерального директора– це виконання службових обов'язківвідповідно до своєї посади для поліпшення роботи організації.

Документальною підставою поїздки є розпорядження керівника у вигляді оформленої службової записки.

Прикладами цілей відрядження директора за кордон та в межах країни можуть бути:

• старт нового проекту, проведення переговорів із підрядниками та іншими контрагентами, укладання з ними довгострокових угод про співпрацю;
• проведення ревізійної перевірки філії при виявленні серйозних порушень під час перевірок контролюючих державних органіву підрозділів підприємства, що у іншому місті чи регіоні. Для цього потрібна присутність керівника з врегулювання всіх спірних питань;
• пошук нових можливостей для розвитку бізнесу, проведення зустрічей з потенційними партнерамипідприємства, створення та реалізація нових бізнес-проектів;
• відкриття нових структурних підрозділів, відділень чи філій в інших містах та країнах.

Цілі відряджень не зафіксовані в нормативних чи кадрових документах. Їх завжди необхідно вказувати або у службовій записці від керівника, або у .

Оформлення відрядження керівника (директора) у 2019 році

Правила та вимоги

Відповідно до ст. 166 ТК РФ, службовим відрядженням визнається поїздка працівника за наказом роботодавця на конкретний період до виконання службових доручень поза постійного робочого місця.

Службове відрядження відповідає умовам:

• здійснення поїздки працівника за дорученням роботодавця;
• доручення не пов'язане із постійним робочим місцем;
• поїздка обмежена часовими рамками;
• співробітник у дорозі не виконує своєї роботи, і його робота пов'язані з поїздками.

Скільки днів може тривати подорож?

Термін відрядження встановлюється з урахуванням специфіки службового доручення.

Сьогодні максимальний період відрядження для керівника не встановлено. Тому поїздка може оформлятися будь-який період, необхідний виконання службового доручення.

При відрядженні за співробітником зберігається постійне місце роботи та основні трудові функції. Отже термін поїздки повинен чітко встановлюватися.

У подібних ситуаціях йдеться про «розумні» терміни, хоча це поняття відносне.

Оформлення заміни

Обов'язком керівника є підписання із працівниками, притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності та інші. Ці повноваження можуть бути тимчасово або на постійній основіпередані іншій особі.

Делегуючи свої повноваження, керівник передає працівникові нові додаткові обов'язки, які потрібно погодити з ним. Нові обов'язки потрібно передбачити у трудовому договорі.

Передачу права підпису потрібно закріпити довіреністю (ст. 185 ТК РФ).

Вона оформляється на період трохи більше 3 років, проте за відрядженні керівника терміни встановлюються мінімальні.

Довірено можна прописати обмеження періоду її дії. Нотаріальне засвідчення не є обов'язковим.

Відповідно до ст. 185 ГК РФ довіреність оформляється для представництва роботодавця перед третіми особами. У документі зазначаються всі дії, які виконуватиме представник роботодавця.

Якщо необхідно передати повноваження керівника на час його відрядження, крім наказу про покладення обов'язків на працівника укладається з ним з умовами виконання додаткової роботита її оплати.

Також обов'язково отримання письмової згоди працівника.

Після цього видається наказ з особового складу про доручення додаткових завдань.

Приклад довіреності:

Приклад складання довіреності

Приклад наказу про передачу повноважень:

Приклад наказу

приклад додаткової угоди:

Додаткова угода до трудового договору

Документи

Документи, якими у 2019 році оформляють відрядження, залежать від виду транспорту, на якому керівник здійснив поїздку.

Фактичний період перебування у поїздці встановлюється:

• при використанні будь-якого виду транспорту за відсутності проїзних документів – на підставі службової записки;
• в інших випадках – на підставі проїзних документів.

Керівник протягом 3-х робочих днів після повернення з поїздки подає про витрачені кошти з підтверджуючими документами:

• витрат, пов'язаних із поїздкою ( , проїзду тощо);
• використання транспорту (рахунки, чеки, квитанції, дорожній лист та інші);
• службової записки про період подорожі.

Наказ

Підставою для відрядження керівника є рішення роботодавця.

Для його оформлення складається наказ про направлення до поїздки. Обов'язкову форму для нього не передбачено, тому її можна розробити самостійно або застосувати уніфіковану форму Т-9 або Т-9а.

Мета вказується у наказі на відрядження, який випускається у кадровому діловодстві за вищезгаданою формою, а також у довільному варіанті.

Кількість примірників не встановлена ​​нормативними документами, тому кожному підприємстві такі накази можуть множитися у тому кількості, скільки це буде необхідне кадрового діловодства.

Службова записка

Згідно з новим законодавством, службова записка керівника про направлення у відрядження складається замість , посвідчення про відрядження, . З службової записки оформляється наказ.

Розглянемо, як правильно оформити службову записку:

• У верхньому правому кутку документа вказується посада, прізвище та ініціали вищого керівника.
• У центрі пишеться заголовок документа «Службова записка».
• Під заголовком пишеться звернення з проханням направити працівника у службове відрядження. Вказується мета поїздки, період виконання службових завдань.
• Під текстом ставиться дата та підпис укладача службової записки. У тексті можна відобразити очікувані фінансові витрати, специфіку подорожі.

Це необхідно для коректного розрахунку суми.

Приклад службової записки:

Приклад складання службової (доповідної) записки

Оплата та відшкодування витрат

Відповідно до трудового законодавства відрядженому співробітнику відшкодовуються витрати:

• на проїзд;
• на оренду житла;
• добові витрати на проживання;
• інші витрати за погодженням із роботодавцем.

Порядок та розмір їх відшкодування встановлено у локальних нормативні документироботодавця або .

