Qual è il lavoro di un impiegato? Descrizione del lavoro di un impiegato, responsabilità lavorative di un impiegato, esempio di descrizione del lavoro di un impiegato. Requisiti per un dipendente

Impiegato- Questa è una professione molto importante e responsabile che sta diventando sempre più popolare. Dopotutto, la circolazione di tutta la documentazione nell'organizzazione dipende direttamente dal lavoro di questo specialista, che ha un impatto significativo su assolutamente tutti gli aspetti delle attività dell'impresa.

Per uno specialista che ricopre la carica di impiegato, il datore di lavoro presenta un certo elenco di requisiti riguardanti competenze, abilità e qualità personali, solo soddisfacendo i quali si può assumere la posizione sopra menzionata.

Tutti i requisiti per il dipendente, le funzioni che svolgerà nell'organizzazione, a chi riferirà e le cui istruzioni eseguirà, i suoi diritti e responsabilità: tutti questi aspetti importanti si riflettono nella descrizione del lavoro.

Ecco perché, prima di scegliere una particolare professione, è molto importante familiarizzare con i punti chiave della descrizione del suo lavoro.

In quali organizzazioni puoi lavorare come impiegato?

Nella realtà moderna, il livello di turnover della documentazione in tutti i tipi di organizzazioni e dipartimenti è aumentato in modo significativo. Un gran numero di documenti interni ed esterni in vari formati, da quelli tradizionali, su carta a quelli elettronici, richiedono una regolamentazione rigorosa, un'organizzazione competente e una corretta archiviazione. Cioè, è necessario attrarre uno specialista separato responsabile della circolazione dei documenti in una particolare organizzazione.

Qualsiasi grande azienda, organizzazione governativa o altra grande impresa ha bisogno dei servizi di un impiegato d'ufficio professionista.

Nelle piccole organizzazioni, molto spesso i compiti ufficiali di un impiegato sono svolti da un segretario, che combina il lavoro di gestione dei documenti con le sue responsabilità dirette: elaborazione della corrispondenza, esecuzione di istruzioni personali per il manager, risposta alle chiamate, ecc.

Fino a poco tempo fa, archivisti e impiegati erano effettivamente coinvolti nel lavoro d'ufficio, e la professione in sé non era una delle più comuni e promettenti. Tuttavia, oggi la situazione è cambiata radicalmente: le più grandi università del paese producono specialisti certificati e qualificati in questo campo. E la professione stessa sta diventando sempre più popolare.

Quali sono le responsabilità di un impiegato?

È abbastanza difficile fornire un elenco completo delle responsabilità lavorative di uno specialista nella gestione dell'ufficio. Dopotutto, per molti versi sono specifici e dipendono direttamente dal settore in cui opera una particolare organizzazione o dipartimento. Ma nonostante ciò, possiamo evidenziare una serie di funzioni fondamentali svolte dall'impiegato:

Registrazione ed elaborazione di tutta la corrispondenza aziendale in entrata e in uscita. Tutte le lettere, promemoria e ordini ricevuti dall'organizzazione devono essere accettati e adeguatamente elaborati. Il processo di elaborazione della corrispondenza avviene in più fasi. Il primo passo è accettare la corrispondenza. Qualunque sia la modalità di ricezione della corrispondenza (posta ordinaria, servizio di consegna o e-mail), qualsiasi documento in arrivo dovrà essere accettato di conseguenza. Nella fase successiva, la corrispondenza in entrata viene suddivisa in base a diversi criteri (a seconda del mittente, del contenuto, dell'urgenza, ecc.). Segue la registrazione della corrispondenza in arrivo. Durante il processo di registrazione, qualsiasi documento in entrata viene inserito nel database elettronico e nel giornale dei documenti in entrata, gli viene assegnato un numero in entrata corrispondente e viene fissata la data della sua ricezione;

Supervisione del rigoroso rispetto delle scadenze per l'esecuzione dei documenti. A seconda della categoria dell'atto (reclamo, richiesta, nota, ordine, ecc.), la sua esecuzione deve avvenire entro il termine previsto dalla legge.

L'impiegato è tenuto a monitorare rigorosamente il rispetto di tutte le scadenze per i documenti in entrata e interni, poiché la violazione della scadenza stabilita è una violazione diretta delle leggi.

Mantenimento di tutto il flusso di documenti dell'organizzazione. La gestione dei documenti implica lavorare non solo con la corrispondenza in entrata, ma anche con i documenti interni e in uscita. Questo processo include l'inserimento dei documenti nei registri, la loro distribuzione tra i dipartimenti e, se necessario, tra specialisti specifici, l'invio della corrispondenza in uscita ad altre società, organizzazioni, ministeri e l'archiviazione della documentazione;
Archiviazione della documentazione. In conformità con le norme legali, alcuni tipi di documenti devono essere archiviati e conservati in un locale specializzato, un archivio per un certo periodo di tempo. Prima dell'immissione diretta in archivio, la documentazione deve essere inserita nell'ordine stabilito: ordinata, numerata, firmata (se necessario da persona autorizzata), inserita nei registri e nei relativi registri per la conservazione dei documenti d'archivio su supporti elettronici e/o cartacei. A seconda della tipologia del documento stesso, i suoi periodi di conservazione possono variare. Se necessario, i documenti possono essere rimossi dall'archivio, sul quale viene redatto un atto nella forma stabilita. Dopo che il lavoro è stato svolto con un documento d'archivio, questo viene restituito all'archivio per la conservazione fino alla scadenza del periodo di conservazione. Trascorso il periodo di conservazione del documento nell'archivio, questo viene confiscato (sul quale viene redatto un atto corrispondente) e distrutto;

