Подяка із занесенням в особисту справу зразок. Зразок запису подяки у трудовій книжці. Часті проблеми та помилки

Під заохоченням за працю розуміються публічне визнання трудових заслуг, надання пошани окремому працівникові чи групі працівників, які виражаються у формі застосування встановлених чинним трудовим законодавством заходів заохочення, пільг та переваг.

Трудовий кодекс Російської Федерації передбачає заохочення за сумлінне виконання трудових обов'язків. Відповідно до ст. 191 ТК РФ роботодавець має право застосовувати кілька видів заохочень одного чи кількох працівників. Найбільш поширені кілька із них:
- оголошення подяки;
- Виплата премії;
- нагородження цінним подарунком;
- нагородження почесною грамотою;
- Подання до звання кращого в професії.

Колективним договором чи правилами внутрішнього трудового розпорядку організації можуть бути передбачені й інші види заохочень, наприклад присвоєння почесних звань ("кращий бухгалтер", "кращий слюсар", "заслужений працівник організації") та ін. Федеральними законами в окремих галузях економіки затверджено статути та положення про дисципліну (митна служба, морський транспорт, рибопромисловий флот, залізничний транспорт тощо), які також містять положення про заохочення (нагородження відомчими нагрудними знаками, присвоєння почесних звань, занесення до книги пошани та ін.). За особливі трудові заслуги перед суспільством та державою працівники можуть бути представлені до державних нагород. Слід враховувати, що премії, включені до системи оплати праці або виплачувані регулярно, заохоченням не є.

Документальне оформлення заохочення працівників регламентується локальними нормативними актами організації (колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про заохочення, преміювання, почесну грамоту, дошку пошани та ін.). У таких актах встановлюються види заохочення, статус та підстави для застосування кожного з них. У будь-якому випадку застосовуються два основні документи - подання до заохочення та наказ про заохочення.

Подання (замість нього іноді використовують доповідну чи службову записку) є документом-підставою для видання наказу. Крім того, підставами в цьому випадку можуть бути доповідні записки керівника структурного підрозділу, акти, рішення профспілкових органів, ради трудового колективу.

Доповідна (службова) записка - документ, адресований керівнику цієї організації та містить докладний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями укладача. Вона використовується для документування внутрішніх зв'язків організації (або установи), листування між керівником та працівниками управлінського апарату, структурними підрозділами та окремими співробітниками. Доповідна записка може бути складена або з особистої ініціативи автора (посадової особи), або за вказівкою (письмовим чи усним) керівника. Вона потрібна, щоб отримати згоду керівника на заохочення конкретного працівника, визначити його вид і статус, розмір грошових виплат. Тому в тексті записки не лише викладаються будь-які факти, а й містяться конкретні пропозиції, рекомендації чи висновки. Доповідні, які використовують у межах однієї організації, зазвичай оформлюють у комп'ютерному текстовому редакторі та роздруковують, проте часто їх пишуть і від руки.

Подання про заохочення є різновидом доповідної записки. Воно оформляється у структурному підрозділі, підписується його керівником та адресується керівнику організації. Текст подання складається з двох частин: у першій з них дається загальна характеристика працівника, оцінка його професійної діяльності та рівень кваліфікації, у другій - викладаються основа застосування заохочення, його мотив та пропонований вид (Додаток 1).

Необхідність візування уявлень, склад посадових осіб і послідовність узгодження залежить від прийнятого організації порядку руху кадрової документації. Наприклад, бухгалтерія підтверджує наявність необхідних коштів, заступник керівника організації, який займається структурним підрозділом, виносить згоду з мірою заохочення. Віза кадрової служби може бути потрібна для підтвердження відомостей про працівника. Послідовність візування має бути встановлена в інструкції з діловодства, за відсутності якої документи передають від молодших посадових осіб старшим. Наприклад, послідовність може бути такою: служба кадрів, керівник структурного підрозділу, у підпорядкуванні якого знаходиться працівник, бухгалтерія, заступник керівника організації, який займається роботою даного структурного підрозділу.

Кадрова служба передає подання керівнику організації для отримання його резолюції, в якій необхідно відобразити згоду з запропонованим заходом заохочення, виконавця та термін виконання. Резолюція має містити підпис та дату.
На підставі позитивної резолюції кадрова служба готує проект наказу про заохочення, текст якого оформляється в уніфікованій формі N Т-11 (про заохочення кількох працівників – у формі N Т-11а). Приклад цього документа представлений у додатку 2. Змістовна частина містить такі відомості: прізвище, ім'я та по батькові співробітника, його табельний номер, посада (професія), структурний підрозділ. Далі викладається мотив заохочення, наприклад, нагородження орденами та медалями, присвоєння почесних звань, виконання особливо значущих завдань, ювілей тощо. Наказ має містити вказівку виду заохочення (подяка, цінний подарунок, почесна грамота, премія та ін.).