Авансовий звіт

Після повернення з поїздки керівник зобов'язаний оформити авансовий звіт про витрати у службовій поїздці в строк 3 робочих дні з додатком усіх документів, що підтверджують.

За цим документом здійснюється остаточний розрахунок за виданим перед від'їздом авансом коштів на витрати на відрядження.

Якщо витрачено менше, ніж було видано, необхідно повернути до каси невитрачені підзвітні кошти.

В іншому випадку, якщо за авансовим звітом є перевитрата, співробітнику повертають витрачені особисті грошові кошти. Це можливо після узгодження авансового звіту із керівником.

Підставою видачі грошей є видатковий касовий ордер, реквізити якого зазначаються в авансовому звіті.

Харчування та проживання, добові

Суми добових залежить від відрядження не більше РФ чи .

Розмір добових виплат однаковий всім працівників незалежно від посади, стажу і віку.

Якщо проїзд здійснювався на власному автомобілі

При виборі керівником свого або службового автомобілядля відрядження він повинен оформити такі документи, що підтверджують використання транспортного засобу:

• маршрутний лист;
• сплачені рахунки, чеки, квитанції;
• документи, що підтверджують його прямування маршрутом до пункту призначення.

Нюанси для керівників бюджетних установ

При оформленні відряджень керівників бюджетних установ можуть виникати складнощі.

У бюджетних установпотрібно встановлювати джерела фінансування оплати витрат на відрядження, якими можуть бути бюджетні та позабюджетні кошти (наприклад, гранти, доходи від надання платних послуг, від надання послуг з госпдоговорів та інші). У наказі про направлення керівника в поїздку вказується певне джерело надходження коштів, за рахунок яких оплачуються витрати на відрядження.

На кого не поширюються правила статті:

• на вагітних жінок та співробітників до 18 років – закон забороняє відправляти їх у відрядження. За це можуть оштрафувати: ІП від 1000 до 5000 рублів, ТОВ від 30000 до 50000 рублів;
• на працівників за договором підряду - якщо вони вирушають у робочі поїздки, не потрібно оформлювати кадрові документита виплачувати добові. Компенсацію витрат за поїздку можете включити в оплату за договором;
• на самого ІП — про робочі поїздки ІП читайте у статті Витрати на відрядження ІП на УСН.

Ось п'ять кроків для оформлення відрядження.

Ельба підготує платіжки на зарплату, податки та внески за співробітників. Сервіс сформує всю необхідну звітність за співробітників для ІП та ТОВ. Спробуйте 30 днів безкоштовно.

Крок 1: оформіть наказ про відрядження

Оформлення відрядження починається із наказу. У ньому вкажіть назву вашого ТОВ або ПІБ ІП, ПІБ та посаду працівника, місце, термін та мету відрядження. Для зручності використовуйте стандартну форму наказу.

Якщо працівник затримується у відрядженні, видайте другий наказ у вільній формі із зазначенням причини продовження відрядження та нового терміну його завершення.

Крок 2: сплатіть відрядження

Добові

Добові відшкодовують незручності життя поза домом. Вони виплачуються за кожен календарний день відрядження, починаючи з дня посадки до літака і закінчуючи днем ​​повернення до міста. Витрачати добові можна куди завгодно - на музеї, кіно або пару коктейлів у барі.

Видайте добові до від'їзду працівника. Їх розмір визначте самостійно – закон не встановлює мінімальних та максимальних меж. Але добові понад 700 рублів на день для відряджень по Росії та 2500 рублів на день для закордонних відряджень оподатковуються ПДФО 13%.

Наприклад, співробітник їде на тиждень до Москви. Ви платите добові 1000 рублів на день. Це більше ліміту, тому 300 рублів на день оподатковуються ПДФО. За 7 днів відрядження з 7 000 добових, потрібно утримати та перерахувати до податкової 273 рубля ПДФО. Утримайте його із найближчої зарплати після повернення співробітника з відрядження та затвердження авансового звіту — подробиці про нього будуть далі.

Компенсація витрат на житло та проїзд

Якщо співробітник сам купує квитки та бронює готель, компенсуйте йому витрати до від'їзду у відрядження. На свій розсуд можете компенсувати додаткові готельні послуги- Вартість харчування, інтернету, пральні, хімчистки, оренди сейфа і т.д. Попередьте, щоб він зберіг квитки, а з готелю взяв чек чи квитанцію. Це знадобиться на підтвердження витрат.

За погодженням із працівником можете компенсувати й інші витрати: наприклад, на візу чи закордонний паспорт.

Зарплата

Зарплата видається лише за робочі дні відрядження у звичайні терміни, але розраховується за середнім денним заробітком. Щоб порахувати середній денний заробіток, поділіть зарплату співробітника за попередні 12 місяців на кількість відпрацьованих за цей період днів.

Крок 3: заповніть табель обліку робочого часу

У табелі враховується робочий часвсіх працівників. Дні відрядження позначте літерою "К" або цифрами "06".

Крок 4: попросіть у співробітника авансовий звіт

Протягом трьох днів після повернення з відрядження співробітник звітує про витрачені гроші. Для цього він заповнює авансовий звіт, до якого прикладає документи, що підтверджують витрати, — квитки, чеки, квитанції тощо. Непідтверджені витрати можете не відшкодовувати, але якщо вирішите їх компенсувати, утримайте ПДФО 13%. Не потрібно підтверджувати документами витрачені добові, але увімкніть їх у авансовий звіт окремим рядком.