Conoscenza delle norme legislative di base nel campo del lavoro d'ufficio e di alcuni altri settori del diritto (a seconda del campo di attività dell'organizzazione/dipartimento). Tutte le attività di uno specialista nella gestione degli uffici vengono svolte nel rigoroso rispetto delle norme del Sistema statale unificato di gestione degli uffici, dei regolamenti che regolano le attività dell'organizzazione, nonché dei regolamenti interni (carta) e dei regolamenti dell'impresa;

Spesso, le responsabilità dirette di un impiegato possono essere integrate da funzioni che non sono del tutto familiari a un determinato specialista, e più tipiche di una segretaria:

Condurre conversazioni telefoniche e ricevere chiamate. Molto spesso nelle piccole organizzazioni con poco personale, l'impiegato deve rispondere alle chiamate in arrivo, chiamare clienti, fornitori e altre organizzazioni;
Lavorare con i clienti. All'impiegato può essere affidata anche la comunicazione con i visitatori, i rappresentanti di varie organizzazioni e dipartimenti;
Traduzione di documenti. In numerose aziende, i compiti di uno specialista in gestione d'ufficio possono includere la traduzione della corrispondenza e di altri documenti dalle lingue straniere;
Altri compiti. È estremamente difficile fornire un elenco completo delle responsabilità di un impiegato senza conoscere le specificità dell'organizzazione, pertanto le principali responsabilità lavorative sopra indicate possono essere integrate con alcune funzioni e altre responsabilità;
Requisiti per uno specialista nella gestione dell'ufficio.

Come ogni altro specialista, il datore di lavoro ha determinati requisiti per l'impiegato. Esistono una serie di criteri di base stabiliti dalla legislazione sul lavoro che uno specialista deve soddisfare:

Istruzione pertinente. Naturalmente, i datori di lavoro danno la preferenza ai candidati che hanno completato l'istruzione superiore. La priorità è data agli specialisti con diplomi in economia, diritto, archivismo e lavoro d'ufficio. Tuttavia, non tutte le organizzazioni richiedono ai futuri dipendenti un diploma di istruzione superiore e possono accontentarsi di un diploma di una scuola tecnica;

Elevato livello di capacità nell'utilizzo del personal computer, delle apparecchiature per ufficio e conoscenza dei programmi di base per ufficio. Nel suo lavoro, un impiegato dovrà trascorrere molto tempo al computer, creando e stampando documenti di vari formati, facendo copie, scansionando documenti, utilizzando la posta elettronica e molto altro.

Inoltre, uno specialista nella gestione dell'ufficio deve lavorare facilmente in programmi per ufficio standard e talvolta avere competenze per lavorare in programmi specifici, come 1C.

Capacità di lavorare con la documentazione. Spesso i datori di lavoro desiderano vedere nella propria azienda uno specialista che sappia già come redigere ed eseguire correttamente tutti i tipi di documenti, inserirli in registri, giornali, banche dati elettroniche, inviare documentazione ai destinatari (all'interno e all'esterno dell'organizzazione), eseguire archiviare e conoscere qualche sfumatura in più;
Conoscenza del galateo aziendale e capacità di comunicare con i clienti. Ogni dipendente dell'organizzazione deve avere familiarità con le basi dell'etichetta aziendale, essere in grado di condurre con competenza trattative e incontri con clienti e clienti e osservare rigorosamente la catena di comando;
Esperienza lavorativa in questo campo, sebbene la legislazione del lavoro non richieda che un candidato alla posizione di impiegato abbia una certa esperienza lavorativa, il datore di lavoro può richiederla. Nelle diverse aziende, i requisiti per avere esperienza lavorativa nel campo del lavoro d'ufficio o in attività simili sono diversi e possono variare da 1 a 5 anni. Ci sono casi in cui viene assunto un dipendente senza esperienza lavorativa, sulla base, ad esempio, di raccomandazioni derivanti da uno stage durante gli studi o di altri fattori;
Abilità nelle lingue straniere. A seconda del settore di attività dell'azienda stessa, il datore di lavoro può richiedere la conoscenza di una o più lingue straniere. La lingua più comune, ovviamente, è l'inglese;
Oltre alle qualità professionali, di solito viene prestata molta attenzione alle qualità personali del futuro dipendente:
Alfabetizzazione. Quando si lavora costantemente con i documenti, è necessario avere un livello di alfabetizzazione sufficientemente elevato in modo che i documenti compilati non contengano errori grammaticali, ortografici, di punteggiatura, sintattici e semantici;
Attenzione. L'impiegato deve essere estremamente attento e non perdere di vista tutti i dettagli per eliminare la possibilità di errori nel lavoro;
Conoscenza della terminologia e del linguaggio commerciale. L'impiegato deve conoscere bene la terminologia utilizzata nell'organizzazione, nonché conoscere le frasi e i termini utilizzati nella redazione dei documenti;
Puntualità, diligenza, perseveranza, resistenza allo stress, capacità di comunicazione: un elenco standard di requisiti per qualsiasi impiegato;
Questi punti possono essere modificati e integrati a discrezione del datore di lavoro.