Слід мати на увазі, що при підготовці проекту наказу про заохочення слід дотримуватись загальної вимоги щодо заповнення будь-яких уніфікованих форм первинних облікових документів, викладеної в Постанові Держкомстату України від 24.03.1999 N 20 "Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації у них реквізити мають бути заповнені, видалення окремих реквізитів не допускається. Це стосується насамперед вартості цінного подарунка, яка має бути вказана цифрами та прописом.
Нагородження цінним подарунком - одноразове заохочення працівника, у якому йому вручається матеріальний предмет, що становить йому інтерес. Його вартість включається до сукупного річного доходу співробітника в порядку та на умовах, встановлених чинним податковим законодавством.

Проект наказу прийнято візувати у випадках, коли не проводилося погодження подання. Якщо на поданні є необхідні позначки, то візувати ще й наказ недоцільно – він одразу передається на підпис керівнику організації.

Уніфікованими формами N Т-11 та N Т-11а, затвердженими Держкомстатом Росії, не передбачено процедури візування - вони не містять відповідної зони. Проте за необхідності, наприклад, якщо порядок узгодження наказів у конкретній організації встановлено локальними нормативними актами, можна додати необхідні реквізити в уніфіковану форму. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 візи розташовують у нижній частині листа на обороті оригіналу наказу.

Після того, як наказ підписано керівником, працівник повинен ознайомитися з ним під розпис. Поширена практика, коли зміст таких документів доводиться до колективу.
Оригінал наказу залишається на зберіганні у кадровій службі, на його підставі відомості про заохочення заносяться до трудової книжки та особистої картки працівника уніфікованої форми N Т-2 (Додаток 3).
Пунктом 24 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі – Правила), затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 "Про трудові книжки", встановлено, що у трудові книжки вносяться дані:
- про нагородження державними нагородами, зокрема про присвоєння державних почесних звань, виходячи з відповідних указів та інших решений;
- про нагородження почесними грамотами, нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленим організаціями, та присвоєння звань;
- про інші види заохочення, передбачених законодавством РФ, і навіть колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами та положеннями дисципліну.

Згідно з п. 10 Правил підставою для запису про нагородження, зроблене роботодавцем, у трудовій книжці є відповідний наказ (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого строку. У цьому вона має точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Приклад такого запису наведено у додатку 4.
Кількість екземплярів наказу залежить від прийнятого в організації порядку формування справ, але як мінімум їх має бути два. Перший екземпляр залишається на зберіганні у службі кадрів, у справі з наказами, а копія передається до бухгалтерії для нарахування на особовий рахунок працівника відповідних коштів. Якщо в організації ведуться особисті справи співробітників, то в них мають бути оригінали уявлень і завірені копії наказів. Якщо накази про заохочення прийнято оголошувати колективу, потрібно зробити ще одну копію документа – для ознайомлення.

Приклад оформлення уявлення про заохочення працівника

Приклад оформлення наказу про заохочення

Приклад занесення запису про заохочення до особистої картки працівника

Приклад оформлення запису про заохочення у трудовій книжці

Додаток 4. Приклад оформлення запису про заохочення у трудовій книжці (DOCX 15.87 Кб)
Додаток 3. Приклад запису про заохочення (DOCX 14.493 Кб)
Додаток 2. Приклад оформлення наказу про заохочення (DOCX 14.101 Кб)
Додаток 1. Приклад оформлення подання про заохочення працівника (DOCX 14.449 Кб)

Читати також

Лист подяки - зразки
Лист подяки (лист-подяка) – вид некомерційного ділового листа, в якому виражається подяка за виконання якогось прохання, доручення, за співпрацю.
Положення про преміювання
Оплата праці працівника складається з безпосередньо самої винагороди за працю, а також компенсаційних та стимулюючих виплат. Правильне використання різних видів винагороди працівників за працю необхідне підвищення ефективності бізнесу.