Бувають ситуації, коли працівник не вклався в аванс та витратив більше. Наприклад, йому довелося затриматися на кілька днів і зі своєї кишені сплатити за проживання в готелі. Компенсуйте ці витрати та доплатіть добові за 2 дні.

Якщо він навпаки витратив не всі гроші, то повертає їх.

Крок 5: врахуйте витрати на відрядження при розрахунку податку УСН

При розрахунку податку на УСН «Доходи мінус витрати» враховуйте витрати, підтверджені документами:

• на проїзд: квитки на літак, поїзд, автобус, квитанції із таксі;
• на оформлення візи, закордонного паспорта - квитанція про оплату держмита, консульського збору, копії візи або закордонного паспорта;
• на житло, крім витрат на харчування: квитанції з готелю, а якщо орендована квартира у приватника — договір найму та розписка про отримання грошей;
• добові: квитки туди та назад підтверджують період відрядження, за який виплачені добові.

Враховуйте витрати на день затвердження авансового звіту. А ті витрати, які відшкодували після цього, спишіть на дату видачі грошей.

Відрядження працівників - явище дуже поширене, причому як у організаціях, і у індивідуальних підприємців (далі - ІП). Однак відрядженням можна визнати далеко не будь-яку ділову подорож. Про те, які умови мають виконуватись підприємцями щодо відрядження працівників, ми й поговоримо далі.

ОСНОВНІ ПИТАННЯ ПРО КОМАНДУВАННЯ

Щоб розібратися з питаннями віднесення ділових поїздок до відряджень, необхідно насамперед визначитися з тим, що розуміється в російському праві під даним терміном.

Як випливає із ст. 166 ТК РФ, службовим відрядженнямвизнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на визначений термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Оскільки у разі йдеться таких суб'єктів, як працівник і роботодавець, можна дійти невтішного висновку, що відрядження можливі лише рамках трудових відносин. Отже, організація не може направити у службове відрядження людини, яка виконує роботи або надає послуги за цивільно-правовим договором.

На це вказує і п. 2 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (затверджено Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749, в ред. від 14.05.2013; далі – Положення), а також ст. 11 ТК РФ, з якої випливає, що норми трудового праване поширюються на осіб, які працюють на підставі договорів цивільно-правового характеру.

Хто може бути відряджений?

Сторонами трудового договору, як відомо, є працівник та роботодавець. Причому на відміну від працівника, під яким завжди розуміється фізична особа, яка вступила у трудові відносини з роботодавцем, як роботодавці, згідно зі ст. 20 ТК РФ, можуть виступати як організації, а й ІП, приватні нотаріуси, адвокати, які заснували адвокатські кабінети, та інші особи, використовують працю найманих працівників. Отже, у відрядження може бути направлено як працівника організації, так і працівника ІП.

Проте слід пам'ятати, що стосовно деяких категорій осіб Трудовим кодексом РФ встановлено заборона на направлення їх у відрядження.

До таких осіб належать:

працівники під час дії учнівського договору, за умови, що відрядження пов'язані з учнівством (ст. 203 ТК РФ);

вагітні працівниці (ст. 259 ТК РФ);

працівники до 18 років, крім неповнолітніх спортсменів (ст. 348.8 ТК РФ) і творчих працівників, перелічених у ст. 268 ТК України.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У ст. 166 ТК РФ зазначено, що службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються. Тому не можна вважати відрядженням роботу кур'єра, торгового агента, стюардеси, машиніста, провідника, водія-дальнобійника і т. д. Однак якщо дана категорія осіб на користь ІП прямує в поїздку для виконання доручення, відмінного від своїх основних трудових обов'язків, то така поїздка вважатиметься відрядженням.

Звідки та куди?

Зазначимо, що відрядженням визнається виконання доручення поза місцем постійної роботи. Звернемося до ст. 57 ТК РФ, присвяченої змісту трудового договору, за якою місцем постійної роботи вважається місце розташування організації, або її відокремленого підрозділу, робота у якому обумовлена ​​трудовим договором, або робочого місця.

Причому це може бути як головний офіс фірми, так і її структурний підрозділ або робоче місцерозташоване в іншій місцевості.

У разі у трудовому договорі, укладеним з працівником, обмовляється, що місцем роботи працівника є відокремлений підрозділ організації, місцезнаходження якого від місця розташування самої организации.

Тому для працівників, які працюють в відокремлених підрозділах фірм, поїздка до головної організації також буде службовим відрядженням, і навпаки.

Таким чином, до службового відрядження можна прирівняти і поїздку працівника для виконання службового доручення до відокремленого підрозділу своєї організації в межах одного населеного пункту.

На який термін?

Трудовий кодекс РФ не обмежує термінів службових відряджень і пояснює того, ким вони визначаються. У п. 4 Положення встановлено, що термін відрядження визначається роботодавцем самостійно з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення. Про це нагадує і УФНС Росії по Москві в листі від 28.10.2010 № 16-15/113462@ «Про порядок обліку витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку».

Таким чином, ні Трудовий кодекс РФ, ні Положення не містять будь-яких обмежень щодо мінімальних або максимальних термінів службових відряджень. Тому ІП має право направити працівника як у одноденне відрядження, так і у більш тривале.

Водночас потрібно враховувати, що відрядження є тимчасовою подією, протягом якої працівник виконує доручення роботодавця. Тому направлення у дуже тривале службове відрядження може спричинити з боку податкових органів вимогу про реєстрацію відокремленого робочого місця.

ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ

Первинні документи необхідні

Зрозуміло, відрядження працівника має бути документально оформлене відповідним чином, причому й у разі немає значення, хто виступає роботодавцем, - організація чи ИП.