Disposizioni di base della descrizione del lavoro di uno specialista in gestione d'ufficio

La descrizione del lavoro stessa è sviluppata dal capo dell'organizzazione o da un'altra persona a cui il manager assegnerà responsabilità simili (ad esempio, un dipendente del dipartimento delle risorse umane). Le istruzioni descrivono in dettaglio tutte le funzioni e le responsabilità dell'impiegato. Una descrizione così dettagliata è necessaria affinché l'impiegato stesso sappia chiaramente qual è il suo lavoro e in modo che la direzione non trasferisca al dipendente responsabilità che non sono inerenti alla sua posizione. Pertanto, la descrizione del lavoro funge da sorta di elenco di responsabilità e protegge anche l'impiegato da un carico di lavoro non necessario.

Dopo che tutti i punti necessari sono stati inclusi nelle istruzioni, queste devono essere certificate dal capo dell'organizzazione/dipartimento e firmate da lui, nonché dalla persona assunta per la posizione di specialista in gestione dei documenti.

Gli elementi della descrizione del lavoro possono variare a seconda della direzione dell'organizzazione. Tuttavia, ci sono una serie di disposizioni di base tradizionalmente incluse nelle istruzioni:

Disposizioni generali. In questo paragrafo vengono solitamente indicati i requisiti di base del dipendente, come la formazione necessaria, l'esperienza lavorativa richiesta in questo campo, la conoscenza del quadro normativo, il livello di conoscenza dei computer e dei programmi per ufficio, la conoscenza delle lingue straniere e altre qualità personali e professionali del dipendente;
Responsabilità professionali. In questo paragrafo tutte le responsabilità del dipendente sono descritte nel modo più dettagliato possibile, il che consente di evitare situazioni difficili o controverse durante il processo lavorativo;
Diritti dei dipendenti. Questa disposizione dell'istruzione specifica tutti i diritti di cui dispone l'impiegato, come il livello di accesso a determinate informazioni, il diritto di firmare in modo indipendente qualsiasi documentazione, prendere decisioni indipendenti in determinate situazioni, ecc.;
Subordinazione. Questo paragrafo specifica i dipendenti i cui ordini è tenuto a eseguire lo specialista della gestione dell'ufficio, nonché la persona alla quale il dipendente deve obbedire, cioè il supervisore immediato. Tradizionalmente, il supervisore immediato dell'impiegato è il capo dell'organizzazione/direttore dell'azienda/capo del dipartimento;
Responsabilità. Un altro punto importante delle istruzioni è la responsabilità prevista per l'adempimento improprio dei propri doveri ufficiali, tradizionalmente si tratta di responsabilità disciplinare - un rimprovero, ad esempio, e materiale - svalutazione e multe;
I punti di cui sopra possono essere integrati da una serie di disposizioni separate e specifiche focalizzate sulle specificità delle attività dell'organizzazione.

Opportunità di carriera e livelli retributivi

La professione di impiegato non può essere classificata come una professione con possibilità di crescita professionale rapida e elevata.

Se un dipendente svolge i propri compiti in modo coscienzioso ed efficiente, può contare su tutti i tipi di incentivi: bonus, grazie.

Avendo dimostrato di essere uno specialista coscienzioso ed efficiente e avendo lavorato per il tempo richiesto, l'impiegato ha l'opportunità di ottenere la posizione di capo ufficio o dipartimento ufficio.

Lo stipendio per uno specialista nella gestione dell'ufficio è a un livello medio. Lo stipendio aumenterà con l'anzianità di servizio, l'anzianità di servizio e può anche essere aumentato dal datore di lavoro.

Caratteristiche della professione

Nonostante a prima vista possa sembrare che non ci sia nulla di complicato nel lavoro d'ufficio, questo è tutt'altro che vero. In primo luogo, va notato che la maggior parte delle volte il dipendente è in posizione seduta, il che causa qualche inconveniente. E per le persone che soffrono di problemi alla schiena, tali attività potrebbero essere controindicate.

Alto livello di tensione nel processo lavorativo. Il lavoro lungo e prolungato al computer richiede perseveranza e concentrazione. Inoltre, il futuro deve essere resistente allo stress e portare a termine il compito assegnato, qualunque cosa accada.

Elevato livello di conoscenza in vari campi. L'impiegato deve avere una buona conoscenza non solo del flusso di documenti, dei tipi di documenti e delle caratteristiche della loro preparazione, ma anche avere una conoscenza di base della legislazione nel campo di attività dell'organizzazione.

Lunghe ore di lavoro al computer, stesura di rapporti, bozze di documenti e altre pratiche burocratiche lasciano il segno. All'inizio sarà abbastanza difficile per uno specialista inesperto far fronte ai compiti assegnati. Pertanto, è molto importante che il futuro specialista si prepari per un carico di lavoro pesante e sia in grado di prepararsi per il lavoro.