Статті цього розділу

Незалежна оцінка кваліфікації
З метою стимулювання роботодавців та громадян до участі у системі незалежної оцінки кваліфікації внесено зміни до Податкового кодексу. А поправки до Трудового кодексу надають гарантії та компенсації працівникам у період проходження незалежної оцінки кваліфікації.
СанПіН для робочих місць
Затверджено СанПіН 2.2.4.3359-16 "Санітарно-епідеміологічні вимоги до фізичних факторів на робочих місцях" (пост. Головного державного санітарного лікаря РФ від 21.06.2016 № 81). Нові СанПіН встановлюють санітарно-епідеміологічні вимоги до фізичних факторів неіонізуючої природи на робочих місцях та…
Впровадження професійних стандартів в організації
Ось кілька місяців у деяких випадках необхідно застосовувати професійні стандарти. У зв'язку з цим компанії слід чітко представляти порядок впровадження професійних стандартів, а також наслідки та відповідальність за їхнє застосування.
Що таке психотип?
HR, особливо не обтяжені психологічним освітою, люблять слово «психотип». «Цей кандидат не підходить нам із психотипу!». Коли запитуєш, що це таке, і які психотипи бувають, зазвичай чуєш у відповідь щось про інтравертів та екстравертів. Ще згадують холериків та сангвініків. На питання, до якого психотипу належить даний кандидат, і які психотипи в компанії кращі, зрозумілої відповіді зазвичай не буває.
Як створити модель компетенцій у своїй компанії, без серйозних витрат
Одним із найефективніших способів створення дієвої системи управління персоналом є розробка компетенцій. Подібна робота проводиться для того, щоб стратегічні цілі компанії можна було правильно сформулювати та досить легко здійснити. Завдяки правильній розробці компетенцій керівник зможе правильно озвучити стандарти роботи персоналу та підвищити ефективність його роботи.
Системний підхід в організації та проведенні Assessment Center у компанії
В даний час Центр Оцінки Assessment Center найчастіше проводиться як разовий проект для вирішення конкретних кадрових завдань. Такими завданнями може бути відбір найкращих прийому працювати, оцінка відповідності посади керівників чи продавців, формування кадрового резерву, проведення внутрішнього конкурсу на нову вакансію, виявлення чого вчити ключових співробітників.
Визначаємо, наскільки завантажено бухгалтерію
Як розібратися, чому працівники не справляються з роботою? Можливо, вони перевантажені і потрібен додатковий персонал, або вони недостатньо ефективно працюють? При грамотному розподілі навантаження можна скоротити штат, не знижуючи ефективності роботи.
Оцінка та атестація персоналу
Поняття оцінка та атестація персоналу часто плутають. Для спеціаліста відділу кадрів дуже важливо вміти відрізняти оцінку – один із найважливіших інструментів роботи з персоналом – від атестації. Адже остання є строго формалізованою процедурою, яка регламентована трудовим законодавством.
Метод "360 градусів": що потрібно знати для ефективного проведення оцінки?
У деяких ситуаціях потрібно швидко та точно оцінити особисті та ділові якості співробітника. Наприклад, у компанії другий рік діє затверджена модель компетенцій працівників, і служба роботи з персоналом спантеличилася питанням: як…
Новий порядок атестації робочих місць
З 1 вересня 2011 р. розпочав діяти новий Порядок атестації робочих місць за умовами праці. У документі детальніше прописано регламент проведення цієї складної процедури, склад учасників, їх обов'язки та вимоги до них.
Оцінюємо персонал за правилами: Положення про Атестацію
Атестація – одна з найпоширеніших форм оцінки персоналу. Але на відміну від інших форм періодичної оцінки, атестація є єдиною процедурою оцінки, передбаченою законодавством, і тому вимагає особливої ретельності в частині документального оформлення.
Аудит служби управління персоналом: вибір критеріїв та показників оцінки
Сучасні тенденції у діяльності організацій пов'язані з підвищенням ролі та значущості наукового управління персоналом. Керівництво великих і середніх компаній починає чітко розуміти, що без грамотних фахівців і мотивованих працівників досягти успіху в бізнесі практично неможливо.
Як вилікувати оцінку персоналу?
Семінари з оцінки персоналу в Московській бізнес-школі завжди починаю з короткого опитування учасників: У кого в компанії проводиться оцінка персоналу? У кого вона працює добре і…
Положення про атестацію персоналу: юридичні тонкощі
Законодавство не зобов'язує всіх без винятку роботодавців проводити атестацію своїх працівників - ні в Трудовому кодексі РФ, ні в іншому нормативному правовому акті загальногалузевого та обов'язкового характеру не встановлено, що будь-який роботодавець має періодично перевіряти.
Інструменти практичної перевірки розвитку лідерських компетенцій
Підводне каміння, або Що на вас чекає в процесі проведення атестації
Після видання відповідних документів починається, мабуть, найскладніша частина роботи, яка лягає на плечі менеджерів з персоналу – робота з роз'яснення цілей та завдань атестації та подолання опору, який неминуче виникає серед співробітників. Насамперед важливо розуміти і вміти добре донести, що атестація - це не каральна міра, а необхідний інструмент розвитку компанії.
ASSESSMENT CENTER: технологія оцінки та розвитку персоналу
Вперше Assessment Center (далі – Центр Оцінки) як процедуру кадрової роботи застосували в компанії АТ&Т в 1954 році в рамках дослідницької програми, а вже в 1958 його стали постійно використовувати для оцінки готовності до управлінської діяльності. У 60-70 роки багато американських фірм створили в себе Центри Оцінки персоналу (IBM, "Стандарт ойл оф Огайо", "Сірс Робакс" та ін.). У 1970 році Центрами Оцінки мали 100 фірм, а в 1980 році - вже близько 2-х тисяч.
Приблизно з 1998 року ця технологія почала активно адаптуватися і розвиватися російськими консалтинговими компаніями, і з 2001-го повсюдно застосовується у Росії.
Коли організації потрібна комплексна оцінка?
Система атестації та оцінки персоналу – важливий елемент управління людськими ресурсами. Принциповою умовою ефективної роботи системи оцінки є її комплексний характер, що враховує все різноманіття завдань, які розв'язують конкретна організація в загальній системі кадрового менеджменту. Сьогодні компанії використовують два поняття: оцінка та атестація персоналу. Дамо найбільш загальне визначення цим поняттям.