Усі без винятку організації мають вести бухгалтерський облік. Вимога про документальне підтвердження фактів господарського життя висуває Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі – Федеральний закон № 402-ФЗ), який набрав чинності з 1 січня 2013 р.

Відповідно до ст. 6 Федерального закону№ 402-ФЗ ІП можуть не вести бухгалтерський облік, але лише за умови, що, відповідно до податкового законодавства, вони ведуть облік доходів чи доходів та витрат та (або) інших об'єктів оподаткування у порядку, встановленому зазначеним законодавством. Сьогодні такий порядок ведення податкового облікує у всіх категорій підприємців, починаючи від тих, хто застосовує традиційну системуоподаткування, сплачуючи податку доходи фізичних осіб(ПДФО), і закінчуючи тими ІП, які вже з 2013 р. планують використовувати патентну систему оподаткування, що вводиться з 1 січня 2013 р.

Зокрема, для ІП, що сплачують з підприємницьких доходів ПДФО, такий Порядок обліку доходів та витрат та господарських операцій для індивідуальних підприємців затверджений Наказом Мінфіну Росії № 86н, МНС Росії № БГ-3-04/430 від 13.08.2002 (далі – Порядок обліку ).

Із зазначеного Порядку обліку випливає, що ІП веде облік доходів та витрат та господарських операцій шляхом фіксування у Книзі обліку доходів та витрат та господарських операцій індивідуального підприємцяоперацій про отримані доходи та вироблені витрати в момент їх здійснення на основі первинних документівпозиційним способом. Оскільки у податковому праві самостійне поняття « первинний документ»відсутня, то на підставі ст. 11 НК РФ підприємці керуються поняттям, закріпленим у Федеральному законі №402-ФЗ.

Отже, вимога використання бухгалтерської «первинки» поширюється усім роботодавців, зокрема і на ИП.

Складаємо документи

Таким чином, ІП, як і будь-який роботодавець, повинен оформити для працівника, який направляється у відрядження. службове завдання, в якому зазначаються:

прізвище, ім'я та по батькові працівника, який направляється у відрядження;

структурний підрозділ, професія чи посада працівника;

місце відрядження;

дати початку та закінчення поїздки;

кількість календарних дніввідрядження.

Документ підписується керівником підрозділу, в якому працює працівник, що відряджається, а за відсутності підрозділів - самим ІП.

На підставі службового завдання видається наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження, який підписується самим ІП або особою, на яку покладено такі повноваження.

У наказі зазначаються прізвище та ініціали, структурний підрозділ, посада (спеціальність, професія) відрядженого, а також мета, час та місце відрядження. При необхідності в наказі вказуються джерела оплати сум витрат на відрядження, а також інші умови направлення у відрядження.

На підставі затвердженого наказу (розпорядження) оформляється командировочне посвідченняв одному екземплярі. Посвідчення вручається працівникові, який направляється у відрядження, перебуває у нього протягом усього його строку та підтверджує фактичний час перебування працівника у службовому відрядженні, який визначається за відмітками про час прибуття у місце відрядження та вибуття працівника.

Якщо працівник під час виконання службового завдання має відвідати кілька пунктів призначення, то в кожному з них у посвідченні про відрядження необхідно зробити відповідну відмітку про прибуття та вибуття.

Відмітки про час прибуття та вибуття засвідчуються підписом повноважної посадової особи та печаткою, яка використовується в господарської діяльностіфірми, до якої відряджено працівника, для засвідчення такого підпису.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При відрядженнях по Росії і в більшість країн СНД наявність посвідчення про відрядження є обов'язковою. Якщо має місце поїздка до країн далекого зарубіжжя, то оформляти його не потрібно, потім вказує п. 15 Положення.

Облік витрат на відрядження

Перед відправленням працівника у службове відрядження йому під звіт видаються кошти на витрати на відрядження, що прямо передбачено п. 10 Положення.

Нагадаємо, що з 1 січня 2012 р. порядок ведення касових операцій на території Російської Федераціїрегулюється нормами Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації (затверджено Банком Росії 12.10.2011 № 373-П; далі – Положення про порядок ведення касових операцій).

Відповідно до Положення про порядок ведення касових операцій ІП, так само як і юридичні особиведуть касову книгуі оформляють надходження та видачу грошей за допомогою прибуткових та видаткових касових ордерів.

Порядок видачі грошових сум під звіт, що застосовується у тому числі ІП, фактично встановлений п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій.

Як випливає із зазначеної норми, видача грошей на витрати, пов'язані з діяльністю ІП, провадиться на підставі видаткового касового ордера 0310002, Уніфікована форма якого затверджена Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88 (в ред. Від 03.05.2000).

Зазначений документ оформляється згідно з письмовою заявою підзвітної особи, яка складається у довільній формі, в якій зазначається необхідна сума та строк, на який провадиться видача готівки. Заява візується підприємцем із зазначенням дати та передається до бухгалтерії.

Зверніть увагу, що видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше одержаною під звіт сумою готівки.

Підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу подати головному бухгалтеру або бухгалтеру (а за їх відсутності - самому ІП) авансовий звіт, доклавши до нього документи, що підтверджують.

Перевірка авансового звіту головним бухгалтером, бухгалтером або самим підприємцем, його затвердження та остаточний розрахунок щодо нього здійснюються у строк, встановлений ІП.

Підприємцям рекомендується звернути увагу на лист Банку Росії від 02.08.2012 № 29-1-2/5603, що роз'яснює, що готівка, знята ІП з розрахункового рахунку на особисті потреби, може витрачатися ним без будь-яких обмежень. Складання авансового звіту за такими сумами не потрібно.

