Доповідна не вийшла на роботу. Доповідна записка про відсутність працівника робочому місці. Дії керівництва після її отримання

Службова або доповідна записка про прогул має бути складена особою, яка за своєю посадою здійснює безпосередній контроль за робочим процесом та працівниками:

Ціль

У роботі великого підприємства неприпустимо просто сказати начальнику, що такого працівника не було вчора на місці. Все, що стосується понаднормових, відгулів, прогулів, лікарняних необхідно відображати у звітній документації. Тому прогул теж має бути врахований документально.

Важливо!Мета складання службової записки про відсутність працівника на робочому місці – зафіксувати цей факт, вжиті заходи та передати цю інформацію вищому начальству. Глава підприємства вирішуватиме, які заходи дисциплінарного стягнення будуть застосовані щодо цього працівника.

Дізнатись більше про те, що це таке службова записка і як оформляється цей документ за ГОСТом, можна .

Основні вимоги

У пояснювальній записці про прогул обов'язково необхідно відобразити таку інформацію:

Назва відділу, підрозділу, у якому складається папір.
Заголовок – «Службова (доповідна) записка».
Дата складання та номер документа.
ПІБ та посада особи, до якої звертаються.
ПІБ та посада працівника, що прогулює.
ПІБ та посада укладача.
Дата та час відсутності працівника. Якщо працівник був відсутній весь робочий день, вказують час, з якого і який він мав бути своєму місці.
Вжиті заходи. Наприклад, дзвінок працівнику із з'ясуванням причини відсутності.
Наприкінці слідують висновки з приводу події та пропозиція про дисциплінарне стягнення.

Виклад має дотримуватися суворого ділового стилю.

Як скласти?

У правому верхньому кутку потрібно оформити «шапку» із зазначенням даних кому та від кого.

приклад:

«Директору ВАТ «Квадрат»
Кондратьєву Кондрату Кондратовичу
Від старшого менеджера
Миколаєва Миколи Миколайовича».

У верхньому лівому кутку пишуть назву структурного підрозділу.

приклад: «Відділ продажів».

Посередині заголовок. Верхній рядок – службова записка, нижня – про відсутність працівника робочому місці. Обидва рядки повинні бути з великої літери.

Після заголовка «Службова записка» пишуть дату та номер документа. Далі викладається факт відсутності, з чітким проміжком часу, з'ясовані причини відсутності.

Приклад: «Довожу до вашого відома, що працівник відділу продажу Петров Петро Петрович був відсутній на робочому місці 5.05.2017 року весь робочий день з 8 до 18 години. Мною було вжито заходів для з'ясування причин відсутності у вигляді дзвінка на мобільний телефон Петрова. Відповівши, він повідомив, що у його квартирі сталася аварія системи водопостачання, через яку він був змушений залишатися вдома».

Порада!Після викладу інформації укладач пропонує вжити необхідних його погляд заходи.

приклад: «Прошу прийняти викладені факти до відома та винести менеджеру відділу продажів Петрову П. П. догану».

Пом'якшувальні обставини – працівник пояснив причину своєї відсутності поважним приводом, а також, якщо таке трапляється вперше, та інших нарікань немає. І тут укладач може просити про незастосування заходів дисциплінарного стягнення.

приклад: «Прошу не застосовувати дисциплінарні заходи до менджера з продажу Петрову П.П., оскільки подібний інцидент трапився вперше, а достовірність викладеної причини відсутності підтверджує довідка з ЖЕКу про аварію системи водопостачання за адресою проживання Петрова у вказаний час його відсутності»..

Обтяжливі факти – повторна, або багаторазова відсутність на роботі, нарікання щодо виконання обов'язків та інше. Такі обставини можуть стати підставою для винесення догани, застосування штрафних санкцій та навіть звільнення.

приклад: «Подібна ситуація трапляється вже вчетверо за останні півроку, зазначені раніше причини відсутності не знаходили свого підтвердження, а подібна поведінка Петрова П.П. призводить до зривів робочих планів та збитків. У зв'язку з цим, прошу звільнити менеджера з продажу Петрова П.П. відповідно до п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».

Наприкінці укладач вказує посаду, особисті дані та ставить підпис. Між викладом факту прогулу та прохання про застосування заходів може бути присутнім абзац із аналізом ситуації.