Uno specialista nella gestione dell'ufficio deve essere efficiente: eseguire i compiti assegnati dalla direzione in modo tempestivo e di alta qualità. Inoltre, osservare rigorosamente la catena di comando e trattare con rispetto colleghi, clienti dell'azienda, visitatori, clienti, fornitori e rappresentanti di altre organizzazioni e dipartimenti.

Puoi comprendere e sentire tutte le sottigliezze, le sfumature e le complessità di questa professione solo dopo aver lavorato per un certo periodo di tempo in questo campo.

Questo è lungi dall'essere un elenco completo delle caratteristiche di questa professione, quindi, prima di dare la preferenza al lavoro di un impiegato, è necessario valutare i pro ei contro e valutare realmente le proprie capacità e solo allora prendere qualsiasi decisione.

A prima vista, la professione di impiegato sembra noiosa, e la nostra immaginazione immagina scaffali noiosi con cartelle di cartone "Caso n." e un uomo con una fascia nera al braccio che inserisce appunti in queste cartelle. Ma questo è uno stereotipo obsoleto. Oggi l'impiegato sembra completamente diverso e utilizza i risultati del progresso tecnologico nel suo lavoro. Chi è un impiegato, che tipo di professione è questa? L'impiegato è responsabile del mantenimento del flusso di documenti aziendali in conformità con standard uniformi. Se l'azienda è grande, l'impiegato si occupa di una certa gamma di documenti; se l'azienda è piccola, l'impiegato si occupa di tutta la documentazione. È coinvolto nella preparazione, esecuzione, movimento, sistematizzazione e archiviazione di documenti di un'ampia varietà di profili, dagli ordini del regista ai disegni di installazione, dai file personali dei dipendenti alle licenze e diplomi aziendali.

Che tipo di professione è un impiegato?

Un impiegato è più una professione di segretaria. Nelle piccole aziende queste due professioni sono spesso combinate. Riceve e registra lettere, redige ordini e altri documenti necessari per il lavoro dell'organizzazione, archivia e aggiorna l'archivio della documentazione necessaria e più diversificata (corrispondenza, legale, tecnica, ecc.), organizza viaggi di lavoro, registra la documentazione interna e monitora i suoi movimenti all'interno dell'azienda ed esegue molte pratiche burocratiche progettate per facilitare il lavoro degli altri reparti dell'azienda. Nel suo lavoro utilizza attrezzature per ufficio: una fotocopiatrice, un fax e un computer. Ora un archivio non è necessariamente una stanza con cartelle; un archivio è spesso elettronico.

Professione Avvocato-Impiegato

C'è anche un avvocato-impiegato: lavora in tribunale, in una grande impresa o in uno studio legale ed è impegnato nella preparazione della documentazione legale in conformità con la legge. Questo posto vacante è spesso coperto da giovani aspiranti laureati in giurisprudenza come punto di partenza nella loro carriera per acquisire pratica ed esperienza lavorativa per un'ulteriore crescita.

Cosa dovrebbe sapere ed essere in grado di fare un impiegato?

Per svolgere questa professione è oggi sempre più richiesta un'istruzione superiore, mentre prima un impiegato, proprio come una segretaria, era considerata una professione non qualificata e per questa posizione venivano assunte persone quasi prive di istruzione; L'impiegato deve conoscere le regole per la compilazione e il mantenimento della corrispondenza commerciale, i principi di archiviazione, l'impiegato deve essere in grado di lavorare con apparecchiature per ufficio, avere una buona memoria, capacità di comunicazione, alfabetizzazione e resistenza allo stress. Deve essere in grado di organizzare il flusso dei documenti in modo che funzioni in modo chiaro e competente: questa è la cosa principale che un impiegato dovrebbe essere in grado di fare.

Puoi studiare per diventare impiegato presso un'università o un istituto di istruzione specializzata secondaria, oppure completare i corsi, a seconda della qualifica che desideri acquisire e dove lavorare in futuro. L'istruzione superiore come impiegato può essere ottenuta in molte università. A Mosca si tratta, ad esempio, dell'Università statale di management, dell'Università linguistica statale di Mosca, dell'Università statale di cultura e arte di Mosca, dell'Accademia di finanza e diritto di Mosca, dell'Accademia russa della pubblica amministrazione sotto il presidente della Federazione Russa, dell'Accademia statale russa Università per le Scienze Umanistiche.

Corsi per impiegati

Le conoscenze di base che un impiegato deve conoscere possono essere acquisite nei corsi. L'impiegato è una delle professioni più apprezzate e la scelta dei corsi è molto ampia. Puoi facilmente scegliere quelli che si adattano ai tempi, al tempo e alla forma dell'allenamento. Tali corsi sono disponibili sia presso istituti scolastici che in centri di formazione specializzati. Ad esempio, uno dei più popolari a Mosca è il Centro specialistico della MSTU. Bauman, dove non solo puoi apprendere le basi della professione, ma anche migliorare le tue qualifiche come assistente di segreteria.

Corsi di alta formazione per impiegati

Un impiegato, come un rappresentante di qualsiasi altra professione, deve periodicamente migliorare le sue capacità per non ossificarsi nel suo sviluppo, per imparare qualcosa di nuovo e stare al passo con i progressi. L'elenco dei centri di formazione in cui ciò può essere fatto è uno dei più lunghi, perché la professione è molto popolare e tali specialisti sono necessari in quasi tutte le aziende o istituzioni governative.