Таким чином, повернувшись із відрядження, працівник ІП зобов'язаний звітувати за її підсумками, а також подати до бухгалтерії або самого підприємця авансовий звіт разом з виправдувальними документами за своїми витратами.

Причому відзвітувати про відрядження і здати звіт до бухгалтерії потрібно не пізніше трьох робочих днів з моменту повернення. На це вказує п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій, так і п. 26 Положення.

В. В. Семеніхін, керівник «Експертбюро Семеніхіна»

НК РФ) Податкового кодексуу питанні про правила обліку витрат на відрядження містять відсилання на статтю 264 Податкового кодексу. Де у підпункті 12 пункту 1 прямо прописано право відносити добові витрати. Звичайно, за умови, що відрядження пов'язане з діяльністю, спрямованою на отримання прибутку. Добові для цілей податку на прибуток, ПДФО та єдиного податку за «спрощенкою» не нормуються. Ліміт витрат, який часто посилаються податківці, встановлено постановою Уряди РФ від 02.10.02 № 729 у вигляді 100 рублів для організацій, фінансованих з допомогою федерального бюджету. До ІП він не має відношення. Тому розмір добових підприємцю досить заздалегідь закріпити у внутрішньому документі, як цього вимагає стаття 168 ТК РФ. Наприклад, у наказі чи положенні про відрядження.

Відрядження працівників індивідуального підприємця

Таким чином, індивідуальний підприємець не має права врахувати у складі витрат вироблені витрати у вигляді оплати самому собі проїзду до місця відрядження та назад, так само як і найм житлового приміщення, добове чи польове забезпечення. Такої точки зору дотримуються спеціалісти фінансових та податкових органів (листи Мінфіну Росії від 05.07.2013 № 03-11-11/160, УФНС Росії за м. Київ)

Так, у листі Мінфіну Росії від 07.09.2010 № 03-11-11/235 було надано відповідь на питання про право індивідуального підприємця, що застосовує УСН, визнати витрати на поїздки та проживання самого ІП, зроблені на користь виробництва. Представники фінансових органів нагадали, що відповідно до підп.
13 п. 1 ст.

Про витрати на відрядження для іп

Добові також не оподатковуються в ІП страховими внесками, оскільки він сплачує їх за себе у фіксованій сумі (ч. 1 ст. 14 Федерального закону від 24.07.09 № 212-ФЗ). Таким чином, підприємець, встановивши внутрішнім документом значний розмір добових, може без реальних витратзначно скоригувати податкове навантаження як у загальному режимі, і на «спрощенці» з базою «доходи мінус витрати».

Коментар "ПНП". Схема полягає в двоїстості становища підприємця. З одного боку, він – роботодавець, з іншого – працівник.

Як роботодавець він зобов'язаний виплачувати добові особі, направленій у відрядження. Як працівник, має право вимагати компенсації витрат на відрядження.

Зазначимо, що підтверджувати реальність компенсованих добовими витрат будь-якими чеками, квитанціями чи іншими видатковими документамине потрібно – податкове законодавство цього не потребує.

Архів

Увага

Підтверджують це і листи Мінфіну Росії від 26.02.09 № 03-03-06/1/96 та від 24.11.09 № 03-03-06/1/770, а також ФНП Росії від 03.12.09 № 3-2-09 /362. Втім, під час реалізації схеми розбіжності з перевіряльниками дуже ймовірні.

Податківці свою позицію з цього питання виклали у листі УФНС Росії по м. Москві від 15.08.07 № 18-1/3/ І заборонили враховувати у складі витрат підприємця всі витрати, пов'язані з відрядженням, сплачені самому собі, оскільки він не є найманим працівником .
Щоправда, йдеться у листі лише про «спрощенців». Крім того, перевіряльники можуть послатися на той факт, що якщо у фізособи як підприємця добові – витрата, то у нього ж як працівник це дохід, оподатковуваний ПДФО (див. схему).

Водночас сказано і про витрати підприємця на проїзд у громадському транспортідо місця оцінки та назад (ІП здійснював діяльність з оцінки збитків), наймання житлового приміщення, які згідно з підп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включаються до складу витрат за умови обґрунтованості та документального підтвердження. Думка про те, що індивідуальний підприємець має право врахувати при визначенні податкової бази з податку при УСН витрати у вигляді оплати свого проїзду до місця відрядження та назад, а також за наймом житлового приміщення та добові, висловив у своєму інтерв'ю заступник начальника відділу спеціальних податкових режимів Департаменту податкової та митнотарифної політики Мінфіну Росії пан Ю.

Інфо

Подпорін (дивіться матеріал « Спірні питаннязастосування УСН »/ / Арсенал підприємця. - 2011. - № 12). Судові органи також підтримують підприємців.

Завантаження сторінки

Як випливає із зазначеної норми, видача грошей на витрати, пов'язані з діяльністю ІП, провадиться на підставі видаткового касового ордера 0310002, уніфікована форма якого затверджена Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88 (в ред. від 03.05.2000). Зазначений документ оформляється згідно з письмовою заявою підзвітної особи, яка складається у довільній формі, в якій зазначається необхідна сума та строк, на який провадиться видача готівки.

Заява візується підприємцем із зазначенням дати та передається до бухгалтерії. Зверніть увагу, що видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше одержаною під звіт сумою готівки.

У відрядженні іп може сам собі платити добові, зменшуючи податкову базу

НК РФ платники податків, що застосовують УСН з об'єктом оподаткування у вигляді доходів, зменшених на величину витрат, вправі врахувати при оподаткуванні витрати на відрядження, зокрема, на:

• проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи;
• наймання житлового приміщення. За цією статтею витрат підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються у готелях;
• добове чи польове забезпечення;
• оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;
• консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі та збори.