Приклад: «В останні 3 місяці Петров П.П. часто запізнювався на роботу, приходив зі слідами похмілля. З чого можу дійти невтішного висновку, відсутність Петрова на роботі пов'язані з надмірним вживанням алкоголю і немає поважних причин».

Дізнатися про те, за якими правилами оформляється службова записка, а також подивитися зразок документа, можна в , а докладно про правила оформлення службових записок за ГОСТом, а також які вимоги застосовуються до їх написання читайте .
.

Як оформляється документ про невихід співробітника працювати?

Організація може запастися спеціально оформленими друкованими бланками для заповнення, але можна написати службову записку на аркуші формату A4, дотримуючись необхідних правил. Підписує документ сам укладач, друк не потрібний, якщо зворотне не зазначено у статуті підприємства. Однак подібну документацію реєструють у журналі обліку секретаря або самого відділу.

Увага!За реєстрацією доповідної записки надають реєстраційний номер.

Терміни

Службову записку про прогул складають не в день прогулу, Спершу прогул фіксують у табелі обліку робочого часу. Працівника повідомляють про це та дають 2 дні для надання пояснень своєї відсутності. За цей час громадянин може підготувати документи, що підтверджують, наприклад, довідку з ЖЕКу про те, що в його квартирі була аварія, і проводилися роботи з її усунення (докладно про те, як писати службову записку директору, а також як правильно оформити пояснювальну, читайте в ).

У довідці має бути зазначений час події. Якщо через 2 дні працівник не надав пояснення та докази, то оформляється службова записка із зазначенням усіх фактів.

приклад

Ніщо так не пояснює як наочний приклад. Для цього було складено бланк такого документа з дотриманням усіх правил та відповідним змістом.

Ремонтний цех
Начальнику ремонтного цеху
Борисову Борису Борисовичу
Від майстра зміни
Єгоркіна Єгора Єгоровича

Службова записка
№123 від 15.12.2017 р.
Про відсутність працівника на робочому місці

Доводжу до вашого відома, що слюсар ремонтного цеху Сергій Сергійович був відсутній на роботі 12.12.2017 р. всю робочу зміну з 7:00 до 15:00. При спробі зв'язатися з ним телефоном Сергєєв не брав слухавку. Наступного дня Сергєєв вийшов на роботу в належний час і надав довідку з ДІБДР про те, що він став учасником ДТП і був затриманий до з'ясування обставин до 13:00. Оскільки остаточно зміни залишалося мало часу, Сергєєв вирішив не ходити працювати зовсім.

У зв'язку з тим, що слюсар ремонтного цеху Сергєєв С.С. не відповідав на дзвінки, а також сам не вжив заходів до того, щоб попередити мене про причину своєї відсутності, прошу винести йому догану.

Майстер зміни Єгоркін Є.Є. (Підпис)

Відповідь на службовку

Своє рішення директор (начальник) може написати на бланку доповідної записки. Це може бути як згода з пропозицією укладача, так і відмова та застосування інших заходів. Написане засвідчується підписом із розшифровкою.

Приклад позитивної відповіді: «Підготувати наказ про оголошення догани Серегіну С.С. 15.12.2017 р. Борисов Б.Б. (Підпис)».

Приклад відмови: «Дисциплінарних заходів до Серегіна С.С. не застосовувати, оскільки були надані документи про поважну причину його відсутності. 15.12.2017 р. Борисов Б.Б. (Підпис)».

Про те, як правильно написати відповідь на службову записку, ми розповідали.

Незважаючи на відсутність у законах обов'язкових правил для листування за допомогою , він повинен складатися з дотриманням норм ділового спілкування, правил російської мови та традиційних вимог до ділових паперів. Про те, як грамотно оформити СЗ на

Відкрити документ у галереї:

Текст документа:

Виробничий відділ Директору ТОВ "Ключ" Шумелкіну П.М. ДОКЛАДНА ЗАПИСКА 08.09.2011 N 145 м. Мінськ Про відсутність працівника на роботі Майстер виробничого відділу Копійко О.В. 08.09.2011 був відсутній на роботі. Причина неявки невідома. Відсутність Копійка О.В. підтверджується даними звіту за 08.09.2011, сформованого на основі інформації з модуля "Облік робочого часу" електронної системи контролю доступу на територію ТОВ "Ключ" (з використанням електронних перепусток у вигляді пластикових карток доступу), що фіксує переміщення працівників територією ТОВ "Ключ" , що враховує відпрацьований кожним працівником час. На роботу Копєйко О.В. не дзвонив, на телефонні дзвінки по домашньому та мобільному телефонам не відповідав. Прошу розглянути питання щодо залучення майстра Копейка О.В. до дисциплінарної відповідальності за здійснення прогулу у разі відсутності в нього поважних причин відсутності на роботі. Начальник виробничого відділу Підпис І.І.Петров