Один із розділів трудової книжки називається «відомості про нагородження». До нього вноситься вся інформація про нагороди та заохочення співробітника. Зразок листа подяки – записи в трудовій книжці можна знайти нижче.

У трудову книжку потрібно обов'язково вносити відомості про такі види нагород:

державні нагороди;
нагородах, присвоєних самої компаній, в якій працює співробітник (різні грамоти, звання, дипломи, відзнаки);
нагороди, що передбачені правилами робочого порядку або Колективним договором компанії.

Також у трудову книжку вносять такі форми заохочень:

вручення цінного подарунка;
оголошення подяки за будь-що;
вручення грошової премії;
приміщення у книгу пошани чи дошку пошани.

Значення подяки у трудовій

Співробітники, які отримали нагороди, запитують себе: що дає подяку в трудовій книжці?

Подяка тільки підвищує репутацію працівника в очах наймачів, йому більше довірятимуть та охоче прийматимуть на роботу. Однак, на трудовий стаж вона ніяк не впливає.

Коли вносити запис

Будь-яка нагорода має підтверджуватись відповідним документом (листом або наказом). Якщо співробітнику оголошено подяку, запис у трудовій книжці робиться тільки після того, як буде готовий документ, що підтверджує. Доки наказ не дійде до кадрового відділу (навіть якщо працівник уже отримав свою нагороду), інформація в книжку не записується.

Порядок дій кадровика

Спочатку кадровий працівник має знайти особисту справу співробітника, який отримав нагороду.
В особистій справі потрібно знайти трудову книжку.
Керуючий підприємства повинен видати наказ про присвоєння заслуги певному працівнику.
Співробітник, який отримав нагороду, має ознайомитись із цим наказом під розпис.
Після цього кадровик може почати заповнювати розділ трудової книжки, присвячений нагородам та заохоченням.
У першій графі прописується порядковий номер подяки у трудовій книжці.
Друга графа призначена для вказівки дати видання наказу про нагороду та проставлення запису.
У третій графі прописують, хто нагородив працівника. Це може бути найменування компанії або її філії, де працівник здійснює свою діяльність.
У цій же графі потрібно прописати відомості про нагороду, а також коротко описати заслуги, завдяки яким нагорода була отримана.
В останній графі потрібно вказати номер та дату наказу, відповідно до якого отримано нагороду.
Після цього необхідно, щоб керуючий компанії простовив свій підпис, а також штамп компанії.

Якщо було оголошено подяку із занесенням у трудову книжку, порядок дій такий самий.

Що робити, якщо немає місця для запису

Бувають випадки, коли розділ про нагороди у трудовій книжці повністю заповнений. Що робити кадровикам у таких ситуаціях?

Вклеювати додаткові аркуші, писати на обкладинці або розділі про роботу не можна в жодному разі. Єдиним виходом є заклад вкладки. Навіть якщо потрібно зробити лише один запис, вкладку зробити просто необхідно.