Ci sono molte opzioni per studiare per diventare impiegato; la specialità “Documentazione e archivistica” è disponibile in molte università. Di norma, le materie introduttive sono la storia, la lingua russa, gli studi sociali e una lingua straniera. Molti, però, imparano la gestione dell’ufficio direttamente sul posto, mentre lavorano. Una persona capace sarà in questo modo in grado di raggiungere un certo livello di professionalità, ma per una crescita professionale di successo vale comunque la pena ottenere un'istruzione superiore.

Descrizione del lavoro di un impiegato
(responsabile della corrispondenza in entrata)[nome dell'organizzazione, impresa, ecc.]

La presente descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata in conformità con le disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre norme che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.

1. Disposizioni generali

1.1. L'addetto alla corrispondenza in entrata appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.

1.2. Alla posizione di impiegato responsabile della corrispondenza in entrata viene nominata una persona con un'istruzione professionale primaria, senza requisiti di esperienza lavorativa, o un'istruzione generale secondaria (completa) e una formazione speciale secondo un programma stabilito, senza requisiti di esperienza lavorativa.

1.3. La nomina a una posizione e il licenziamento dalla stessa vengono effettuati per ordine del capo dell'impresa su raccomandazione del [capo dell'ufficio, capo del dipartimento di supporto della documentazione].

1.4. L'impiegato responsabile della corrispondenza in entrata deve sapere:

Atti normativi, regolamenti, istruzioni, altro materiale guida e documenti sulla tenuta dei registri presso l'impresa;

Disposizioni di base del Sistema statale unificato di gestione dei documenti;

La struttura dell'impresa e le sue divisioni;

Standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;

La procedura per monitorare il passaggio di documenti e materiali ufficiali;

Fondamenti di organizzazione del lavoro;

Regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;

Normativa interna del lavoro;

Norme e regolamenti a tutela del lavoro.

- [inserisci ciò che ti serve].

1.5. L'addetto alla corrispondenza in entrata è guidato nella sua attività da:

Regolamento sull'[ufficio, dipartimento di supporto alla documentazione, altra unità strutturale];

Istruzioni per il lavoro d'ufficio e il lavoro di archivio presso l'impresa;

Questa descrizione del lavoro;

- [inserisci ciò che ti serve].

1.6. L'impiegato responsabile della corrispondenza in entrata riferisce direttamente a [il capo dell'ufficio, il capo del dipartimento di supporto alla documentazione].

1.7. Durante l'assenza dell'impiegato responsabile della corrispondenza in entrata (ferie, malattia, ecc.), le sue funzioni sono svolte da una persona nominata dalla direzione dell'impresa. Tale persona acquisisce i corrispondenti diritti ed è responsabile del corretto adempimento dei compiti affidatigli.

1.8. [Inserisci come appropriato].

2. Responsabilità lavorative

Impiegato responsabile della corrispondenza in entrata:

2.1. Esegue lavori sulla contabilità e registrazione della corrispondenza ricevuta dall'impresa da autorità statali, governi locali, banche e altre organizzazioni.

2.2. Fornisce il controllo sul trasferimento di documenti specifici alla direzione e agli artisti.

2.3. Trasferisce al capo dell'ufficio (capo del dipartimento di supporto della documentazione) la corrispondenza che richiede un esame preliminare.

2.4. Invia gli atti per l'esecuzione in conformità alla delibera della direzione, predispone le schede di registrazione o crea una banca dati.

2.5. Mantiene un archivio di documenti, monitora la loro esecuzione, rilascia i certificati necessari sui materiali documentari registrati.

2.6. Effettua il controllo (con i necessari contrassegni sulle carte) sul passaggio e sulla tempestiva restituzione da parte degli esecutori dei documenti da restituire all'ufficio (reparto supporto documentazione), con tutto il materiale per la loro esecuzione.

2.7. Forma documenti e fascicoli per l'area di lavoro assegnata e in conformità con la nomenclatura approvata.

2.8. Prepara i documenti per la successiva conservazione e utilizzo (esame del valore, registrazione dei fascicoli, compilazione degli inventari), trasferimento dei casi completati nell'archivio dell'impresa.

2.9. Partecipa alle ispezioni dell'organizzazione del lavoro d'ufficio nelle divisioni strutturali dell'impresa.

2.10. Esegue i compiti individuali del capo dell'ufficio (capo del dipartimento di supporto della documentazione).

2.11. Garantisce la sicurezza della documentazione ufficiale in corso.

2.12. [Inserisci come appropriato].

3. Diritti

L'addetto alla corrispondenza in entrata ha diritto:

3.1. Sottoporre all'esame il capo dell'impresa e il capo dell'ufficio (capo del dipartimento di supporto della documentazione) proposte per migliorare le attività del dipartimento, le forme e i metodi di lavoro con i documenti.

3.2. Richiedere informazioni agli esecutori testamentari sul passaggio e sull'esecuzione finale dei documenti.

3.3. Nell'ambito delle tue competenze, informa [il capo dell'ufficio, il capo del dipartimento di supporto della documentazione] di tutte le carenze nelle attività dell'impresa (unità strutturale, singoli dipendenti) identificate nel processo di esercizio delle loro funzioni ufficiali e formula proposte per la loro eliminazione.