Додатки до документа:

(Adobe Reader)

Які документи ще є:

Що ще завантажити на тему «Записка»:

Ні для кого не секрет, що юридично грамотний підхід до укладання договору чи контракту є гарантією успішності угоди, її прозорості та безпеки для контрагентів. Правовідносини у сфері найму не є винятком.

У процесі господарську діяльність багатьох фірм найчастіше використовується договір поставки. Здавалося б, цей простий, за своєю суттю, документ має бути абсолютно зрозумілим та однозначним.

Доповідна записка про відсутність працівника робочому місці є документом, який належить до розряду інформаційно-довідкових. Цей папір містить у собі інформацію про прогулі працівника певного періоду робочого дня, чи цілого дня.

Цей різновид записки відрізняється від службової суттєвою ознакою — перша має бути написана нижчестоящим начальством вищестоящому.

Крім доповідної записки, керівна особа підрозділу має скласти акт про відсутність співробітника на робочому місці, і лише після цього він може передавати документ далі. Маючи інформацію в акті, роботодавець може зробити позначку в табелі обліку робочого дня про прогулі співробітника. У свою чергу працівник, на чиї дані було створено доповідну записку, обов'язково має скласти пояснювальну записку, в якій зазначено причину порушення режиму трудового дня. Її також необхідно надати начальству.

Зразок доповідної записки про прогул можна скачати внизу статті.

Як правильно написати?

Правильно оформлена доповідна записка про прогул працівника повинна містити таку інформацію:

контактні дані керівної особи, якій пишеться документ;
відомості про автора доповідної записки;
назва відділу, у якому числиться співробітник, який порушив дисципліну;
дата складання паперу;
найменування документа;
текст звернення;
причина відсутності працівника робочому місці. Якщо її не визначено, це також слід зазначити до з'ясування обставин – без поважної причини (відсутність на робочому місці більше 3 годин визнається прогулом);
особливості події, якщо такі є;
підпис особи, яким було написано доповідну записку.

Після отримання доповідної записки про прогул, на основі її відомостей, начальство виносить свій вердикт – здійснювати залучення співробітника до дисциплінарного стягнення, чи ні. Якщо голова організації вирішує, що необхідно вжити будь-яких дій стосовно співробітника, це фіксується у наказі — .

Важливо, що прогулом вважатимуться період відсутності, що перевищує 3 години. Якщо співробітника був на місці менше цього часу, це вважається відлучкою. У разі від працівника слід вимагати усних чи письмових пояснень. Покарання за прогул значно суворіше, ніж за відлучення.

Правильне оформлення

Докладна записка про відсутність робочому місці зразок — .

Чи не знайшли у статті відповідь на Ваше запитання?

Отримайте інструкції, як

На більшості російських підприємств діє система штрафів та покарань за відлучки, запізнення, прогули. Однак для об'єктивного та юридично грамотного накладення штрафу (догани) необхідна підстава, якою і є відповідна доповідна записка. Про правильне написання цього документа розповість пропонована стаття.

Основна мета документа – доведення до відома керівництва факту запізнення, відлучення працівника організації.

Вам необхідно пропустити роботу і ви не хочете проблем з начальством, напишіть заяву на відгул, але перш за прочитайте і вашу заяву точно приймуть.

Упоряднику потрібно пам'ятати, що доповідна записка – це супровідний лист.

Тоді як факт порушення дисципліни має фіксуватись іншими документами, наприклад, відповідним актом (зразок додається нижче).

Акт про відсутність на роботі.

Якщо підприємстві існує автоматизована система обліку робочого дня, то підтвердженням відсутності працівника будуть дані об'єктивного контролю.

Проте доповідна – це необхідна умова залучення працівника до дисциплінарної відповідальності.

Як скласти наказ про дисциплінарне стягнення, ви можете знайти всю інформацію

Правила оформлення доповідної

Доповідна записка не є виконавчим документом. Тобто безпосереднє притягнення працівника до відповідальності можливе лише на підставі спеціального наказу керівника підприємства.