Кадрові працівники повинні пам'ятати, що при звільненні співробітника вони повинні закрити розділ із нагородами своїм підписом та штампом компанії, так само, як і розділ з інформацією про роботу.

Зразок запису подяки

Для зразкових співробітників, чиї здобутки хочуть винагородити, трудовий кодекс передбачив:

премію;
подяка;
почесну грамоту;
цінний приз;
звання «Кращий за діяльністю»;

Існують інші види винагороди за високі досягнення, але вони встановлюються колективно чи начальством за домовленістю у загальноприйнятому порядку чи індивідуально кожному за працівника.

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.

Це швидко і безкоштовно!

Нерідко начальство вирішує питання щодо застосування одночасно кількох видів винагороди:

Подяка проголошується разом із фінансовою підтримкою.
Нагородження грамотою із матеріальною виплатою.
Інший вид заохочення.

Нематеріальне визнання заслуг працівника

До такого мотивуючого методу, як оприлюднення заслуг та досягнень, сучасне керівництво вдається досить нечасто. Однак похвальна мова в присутності всього колективу служить хорошим стимулом як для того, що відзначився, так і для інших співробітників.

Більше того, перед співробітником, якому оголошено подяку, відчиняються двері до нових можливостей, наприклад:

Здобуття премії.
Розширення соц. пакет.
Одержання підвищення.
Пільги під час взяття позики.

Існують найпопулярніші методи нематеріального заохочення співробітника:

Визнання зразком роботи працівника для всього відділу/компанії.
Проголошення подяки за виконану роботу.
Вручення почесного символу (грамота, кубок, медалі).
Звання «гуру» у своїй професії.

Положення про заохочення

Нормативний акт передбачає послідовний запис про заохочення.Будь-який вид винагороди за бажання оформляється у окремий документ, але з забороняється оформлення однією документом, тобто. в ньому одразу пропишеться кількість робітників та види подяки, а також можна вказати і людей, які претендують у майбутньому на оголошення подяки.

Законодавством правила щодо змісту становища не встановлено. Це говорить про те, що заява складається у вільній формі.

Проте є кілька пунктів щодо змісту, які необхідно внести:

Перелік умов, за яких оголошується подяка.
Коло працівників, яким оголошено подяку.
Вид подяки.
Періодичність оголошення подяки.

Наказ про оголошення подяки за роботу

Скільки організацій, стільки своїх правил і відмінностей в оформленні документів зустрічається. Так деякі перед поданням наказу складають клопотання.

Вільна форма також уражає нього. Однак повинні мати місце наведені нижче відомості:

Особисті цього співробітника (ПІБ).
Поточна посада.
Назва компанії.
Право (перелік досягнень) отримання заохочення.

Як правило, до клопотання додаються і спеціальні документи, що підтверджують заслуги співробітника, а також перелік попередніх нагород та досягнень, якщо такі є.

Після схвалення клопотання готується наказ. Існують форми наказів № Т-11 чи Т-11а. Російський Держкомстат видав положення про цю форму наказу від 05.01.2004 № 1. Ними можна скористатися.

Подякий запис у трудовій книжці

Перед складанням подячного тексту та вписуванням у трудову книжку ви повинні визначитися з причинами. Тобто зрозуміти, на чому ґрунтуватиметься запис.

Найчастіше вони вказуються так:

Істотне збільшення ККД праці.
Показовий виступ у важливих для компанії заходах.
Вдале здійснення великих проектів.
Новаторство ідей та пропозицій у різних сферах діяльності.
Підвищення ефективності організації праці.
Грамотне керівництво над юними фахівцями та їхнє навчання.

Формулювання подяки у трудову книжку

Формулювати запис подяки потрібно згідно з заслугами та нагородами людини. Запис краще починати з назви та числа наказу, а потім за що нагороджений співробітник і чим: «Наказом №…від числа…співробітник (П.І.Б.) …за такі успіхи…нагороджений…». Іноді, якщо співробітник отримав підвищення, то формулювання запису починається зі слів «Прийнятий на посаду… Співробітник такої компанії (назва організації та ПІБ співробітника)… у зв'язку з такими заслугами».

Загалом ефектність подяки прямо залежить від таланту кадровика. Тільки треба враховувати, що послід складається офіційною грамотною мовою.

Вчимося правильно вносити до трудової книжки запис

Відповідно до наказу РФ №225 від 16.04.03 у зв'язку з появою новозразкових книжок, правила щодо їх заповнення також зазнали змін.