З огляду на ст.

ТК РФ) та творчих працівників, перерахованих у ст. 268 ТК України. ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У ст. 166 ТК РФ зазначено, що службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються. Тому не можна вважати відрядженням роботу кур'єра, торгового агента, стюардеси, машиніста, провідника, водія-дальнобійника тощо. Однак якщо дана категорія осіб на користь ІП прямує в поїздку для виконання доручення, відмінного від своїх основних трудових обов'язків, то така поїздка буде вважатися відрядженням. Звідки та куди? Зазначимо, що відрядженням визнається виконання доручення поза місцем постійної роботи. Звернемося до ст.
З зазначеного Порядку обліку випливає, що ІП веде облік доходів та витрат та господарських операцій шляхом фіксування у Книзі обліку доходів та витрат та господарських операцій індивідуального підприємця операцій про отримані доходи та вироблені витрати у момент їх здійснення на основі первинних документів позиційним способом. Оскільки у податковому праві самостійне поняття «первинний документ» відсутнє, то підставі ст. 11

НК РФ підприємці керуються поняттям, закріпленим у Федеральному законі №402-ФЗ. Отже, вимога використання бухгалтерської «первинки» поширюється усім роботодавців, зокрема і на ИП.

Чи повинен сам на себе видавати наказ про відрядження

НК РФ для обчислення прибуток;

• якщо в процесі ознайомлювального туру було придбано МПЗ, то такі витрати можна включити до складу матеріальних витрат на підставі підп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
• якщо підприємцем зроблено витрати на юридичні послуги, то можна врахувати їх у складі витрат на бухгалтерські, аудиторські та юридичні послуги відповідно до підп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
• якщо в діловій поїздці було укладено договори доручення або агентські договори, то витрати на ознайомлювальний тур можна визнати у складі витрат на виплату комісійних, агентських винагород та винагород за договорами доручення відповідно до підп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Проте й у випадках повністю виключити можливі претензії з боку податкових органів не можна.
Відповідно до ст. 166 Трудового кодексуРосійської Федерації (далі - ТК РФ) службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Відповідно до ст. 168 ТК РФ у разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові витрати на проїзд, наймання житлового приміщення, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), а також інші витрати, вироблені працівником з дозволу або відома роботодавця.
Відповідно до підп. 13 п. 1 ст.

Документом, що підтверджує факт знаходження працівника у відрядженні за службовою потребою та з цієї причини відсутності його на робочому місці, є посвідчення про відрядження.

Крім того, воно є однією з основних умов:

• для оформлення службового відрядження;
• для ведення звітності, зокрема витрат на відрядження

Чи потрібне посвідчення про відрядження в 2018 році

Проте оформлення службових відряджень із 2018 року значно спростилося.

Сьогодні, щоб відправити працівника у поїздку за службовою необхідністю, вже не потрібно оформляти такі документи:

• командировочне посвідчення;
• звіт про службову поїздку;
• службове завдання.

Усе це значно полегшило життя кадрових службовців. Але оскільки вимоги про необхідність обліку витрат на відрядження для здійснення контролю фінансової діяльностіорганізації ніхто не скасовував, питання правильного облікузалишився відкритим для службовців бухгалтерії.

Подробиці оформлення відряджень співробітників у 2018 році дізнайтесь з відео.

Правила та особливості заповнення у 2018 році

Оформлення посвідчення про відрядження на сьогоднішній день не є обов'язковим.

Але на розсуд адміністрації підприємства даний бланкможна використовувати для здійснення контролю витрат на відрядження. У цьому випадку його форма може бути довільною, спеціально розробленою бухгалтером підприємства та затвердженою в обліковій практиці організації.

Ще один варіант взяти за основу колишній уніфікований зразок форми Т-10. Це рішенняпро використання посвідчення про відрядження в системі документообігу компанії необхідно закріпити в локальному нормативному акті.

У цьому ж акті можна систематизувати та затвердити нову системуобліку витрат на відрядження та оформлення відряджень відповідно до чинного законодавства.

Використання для оформлення бланк форми Т-10 дозволяє підтверджувати факт вибуття та прибуття службовця, а також фіксувати дату та місце цих подій, що дає змогу розраховувати та списувати добові витрати.

Вищевказана форма складається з двох частин: лицьової та зворотної сторони.

Лицьова частина містить інформацію:

• • Назва підприємства;

• ПІБ, посада, найменування структурного підрозділу;
• цільове призначення подорожі;
• пункт призначення;
• термін відсутності працівника (дата вибуття та прибуття);
• данні паспорту;
• підпис керівника компанії.

Оборотна частина документа відображає дані сторони, що відправляє та приймає:

• найменування організації та населеного пункту, де вона розташована;
• дату відправлення та прибуття на місце призначення;
• ПІБ посадових осіб, що здійснюють вищевказаний запис, а також їх підпис, завірений печаткою організацій, відповідно, сторони, що відправляє та приймає.

У разі, якщо працівника організації відряджено у кілька пунктів призначення, то зворотний бік повинен містити всі найменування організацій, куди направляється працівник, відповідно до службового завдання. Кожне місце призначення має бути засвідчено підписом та печаткою організації, що приймається.

vesbiz.ru

Хто оформляє посвідчення про відрядження

Заповненням форми Т-10 повинен займатися або фахівець кадрової служби підприємства, або працівник бухгалтерії, або інша уповноважена особа. Оформлення проводиться виходячи з виданого наказу про відрядження за підписом керівника організації.