Практика знає випадки, коли подання доповідної записки та грамотна фіксація порушення дисципліни не спричиняють негативних наслідків. Таке можливе за недбалого ставлення до дисципліни на підприємстві або значної цінності працівника, якого просто бережуть.

Від кого та кому адресується доповідна записка?

Найчастіше це:

Співробітник охорони (служби безпеки);
Спеціаліст відділу кадрів;
Безпосередній начальник працівника, що провинився (майстер, бригадир, начальник відділу і т.д.).

Адресат записки визначається з урахуванням посадових інструкцій автора повідомлення.

Тому їм може бути як безпосередній керівник автора документа, так і посадова особа, яка уповноважена приймати рішення щодо суті записки.

Наприклад, на великих підприємствах черговий охоронець зобов'язаний доповідати (усно чи письмово) старшому зміни (начальнику служби безпеки), до компетенції якого входить повідомлення доповідною запискою директора фірми або його заступника з кадрів. Відповідно, у доповідній фігурує не один працівник, а всі, хто провинився протягом доби.

Що таке відсутність працівника на робочому місці?

У юридичній практиці прийнято виділяти 3 варіанти відсутності працівника на своєму місці:

Запізнення – найпоширеніше явище, що означає несвоєчасне прибуття працівника початку зміни чи після певного графіком перерви. Кількість часу затримки працівника важливого значення немає. За наявності автоматизованого контролю працівника карають за 2-3 хвилинне запізнення;
Відлучення - самовільний догляд працівника протягом зміни. Для визначення факту відлучки фіксується час догляду та повернення на роботу. Насправді фіксація короткочасних відлучок можлива лише автоматизованими системами. Проміжок часу відсутності для притягнення до відповідальності значення не має;
Прогул - відсутність працівника протягом зміни або 4 години поспіль протягом робочого дня.

На практиці виникають питання щодо визначення робочого місця, а також міри поважності причини відсутності працівника.

Ви хочете зробити утримання із зарплати працівника, стаття вам допоможе.

Стаття 209 Трудового кодексу РФ говорить, що робітником вважається місце, де працівник повинен бути, або куди йому потрібно прибути в зазначений час. Робоче місце має бути однак під контролем роботодавця, що передбачає наявність обліку робочого дня.

Ступінь поважності причин відсутності визначається практикою, що склалася, або трудовою угодою з працівником.

Відповідно до статті 81 Трудового кодексу РФ за прогул у роботодавця є право безпосереднього звільнення працівника. А при запізненні чи відлучці необхідно один раз покарати працівника, а його звільнення можливе при повторному вчиненні такого провини.

Інструкція щодо складання доповідної записки про відсутність працівника на робочому місці

Бажаєте піти з роботи, але не знаєте як? Прочитайте та у вас буде вся необхідна інформація.

Якщо на підприємстві не визначено порядок оформлення службового листування, то доповідна записка складається на звичайному аркуші паперу формату А4 за наступним шаблоном:

У «шапці» документа вказується посада та ініціали адресата записки та її автора. Якщо доповідна направляється до стороннього підрозділу (головне підприємство), необхідно вказувати реквізити організації (вихідний номер, адресу, номер телефону тощо.);
Далі посередині пишеться фраза: «Докладна записка»;
В основній частині документа розписуються:

Подія та причини відсутності працівника на місці;
Факти наявності виправдувальних документів, відбору пояснень у працівника;
Вжиті автором документа заходи;
Коротка характеристика працівника, відомості про наявність попередніх дисциплінарних порушень (якщо ця частина є доречною);
Пропозиція автора про покарання працівника, що провинився (якщо дана частина доречна);

На документі вказується дата складання, посада автора, його підпис, а також список доданих документів, якщо вони є. Зазвичай додаються пояснення працівника, виправдувальні документи, і навіть папери, які підтверджують наявність запізнення, відлучки, прогулу.

Укладачам доповідних пам'ятаймо, що факт притягнення до дисциплінарної відповідальності, а тим паче здійснене з його підставі звільнення, працівник вправі оскаржити у суді чи трудовий инспекции.

Якщо працівник прогулює, це вважається порушенням трудової дисципліни.

Коли він перебуває на роботі без будь-яких видимих причин, це може йому погано закінчиться до .

Начальнику потрібно оформити акт і написати доповідну вище керівництву.