Коли ви вносите інформацію про заохочення, то не забудьте вказати причини:

Заохочення та нагородження за успіх у праці.
Заохочення за внесення покращень у дисципліну праці, встановлену статутом підприємства. Крім інформації про заохочення повинні також бути прописані дані про нагородження, якщо такі є.
На підставі указів та рішень нагородження нагородами державного зразка або наданням почесного звання.
При отриманні почесного звання чи нагрудного знака супутні нагородження дипломом, інакше з грамотою.

Потрібно звернути увагу на те, що для оголошення подяки з'явився спеціальний розділ. Згідно з указом РФ, за пунктом 24 від 16.04.03 року виник розділ відомостей про заохочення, куди і вноситься запис про подяку. Подяка запис повинна вноситися за наказом.

Зразок запису

Зважаючи на наказ про винагороду працівника, у трудову книжку реєструється послід. Російський Мінпраця від 10.10.2003 видав положення № 69. У 4 пункті ви виявите рекомендації до порядку і принципу запису.

Давайте покроково розберемося, куди і як потрібно записувати:

Шукаємо пункт "Відомості про заохочення (нагородження)".
3 графа (заголовок) має містити повну/ скорочену назву організації.
1 стовпець повинен містити номер запису по порядку (за наростаючою діяльністю співробітника за весь рік).
2 стовпець – дата народження.
3 стовпець – ким зроблено заохочення і які заслуги співробітника.
4 стовпець - це назва документа, згідно з яким буде оформлена послід у трудову книжку, не забудьте вказати дані документа (дата та номер).

Часті проблеми та помилки

Слід зазначити нагальну проблему, пов'язану із вживанням термінів «заохочення» та «нагороди». Термін "заохочення" означає родове поняття (подяка, підвищення, преміальна виплата). Термін «нагородження» означає видове поняття, тобто вид нагородження (грамота, диплом, медаль і т.д.)

Поширеною помилкою є оголошення подяки без занесення це у трудову книжку.Будьте напоготові, т.к. згідно із законодавством ви маєте право вимагати від роботодавця посліду заслуг у трудову книжку.

Перш ніж радіти та відзначати свої професійні досягнення, перевірте свою трудову книжку. Переконайтеся, що всі внесені зміни були підкріплені належними документами, інакше запис вважатиметься недійсним.

Трудова книжка містить як особисті відомості та інформацію про трудової діяльності, а й відомості про нагородження. Запис робиться після того, як буде підготовлено наказ про оголошення подяки із занесенням до трудової книжки.

Кожна організація має статут та інші внутрішні правила. Вони можуть передбачати різні заохочення працівників, наприклад, присвоєння звання найкращого працівника. Кандидатура працівника, який зробив досягнення, мають особливе значення для держави, висувається отримання державних нагород. Ті премії, які персонал отримує згідно з внутрішніми документами підприємства та встановленою системою оплати, заохоченням вважатися не можуть.

Як правильно робити запис про нагородження

До розділу «Відомості про нагородження» необхідно вносити такі заохочення про трудові заслуги:

Державні нагороди, почесні звання, підтверджені документами із зазначенням причин доцільності нагородження.
Почесні грамоти, звання, знаки та значки для носіння на грудях, а також дипломи, що випускаються підприємством.
Усі інші види заохочень, передбачені законодавством чи статутними документами організації.

Ті премії, що передбачені концепцією оплати, або ті, що виплачуються на регулярній основі, до трудової книжки вносити не потрібно.

Роботодавець або його уповноважена особа зобов'язані заповнювати розділ про нагородження відповідно до загальних правил. У першому стовпці необхідно вказати номер по порядку, у другому – дату, коли було здійснено нагородження. У третій графі має бути докладно зазначено, яка організація, які заслуги і як нагородила співробітника. У четвертому стовпці фіксуються реквізити документа, що підтверджує правомірність нагородження.

Якщо роботодавець з якихось причин не відобразив у трудовій книжці заохочення, які застосовувалися до працівника, останній має право вимагати усунути цю помилку ведення трудових книжок.

Законодавство має невелику проблему з трактуванням понять. Не зазначено, що подяка, звання найкращого у професії та інші нагородження мають відображатися у трудових книжках. Тому роботодавець або його уповноважена особа має скласти наказ про подяку із занесенням до трудової книжки, а також зробити запис за всіма правилами.