ФАЙЛИ
завантажити порожній бланк завантажити зразок заповненняпосвідчення про відрядження за формою Т-10 .doc

Порядок оформлення Т-10

Стандартний бланк Т-10 є документом з двома сторонами. на титульному листіпрописуються загальні відомостіпро організацію, співробітника та відрядження, на зворотній сторінці – проставляються підписи та печатки організацій, до яких направлявся відрядження.

Частина 1

Перше, що потрібно написати на лицьовій стороні посвідчення про відрядження – повна назва підприємства, в якому працює відряджений, з обов'язковою вказівкою організаційно-правового статусу (ІП, ТОВ, ВАТ, ЗАТ). Поруч потрібно вписати код ОКПО (з реєстраційних документів компанії). Дещо нижче ставиться номер документа з внутрішнього документообігу, а також дата його складання.

Частина 2

До другої частини посвідчення про відрядження вносяться відомості, що стосуються особисто працівника: повне ПІБ, табельний номер, присвоєний йому при працевлаштуванні, структурний підрозділ або відділ, до якого він належить, посаду. Тут слід зазначити місце, куди він прямує (країна, населений пункт, організація). Трохи нижче вписується мета відрядження, а також його терміни (за кількістю календарних днів) з чіткою вказівкою дати її початку та закінчення – ця інформація точно копіюється з наказу, підписаного керівником.

Тут же потрібно внести дані, що засвідчують, з будь-якого особистого документа відрядженого (найменування документа, серія, номер).

Все вище написане має запевнити керівник організації чи інша уповноважена особа.

Частина 3

Зворотний бік бланка Т-10 містить відомості про всі міста та організації, в яких побував відрядження за службовою потребою.

У верхньому лівому кутку пишеться назва організації, з якої співробітник їде (тобто постійне місце його роботи), дата від'їзду, а також підпис відповідальної особиз розшифровкою та печаткою підприємства.

Далі співробітник, відправлений у службову поїздку, має в міру необхідності послідовно пред'являти цей документ на всіх підприємствах, на яких він побував у рамках відрядження. Тут уповноважені працівники цих підприємств оформлюють зворотний бік його службового посвідчення у потрібних розділах (рядки «прибув», «вибув з»).

Таких організацій може бути кілька, але кожна з них обов'язково має вказати свою повну назву, дату прибуття та відбуття відрядження, печатку та підпис відповідальної особи.

Дії співробітника після відрядження

Після того, як співробітник повернеться до рідної організації, він повинен віддати посвідчення про відрядження відповідальній особі, яка впише в неї відомості про прибуття із зазначенням дати, підписом та печаткою.

Далі посвідчення про відрядження разом з рештою пакету документів (наказ керівника підприємства про відрядження, чеки, квитанції та ін. платіжки, що підтверджують витрати на відрядження) передається в бухгалтерію підприємства. На основі них бухгалтер робить докладний розрахунок вироблених витрат і в разі необхідності відшкодовує відрядженому витрачені понад видану раніше авансом суми або ж приймає в касу надлишки, що залишилися. Ці ж документи є підставою для зниження бази оподаткування за статтею «витрати».

Чи потрібно реєструвати посвідчення про відрядження

Бланк Т-10 є документом обліку, тож підлягає обов'язковій реєстрації у внутрішньому документообігу. Для обліку посвідчень про відрядження використовуються спеціальні журнали реєстрації.

assistentus.ru

Заповнення форми Т-10

Посвідчення про відрядження за формою Т-10 – це двосторонній бланк, на одній стороні якого міститься загальна інформація про відрядження та відрядженого співробітника, а на іншій стороні – найменування, підписи та печатки організацій, в яких він побував під час поїздки.

Вгорівказується найменування організації чи ІП, номер документа та дата його складання.

Рядок «Код по ОКПО».Вказується код ОКПО згідно з даними в повідомленні з Росстату.

Рядок «Відряджається в».Вказується місце призначення відрядження (країна, місто, населений пункт, найменування організації).

Нижче– мета та тривалість відрядження згідно з службовим завданням. Перший день – це день від'їзду з місця постійної роботи, останній день – день повернення.

Потім зазначаються дані паспорта або документа, що його замінює.

Форма Т-10 підписується керівником організації.

Посвідчення про відрядження: зразок

- 1 сторона -

ip-spravka.ru

Посвідчення про відрядження: історичний екскурс

З 8 січня 2015 року посвідчення про відрядження перестали бути обов'язковим документом при оформленні відряджень. Згадок про них у Положенні про особливості направлення до службових відряджень, затвердженого Постановою Уряду від 13.10.2008 № 749, більше немає.

Тому в даний час посвідчення про відрядження застосовуються тільки в тих організаціях, які передбачили їх використання у своїх локальних нормативних актах про відрядження (положення, накази тощо), прийнятих відповідно до ст. 168 ТК України.

При цьому форма посвідчення має бути затверджена наказом щодо організації (у складі облікової політики). Можливе застосування уніфікованої форми № Т-10, якщо це належно затверджено роботодавцем.

Завантажити бланк форми Т-10 можна безкоштовно у системі КонсультантПлюс. А тут ви можете ознайомитись із формою Т-10.

Однак не забороняється використання і самостійно розробленого організацією бланка посвідчення про відрядження.

Відмітки приймаючої організації у посвідченні про відрядження

Разом з посвідченнями про відрядження канули в Лету і журнали обліку відряджень, де фіксувалися дані про працівників, що вбули у відрядження, і чужих відряджених працівників, що прибули. Якщо ж роботодавець вважатиме за потрібне такий журнал все ж таки вести, то це не буде порушенням.

Якщо в організації, куди відряджено працівника, не передбачено оформлення посвідчень про відрядження, то відмітку про прибуття, можливо, йому не поставлять. У разі відмови зобов'язати організацію, що приймає, проставляти позначки ніхто не може.