3.4. Firma e gira i documenti di tua competenza.

3.5. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza nello svolgimento dei compiti previsti nella presente descrizione del lavoro.

3.6. [Inserisci come appropriato].

4. Responsabilità

L'impiegato responsabile della corrispondenza in entrata ha il compito di:

4.1. Per prestazioni inadeguate o mancato adempimento delle proprie mansioni lavorative come previsto nella presente descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

4.2. Per i reati commessi nell'esercizio delle proprie attività - nei limiti determinati dalla legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.

4.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dalla legislazione civile e lavorativa della Federazione Russa.

4.4. L’impiegato responsabile della corrispondenza in entrata è personalmente responsabile di:

Lo stato della contabilità e la registrazione dei documenti specificati nella clausola 1 della sezione 2 della presente descrizione del lavoro;

Formazione di documenti in fascicoli secondo la nomenclatura approvata, preparandoli per la successiva conservazione e utilizzo;

- [inserisci ciò che ti serve].

La descrizione del lavoro è stata sviluppata in conformità con [nome, numero e data del documento].

Responsabile dell'unità strutturale

[iniziali, cognome]

[firma]

[giorno mese Anno]

Concordato:

Responsabile del dipartimento legale

[iniziali, cognome]

[firma]

[giorno mese Anno]

Ho letto le istruzioni:

[iniziali, cognome]

[firma]

[giorno mese Anno]

Una grande azienda ha bisogno di una circolazione dei documenti ben organizzata e regolamentata, il che significa che ha bisogno di una chiara descrizione del lavoro impiegato- la persona che sarà responsabile di quest'area di lavoro. Le responsabilità lavorative di un impiegato possono variare a seconda delle dimensioni dell'azienda, della sua struttura, del personale d'ufficio, ecc. Ti offriamo un esempio di descrizione del lavoro per un impiegato, i cui compiti principali sono lavorare con la corrispondenza in entrata e controllare il flusso di documenti interni della compagnia.

Descrizione del lavoro di un impiegato

HO APPROVATO
Amministratore delegato
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. L'impiegato appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. L'impiegato viene nominato e licenziato per ordine del direttore generale della società.
1.3. L'impiegato riporta direttamente al direttore generale/responsabile del supporto documentale dell'organizzazione/responsabile dell'ufficio.
1.4. Durante l'assenza dell'impiegato, i suoi diritti e obblighi vengono trasferiti ad un altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.5. Per la posizione di impiegato viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione superiore, specializzazione secondaria superiore o secondaria incompleta, esperienza in lavori simili per almeno sei mesi, conoscenza del lavoro d'ufficio, programmi Microsoft Office.
1.6. L'impiegato è guidato nelle sue attività da:
- atti normativi, regolamenti, istruzioni, altro materiale guida e documenti sulla tenuta dei registri presso l'impresa;
- Istruzioni per il lavoro d'ufficio e il lavoro di archivio presso l'impresa;
- Statuto aziendale, Regolamento interno del lavoro;
- ordini e istruzioni della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Responsabilità lavorative dell'impiegato

Il Cancelliere svolge le seguenti mansioni:
2.1. Riceve e registra la corrispondenza e la inoltra alle unità strutturali.
2.2. In conformità con la decisione dei dirigenti della società, trasmette gli atti per l'esecuzione, emette schede di registrazione o crea una banca dati.
2.3. Mantiene un archivio di schede per la registrazione del passaggio di materiali documentari, esercita il controllo sulla loro esecuzione e rilascia i certificati necessari sui documenti registrati.
2.4. Invia la documentazione completata ai destinatari.
2.5. Tiene traccia della corrispondenza ricevuta e inviata, sistematizza e archivia i documenti nell'archivio corrente.
2.6. Fornisce una ricerca dei documenti comoda e veloce.
2.7. Prepara e invia all'archivio dell'impresa materiali documentali completati da lavori d'ufficio, archivi di schede di registrazione o banche dati informatiche, redige inventari delle pratiche trasferite per la conservazione nell'archivio.
2.8. Accetta i documenti per la firma da parte del capo ufficio / capo del dipartimento di supporto alla documentazione, verifica la correttezza della loro preparazione ed esecuzione.
2.9. Garantisce la sicurezza della documentazione ufficiale in corso.
2.10. Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.

3. Diritti dell'impiegato

L'impiegato ha il diritto:
3.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale riguardanti le sue attività.
3.2. Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relativo alle responsabilità previste nelle presenti istruzioni affinché siano esaminate dalla direzione.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del proprio superiore diretto ai capi reparto e agli specialisti informazioni e documenti necessari per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.
3.4. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza nell'adempimento dei propri doveri e diritti ufficiali.

4. Responsabilità del commesso

L'impiegato è responsabile di:
4.1. Per inadempimento e/o adempimento intempestivo e negligente dei propri doveri d’ufficio.
4.2. Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.