Заохочення працівників за сумлінне виконання обов'язків дозволено законодавством. Роботодавець має право застосувати до працівника одне чи кілька заохочень. Це можуть бути:

подяка;
премія;
грошовий еквівалент;
цінний подарунок;
звання найкращого у своїй справі;
грамоти.

Кожне нагородження чи заохочення має мати документальне підтвердження. Подяка із занесенням до трудової книжки також підтверджується наказом. У ньому необхідно назвати працівника, який нагороджується, вказати вид заохочення та причини, з яких співробітник його заслужив.

Документів, які супроводжують будь-яке нагородження, має бути два:

подання до заохочення;
наказ.

Подання може мати вигляд службової записки або доповідної. Саме цей документ є підставою для створення наказу. У доповідній мають бути зазначені підстави для заохочень. Якщо роботодавець підтримує укладача, ставить особистий підпис. У деяких організаціях, згідно з внутрішнім статутом, може знадобитися підпис інших, уповноважених вирішувати це питання, осіб (представників профспілкового комітету, керівника структурного підрозділу).

Після того, як наказ буде складено, співробітник повинен поставити в ньому свій підпис, що буде підтвердженням ознайомлення. Іноді такі документи підписуються всім колективом.

Журнал: Все для кадровика
Рік: 2011
Автор: Гущина Інна Олександрівна, Єрьомін Володимир Сергійович
Тема: Документи кадрової служби
Є проблема? Ось рішення

Запис про відомчу нагороду в особистій картці

Нормативні документи

Трудовий кодекс Російської Федерації (витяг) Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» (витяг) Наказ Міносвіти Росії від 30.06.2010 № 580 «Про відомчі нагороди Міністерства освіти і науки Російської Федерації» (витяг

Підкажіть, будь ласка, чи потрібно в трудову книжку працівника вносити відомості про відомчі нагороди та подяки? Ми маємо престижну освітню установу, в якій трудяться висококваліфіковані педагоги, які мають величезний стаж викладацької роботи. Якийсь час тому ми звернулися з клопотанням про нагородження наших заслужених викладачів відомчими нагородами. В урочистій обстановці їм було вручено Почесні грамоти Міністерства освіти і науки РФ. Тепер ось не знаємо, чи повинні ми відомості про такі нагородження відобразити у їхніх трудових книжках.

Відповідно до ст. 66 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) до трудової книжки працівника, крім іншого, вносяться відомості про нагородження за успіхи у роботі. Роботодавець має право самостійно визначати, чи гідний його працівник заохочення чи ні, і зрештою саме він вирішує, нагороджувати того чи іншого працівника чи ні. Але якщо рішення про заохочення працівника прийнято, видано наказ (розпорядження) роботодавця про заохочення, відповідний запис обов'язково вносять у трудову книжку працівника. А оскільки саме трудова книжка працівника є основним документом про його трудову діяльність та трудовий стаж, то внесення до неї відомостей про нагородження за успіхи в роботі є необхідним і у всіх сенсах логічним.

Пункт 24 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила; утв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки») конкретизує, відомості про які саме заохочення вносяться працівника:
а) про нагородження державними нагородами, у тому числі про присвоєння державних почесних звань на підставі відповідних указів та інших рішень;
б) про нагородження Почесними грамотами, про присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, Почесними грамотами, які виробляють роботодавці;
в) про інші види заохочення, передбачені законодавством Російської Федерації, а також колективними договорами, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами та положеннями про дисципліну.

Як бачимо, йдеться не лише про ті види заохочення, які застосовуються до працівника за трудові заслуги його ж роботодавцем (премії, цінні подарунки тощо), а й про заохочення вищого рівня та важливості. Зокрема, про нагородження працівника державними нагородами та присвоєння державних почесних звань.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Конкретний вид відомчої нагороди, що вручається працівникові, визначається з урахуванням чинних положень про нагороди, а також ступеня та характеру трудових заслуг та досягнень працівника.

Порядок подання до нагородження державними нагородами та вручення державних нагород визначаються Положенням про державні нагороди Російської Федерації (утв. Указом Президента РФ від 07.09.2010 № 1099 «Про заходи щодо вдосконалення державної нагородної системи Російської Федерації»).

ВАЖЛИВО!