У цьому випадку дати прибуття та вибуття працівник повинен підтвердити проїзними документами.

Як оформити посвідчення про відрядження?

Порядок оформлення посвідчення про відрядження в організації, що його використовує, повинен бути прописаний в локальному положенні про відрядження.

Зазвичай його заповнює працівник кадрової служби, а за його відсутності — секретар чи бухгалтер. Посвідчення складається в одному примірнику, оформляється рукописно чи друкованим способом.

Наведемо зразок заповнення посвідчення про відрядження.

Завантажити зразок заповнення форми Т-10 можна у нашій статті.

Зміст посвідчення про відрядження

Таким чином, єдиного зразка посвідчення про відрядження тепер не існує.

Якщо організація вважала за доцільне використовувати у себе посвідчення про відрядження і розробити свій бланк, включати туди потрібно наступні відомості:

• номер та дату видачі посвідчення;
• назва організації (повне та скорочене);
• ПІБ співробітника, його табельний номер, посада та структурний підрозділ;
• найменування організації - приймаючої сторони;
• мета поїздки (має відповідати формулюванню службового завдання та/або наказу);
• тривалість поїздки у календарні дні.

Посвідчення про відрядження підписується керівником організації, засвідчується печаткою.

Традиційно на обороті посвідчення відображаються дані про прибуття працівника у місце відрядження та вибуття з нього. Ця інформація засвідчується підписом відповідальної особи та печаткою організації.

glavkniga.ru

Форма посвідчення про відрядження в 2018 році

05.01.2004 Постановою №1 Держкомстат РФ затвердив уніфіковану форму №Т-10. Можна використати цю форму або розробити бланк самостійно.

Розробляючи власну форму необхідно дотримуватись вимог ідентифікації господарської операції, встановлені ч. 2 і 4 статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402 «Про бухгалтерський облік». У бланк мають бути включені такі реквізити:

• найменування;
• дата заповнення;
• найменування організації, яка видала посвідчення про відрядження;
• зміст господарської операції (мета відрядження у посвідченні про відрядження, приклади: проведення інвентаризації, підвищення кваліфікації тощо);
• кількість днів;
• П.І.Б. та посаду особи, відповідальної за оформлення.

Завантажити бланк посвідчення про відрядження в 2018 році

Як заповнювати

Розглянемо приклад заповнення уніфікованої форми № Т-10:

• найменування організації: ГБОУ ДІД СДЮСШОР «АЛЮР»;
• код ЄДРПУ: 12345678;
• реєструємо папір у журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з командируючої організації (додаток № 2 до наказу Мінздоровсоцрозвитку Росії від 11.09.2009 № 739н; вказуємо дату та номер: 24.11.2018;
• П.І.Б. та табельний номер (за наявності) відрядженого працівника: Петров Петро Петрович, табельний номер 4;
• структурний підрозділ та посада: навчальна частина, викладач верхової їзди;
• куди прямує співробітник: Всеросійський науково-дослідний інститут конярства, п. Дивове Рибнівського району Рязанської області;
• ціль поїздки: навчання на курсах підвищення кваліфікації тренера;
• кількість календарних днів, дата початку та закінчення відрядження: 4 календарні дні з 27 по 30 листопада 2018 року;
• паспортні дані працівника: серія 1234 номер 123456;
• підписуємо у керівника;
• ставимо відмітку про вибуття: вибув із м. Москви 27.11.2018;
• відділ кадрів установи, куди направлений співробітник, ставить позначки про прибуття у день приїзду та вибуття у день від'їзду: прибув до п. Дивово 27.11.2018, вибув 30.11.2018;
• робимо відмітку про прибуття: прибув до Москви 30.11.2018.

gosuchetnik.ru

Порядок заповнення

Скасування посвідчень про відрядження ніяк не позначилося на порядку його заповнення. Бланк посвідчення чи уніфікованої форми Т-10 заповнюється із двох сторін.

1. Заповнення починається з внесення відомостей про найменування організації та восьмизначний код ОКПО.

3. Записуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника, що відряджається, і його табельний номер.

4. Вносимо відомості про структурний підрозділ та посаду відрядженого.

5. Вказуємо, куди відряджається співробітник.

6. Прописуємо мету його відрядження.

7. Вказуємо кількість календарних днів відрядження та період поїздки за датами.

8. Прописуємо паспортні дані працівника.

Після підпису першої особи переходимо до заповнення зворотної сторони бланку.

10. У лівій верхній частині документа, у графі «Вибув з», вказуємо найменування населеного пункту та назву власної організації. Ставимо дату, коли працівник має виїхати у відрядження, підписуємо та засвідчуємо печаткою підприємства.

11. Прибувши до місця відрядження, працівник повинен відзначити у бланку форми свій приїзд. Для цього він йде в одяг кадрів тієї організації, в яку його направили, і просить кадровика зробити йому позначку про прибуття аналогічним порядком, описаним у пункті вище.

12. Коли настане час повертатися, працівнику необхідно поставити відмітку у своєму посвідченні про відрядження про вибуття.

13. Після повернення на роботу співробітник здає документ у свій відділ кадрів, де йому зроблять відмітку про прибуття та закінчення відрядження.

Заповнений зразок посвідчення про відрядження

Зберігання документів на відрядження

Незважаючи на те, що посвідчення про відрядження скасували, у разі якщо організація їх використовує нарівні зі службовими завданнями, ці документи повинні зберігатися разом з наказами у відділі кадрів організації п'ять років, після чого вони знищуються встановленим на підприємстві порядком.