La professione di impiegato consiste nel mantenere il flusso di documenti dell'azienda. Ogni giorno passa per le mani di uno specialista moltissima documentazione, che deve essere analizzata, elaborata e, se necessario, inviata al destinatario. In alcune aziende, la posizione di impiegato può includere i compiti di segretario o direttore d'ufficio: richieste personali alla direzione, effettuare chiamate, lavorare con i clienti, mantenere la corrispondenza e persino tradurre documenti da lingue straniere.

Questa professione è promettente, di regola, solo nelle grandi aziende, poiché è qui che esistono seri servizi di segreteria.

Gli impiegati sono necessari a qualsiasi grande azienda, archivio, istituzione educativa o culturale, servizio di riferimento e molte altre organizzazioni.

Storia della professione

Nei tempi antichi, impiegati e segretari erano impegnati in lavori d'ufficio e solo alla fine del secolo scorso apparve la professione di impiegato. Nei tempi moderni si lavora molto con i documenti e ora anche le università hanno dipartimenti che formano specialisti nel campo della gestione dei documenti e degli affari archivistici.

Responsabilità di un impiegato

Le responsabilità lavorative di un impiegato dipendono dal campo di attività e dalle dimensioni dell'azienda datrice di lavoro, le funzioni principali sono le seguenti:

mantenere il flusso documentale dell'azienda;
registrazione ed elaborazione della corrispondenza;
condurre conversazioni telefoniche e lavorare con i clienti;
controllo dell'esecuzione tempestiva dei documenti;
mantenere un archivio di documenti;
conoscenza delle disposizioni di base del Sistema statale unificato di gestione dei documenti (Sistema statale unificato di gestione dei documenti) e dei regolamenti contenenti le regole per la conservazione della documentazione in una particolare organizzazione;

In alcune aziende, l'impiegato è responsabile della traduzione della corrispondenza e dei documenti dall'inglese al russo e viceversa.

Requisiti per un impiegato

I requisiti di base per un impiegato includono:

istruzione superiore (preferibilmente: economia, gestione dei documenti, archivistica);
Conoscenza del PC e delle apparecchiature per ufficio;
capacità di lavorare con documenti (redazione, tenuta di registri, archiviazione, ecc.);
capacità di comunicare con i clienti;
Esperienza di almeno 1 anno in posizione analoga o similare.

Oltre alle competenze professionali, l'impiegato deve essere ordinato, attento e diligente.

Alcune aziende richiedono anche la conoscenza della lingua inglese.

Riprendi il campione

Esempio di curriculum dell'impiegato.

Come diventare impiegato

Per ottenere una posizione di impiegato in una grande azienda, è necessario avere un'istruzione superiore e più di 1 anno di esperienza lavorativa.

Inoltre, sarà utile completare i corsi di informatica, poiché i compiti dello specialista includono il lavoro con PC e apparecchiature per ufficio.

Stipendio dell'impiegato

Lo stipendio di un impiegato dipende dall'esperienza lavorativa e può variare da 15 a 50 mila rubli al mese. I guadagni dipendono anche dalla regione di lavoro, dalle dimensioni dell'azienda datrice di lavoro e dalle specificità delle sue attività. Lo stipendio medio di un impiegato è di 25mila rubli.

Dove fare formazione

Oltre all'istruzione superiore, sul mercato sono disponibili numerosi corsi di formazione a breve termine, che di solito durano da una settimana a un anno.

Accademia Interregionale delle Costruzioni e dei Complessi Industriali e i suoi corsi in “Gestione degli uffici”.

Accademia scientifica e tecnica moderna e numerosi corsi nella direzione della “Gestione dei registri del personale”.

Impiegato

Responsabilità lavorative

Riceve e registra la corrispondenza e la inoltra alle unità strutturali. In conformità con la decisione dei dirigenti della società, trasmette gli atti per l'esecuzione, emette schede di registrazione o crea una banca dati. Mantiene un archivio di schede per la registrazione del passaggio di materiale documentario, monitora la loro esecuzione ed emette i certificati necessari per i documenti registrati. Invia la documentazione completata ai destinatari. Tiene traccia della corrispondenza ricevuta e inviata, sistematizza e archivia i documenti nell'archivio corrente. Conduce il lavoro per creare un apparato di riferimento per i documenti, ne garantisce una ricerca comoda e rapida.

Prepara e invia all'archivio dell'impresa materiali documentali completati da lavori d'ufficio, archivi di schede di registrazione o banche dati informatiche, redige inventari delle pratiche trasferite per la conservazione nell'archivio. Garantisce la sicurezza della documentazione ufficiale in corso.

Bisogna sapere

L'impiegato deve sapere:

atti normativi, regolamenti, istruzioni, altro materiale guida e documenti sulla tenuta dei registri presso l'impresa
principali disposizioni del sistema unificato di gestione dei documenti statali
struttura dell’impresa e delle sue divisioni
standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa
procedura per monitorare il passaggio di documenti e materiali ufficiali
fondamentali dell’organizzazione del lavoro
regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche
nozioni di base della legislazione del lavoro
normativa interna del lavoro
norme e regolamenti sulla sicurezza del lavoro

Requisiti di qualificazione

Istruzione professionale primaria senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione generale secondaria (completa) e formazione speciale secondo un programma stabilito senza requisiti di esperienza lavorativa.