Навіть якщо співробітник не з'явився на робоче місце лише один раз, все одно цю подію треба задокументувати.

Доповідна записка оформляється на працівника, якщо він завинив, та його не було на робочому місці тривалий час – понад 4 години. Інформація з цього документа доноситься керівництву.

Разом із доповідною складається актпро відсутність робочому місці, у ньому записується точний час, коли співробітник не з'явився.

Оформлені документи віддають керівнику на розгляд. Після отримання пояснень про причини прогулу, у разі їх неповагу керівник може звільнити співробітника або накласти на нього дисциплінарне стягнення. ?

Необхідно знати, що такі документи потрібно складати акуратно та того ж дня, коли працівник не прийшов на робочемісце.

Спочатку слід з'ясувати причину відсутності на робочому місці. Неявка не вважається прогулом, якщо людина захворіла, її викликали до суду чи правоохоронних органів.

Перш ніж складати доповідну записку та акт, необхідно зателефонувати співробітнику та дізнатися, чому його немає на робочому місці.

Якщо працівник не зміг пояснити свою неявку на роботу, то необхідно зафіксувати факт відсутності документально.Закон не містить обов'язкової вимоги про складання доповідної або службової записки, але документ необхідний, оскільки є доказом здійснення прогулу.

У більших компаніях слід скласти доповідну записку, якщо співробітника немає на робочому місці більше чотирьох годин без .

Можна внести до документа не лише дані про прогул, а й відомості про здійснення будь-яких вчинків, дати рекомендацію про те, як покарати працівника.

Має велике значення на великих підприємствах, коли начальник неспроможна знати всіх працівників особисто.

Буває так, що безпосередній керівник прогульника хоче пом'якшити покарання. У таких ситуаціях доповідна допоможе підібрати правильні запобіжні заходи.

Хто може оформити?

Оформляється доповідна записка в тому випадку, якщо співробітник не піднімає трубку і відсутня вже більше чотирьох годин. У законі не йдеться, хто саме має займатися оформленням документа.

Але зазвичай це робить безпосередній начальник співробітника. Адже він найкраще знає людей, які працюють у нього. Тому він і повинен з'ясовувати причину, чому працівника немає на робочому місці.

Якщо начальник нічого не робить, то оформити документ має право будь-який працівник підприємства. Якщо невелика компанія, то доповідну записку складає або працівник відділу кадрів, або фахівецьщо відповідає за ведення обліку робочого часу.

Як написати, якщо працівник не вийшов на роботу?

Оформлення такого документа зазвичай робиться у вільному вигляді, але необхідно дотримуватися деяких правил. Повинні обов'язково бути реквізити.

Записка може бути як роздрукована, так і написана від руки.

З правого боку зверху аркуша потрібно написати посаду начальника, кому передається документ. Потрібно записати назву підприємства та П.І.Б. прогульника у повному вигляді.

Посередині доповідної слід назвати документ і недалеко від цього написати вхідний номер та дату отримання. Далі потрібно буде розповісти причину відсутності співробітника на роботі, внести дату та час, коли людину не опинилося на робочому місці, тривалість прогулу.

Необхідно написати, які заходи вживав безпосередній начальникщоб дізнатися, де знаходиться співробітник.

Можна вказати, що намагався додзвонитися як на мобільний, так і міський номер, вказати результати пошуків відсутнього співробітника. Якщо винний намагався пояснити причину відсутності, це теж треба вказати. При завданні шкоди фірмі через прогул, цей факт також потрібно включити до тексту.

Після складання внизу необхідно поставити підпис та дату того дня, коли складався документ.

Завантажити зразок

Так виглядає зразок:

Додаткові документи

Якщо подається доповідна записка про прогул співробітника, до неї відповідальна особа може за бажанням додати додаткові папери.

Корисні будуть усі документи, що дозволять довести провину людини.Зокрема необхідний.

Якщо таких паперів немає, можна обійтися без них. Головне, своєчасно оформити записку та передати її вищому керівництву.

Подальші дії залежить від керівництва. Саме воно вирішуватиме, що саме робити з порушником. При цьому попередньо потрібно побачити на папері думку працівника, якщо є що сказати.

Пояснювальну співробітник, який допустив прогул, писати не зобов'язанийПроте цей документ необхідний, щоб постаратися виправдати свою провину.

На підставі наданих документів керівництво приймає рішення про можливе дисциплінарне стягнення та видає відповідний наказ.