Медалі, грамоти, почесні звання, які присуджуються громадянам від імені тих чи інших міністерств, не мають статусу державних нагород. Такі агради прийнято називати відомчими

Разом із зазначеним Положенням Президентом РФ були затверджені статуси орденів Російської Федерації, положення про відзнаки Російської Федерації, медалі Російської Федерації, почесні звання Російської Федерації, описи названих державних нагород Російської Федерації та нагрудних знаків до почесних звань Російської Федерації. Так, на нормативному рівні встановлено, хто і за які заслуги може бути представлений до почесних звань «Заслужений лікар Російської Федерації», «Заслужений працівник охорони здоров'я Російської Федерації», «Заслужений працівник культури Російської Федерації», «Заслужений учитель Російської Федерації» та «Заслужений працівник вищої школи Російської Федерації». Але все це стосується саме державних нагород та державних почесних звань.

Наша довідка

Відомчі нагороди та відзнаки за сумлінну та бездоганну роботу вручаються працівникам підприємств та установ різних галузей. Наприклад, різні відомчі нагороди, затверджені відповідними міністерствами, передбачені для працівників соціальної сфери, охорони здоров'я, сфери освіти, для працівників транспорту, нафтовиків, будівельників, гірників, працівників культури тощо.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Рішення про порушення клопотання про нагородження відомчою нагородою приймається за загальним правилом трудовим колективом за місцем роботи, що подається до нагороди

Кожне міністерство визначає свій перелік відомчих нагород, затверджує положення про такі нагороди, що визначають умови та порядок подання до них.

Так, положення про Почесну грамоту Міністерства освіти і науки РФ затверджено наказом Міністерства освіти і науки РФ від 03.06.2010 № 580 "Про відомчі нагороди Міністерства освіти і науки Російської Федерації".

Почесна грамота вручається працівникам Міністерства освіти і науки РФ, працівникам органів виконавчої влади суб'єктів РФ та органів місцевого самоврядування, які здійснюють управління у сфері освіти та (або) науки, працівникам освітніх та наукових організацій незалежно від їх організаційно-правових форм та форм власності.

За своєю суттю така Почесна грамота є мірою відомчого заохочення для педагогічних та науковців за сумлінну та ефективну працю у системі освіти чи успіхи у науковій діяльності. При цьому грамотою нагороджуються працівники, які мають стаж роботи у відповідній організації або органі не менше ніж п'ять років.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Відомчі нагороди вручаються в урочистій обстановці, зазвичай за місцем роботи працівника

Отже, відомчі нагороди не є державними нагородами, а також не передбачені локальними нормативними актами організацій як заходи заохочення працівника, але як заходи відомчого заохочення за успіхи у трудовій діяльності також обов'язково враховуються у трудовій книжці працівника.

У контексті п. 24 Правил про відомості про заохочення, що вносяться до трудової книжки працівника, відомчі нагороди за трудові заслуги належать до інших видів заохочення, передбачених законодавством Російської Федерації (у разі з Почесною грамотою Міністерства освіти і науки РФ - наказом Міністерства освіти і науки РФ від 03.06.2010 № 580 "Про відомчі нагороди Міністерства освіти і науки Російської Федерації").

Крім того, у п. 6 Положення про Почесну грамоту Міністерства освіти і науки Російської Федерації, затвердженого вищезгаданим наказом, сказано, що в трудову книжку нагородженого вноситься запис про нагородження такою грамотою.

Слід мати на увазі, що рішення про нагородження відомчою нагородою (Почесною грамотою) приймає Міністерство освіти і науки РФ, а не роботодавець. І оформляється він спеціальним наказом, підписаним самим міністром чи заступником міністра.

Саме на підставі цього наказу (його оригіналу або наданої працівником копії) роботодавець зобов'язаний внести відповідний запис про заохочення відомчою нагородою до трудової книжки працівника ( приклад 1).

Строк внесення такого запису у нормативному порядку не визначено. З одного боку, у п. 10 Правил сказано, що всі записи про нагородження, зроблене роботодавцем, вносяться до трудової книжки на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого строку. З іншого - за змістом існуючого формулювання виходить, що ця вимога про термін стосується лише тих заохочень за працю, що застосовуються роботодавцем, і не стосується заохочень державними чи відомчими нагородами. На наш погляд, у ситуації, що склалася, запис про нагородження працівника Почесною грамотою роботодавець повинен зробити в розумний термін.

ЦЕ КОРИСНО ЗНАТИ

Державні нагороди Російської Федерації - вища форма заохочення громадян за заслуги в галузі державного будівництва, економіки, науки, культури, мистецтва та освіти, у зміцненні законності, охорони здоров'я та життя, захисті прав і свобод громадян, вихованні, розвитку спорту; за значний внесок у справу захисту Вітчизни та забезпечення безпеки держави; за активну благодійну діяльність та інші заслуги перед державою.