Specialisti e altri dipendenti 4a edizione, aggiornata
(ed.

del 02/12/2014, con modifiche ed integrazioni per il 2018)

Requisiti di qualificazione per un impiegato (segretario)

Esistono diversi documenti normativi correlati che ci consentono di ottenere un quadro abbastanza completo delle conoscenze e delle competenze professionali, nonché dei requisiti di qualificazione che si applicano ai rappresentanti della professione di impiegato. La principale è la classificazione tutta russa delle professioni delle posizioni lavorative dei dipendenti e dei gradi tariffari (OKP).

L'impiegato deve sapere:

— fondamenti della legislazione (civile, amministrativa, del lavoro, ecc.);

— decreti, ordinanze, ordinanze e altro materiale orientativo e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e alla tenuta dei registri;

— struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;

— organizzazione del lavoro d'ufficio;

— modalità di registrazione e trattamento dei documenti;

- lavoro d'archivio; - dattilografia;

— regole per l'uso dei citofoni;

— norme per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;

— norme per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;

— fondamenti di etica ed estetica;

— regole della comunicazione d'impresa;

— nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;

— norme per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;

— normativa interna del lavoro;

— norme e regolamenti di tutela del lavoro.

L'impiegato dovrà possedere le seguenti qualifiche:

— istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa

- istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità per almeno 2 anni.

Come si può vedere dalle caratteristiche delle qualifiche di cui sopra, all'impiegato vengono poste esigenze piuttosto elevate, sia in termini di conoscenze e competenze, sia nella gamma di lavori che svolge. Ciò presuppone la padronanza delle tecnologie informatiche, la preparazione indipendente dei documenti per conto del manager, la modifica delle bozze dei documenti ricevuti, il monitoraggio dell'esecuzione, ecc.

Questi requisiti e la gamma di responsabilità, che comprendono molti tipi di lavoro creativo, predeterminano la necessità di un'istruzione professionale superiore, ma è consentita anche l'istruzione professionale secondaria se è disponibile esperienza lavorativa.

L'addetto (segretario) deve essere in grado di:

— redigere ed eseguire le principali tipologie e varietà di documenti di gestione;

— organizzare razionalmente il lavoro con documenti gestionali;

- mantenere un archivio;

— trovare, organizzare e archiviare informazioni;

- utilizzare PC e altre apparecchiature per ufficio, nonché moderni mezzi di comunicazione;

- condurre conversazioni d'affari e conversazioni telefoniche;

— organizzare riunioni, presentazioni, viaggi di lavoro;

— organizzare l'accoglienza dei visitatori e il loro servizio;

- pianificare il tuo lavoro;

— garantire l'interazione efficace dell'unità strutturale con gli altri dipartimenti e l'ambiente esterno.

Qualità personali di un impiegato:

Per sviluppare le qualità imprenditoriali di un impiegato sono necessarie una serie di qualità personali, senza le quali non si può diventare un professionista.

Tra questi, il primo posto va dato alla capacità di adattamento, cioè. passare rapidamente da un tipo di lavoro all'altro e la capacità di svolgere più attività contemporaneamente. È difficile per un lavoratore lento far fronte ai vari compiti di una segretaria.

Un tratto caratteriale altrettanto importante è la socievolezza, ad es. capacità di stabilire facilmente contatti e connessioni. È difficile per una persona chiusa e poco comunicativa lavorare come segretaria, data la necessità di comunicare con un folto gruppo di persone.

Le qualità personali richieste da una segretaria includono cortesia, gentilezza e buona volontà. Appaiono sempre non solo nei contatti personali, ma anche durante le conversazioni telefoniche. Sono queste qualità che creano l’atmosfera nella reception del direttore e nell’ufficio nel suo insieme.

Una menzione speciale dovrebbe essere fatta alla premurosità, alla capacità di analizzare e prendere decisioni.

L'aspetto della segretaria deve essere sempre ordinato e in grado di vestirsi in modo appropriato per l'ambiente lavorativo.

Le qualità personali del segretario includono il suo desiderio di ricostituire e migliorare costantemente sia le conoscenze generali che quelle professionali.

3. Numero di posti vacanti e domanda nel mercato del lavoro

Nel mercato del lavoro, la professione di impiegato è molto richiesta.

Indicatori statistici medi per la Russia sui siti di offerte di lavoro:

La regione di Mosca	Regione di Yaroslavl
Regione di Leningrado	Regione di Penza
Regione di Samara	Territorio Primorskij
Regione di Nižnij Novgorod	Regione di Krasnojarsk
Regione di Chelyabinsk	Regione di Astrachan'
Regione di Krasnodar	Regione di Tjumen'
Regione di Saratov	Regione dell'Altai
Regione di Sverdlovsk	Regione di Tver'
Regione di Perm	Regione di Kemerovo
Regione di Voronezh	Regione di Kursk
Regione di Orenburg	Regione di Lipeck
Regione di Vladimir	Regione di Stavropol
Mari El	Regione di Tomsk
Regione di Omsk	Regione di Arcangelo
Regione di Rostov	Regione di Belgorod
Regione di Vologda	Regione di Kaluga
Regione di Volgograd	Regione di Oryol
Regione di Novosibirsk	Regione di Khabarovsk
Regione di Irkutsk	Regione dell'Amur
Regione di Ul'janovsk	Regione di Kaliningrad