Что такое кросс функциональные коммуникации. Кросс-функциональное взаимодействие: правила проведения, отношения между сотрудниками, коммуникации между отделами, разбор и анализ работы. Сопротивление стремлению к перерасчету заседаний

Для ИТ-специалистов и бизнес-лидеров, которые ищут универсальную технологию для удовлетворения потребностей каждого пользователя, участвующего в кросс-функциональном взаимодействии, идея «одного приложения для решения всех потребностей» игнорирует реальность того, что эффективное сотрудничество в нашем мире - это многогранная работа. Как может быть по-другому? Вместо этого секрет успеха заключается в социальных элементах, участвующих в кросс-функциональной работе, и поиске путей укрепления коммуникации путем использования уже существующих систем.

Учитывая объем технологий, созданных для улучшения командной коммуникации, межфункциональное сотрудничество должно быть проще, чем когда-либо. С его помощью мы можем немедленно связаться с коллегами из любого офиса, отдела или филиала. Мы можем обмениваться документами по всему миру с помощью Google Disk. Мы можем назначать задачи и сотрудничать с проектами в "Асане". Однако введение нового программного обеспечения в вашу команду - не всегда достаточная мера. Вероятно, у вас есть другие барьеры для преодоления, которые носят более личностный характер.

Например, в компании InVision инструменты для совместной работы играют ключевую роль в координации работы между продуктами и маркетинговыми командами. Тем не менее они также подчеркивают важность постоянного общения, четкого распределения обязанностей и общеизвестных знаний о предстоящих запусках продуктов.

Общее определение

Проще говоря, кросс-функциональное взаимодействие - это когда люди из разных команд или функций (маркетинг, продажи, инженерия, HR) внутри компании объединяются, чтобы работать над общей целью, проектом или задачей.

Это может быть что угодно: от повседневных обязанностей таких, как поддержка клиентов и маркетинг в социальных сетях, до одноразовых проектов, например, продажи или разработка новой функции конверсии клиентов.

Преимущества

Кросс-функциональное сотрудничество может открыть возможности для компаний, чтобы они могли максимально эффективно работать. Так почему мы сражаемся? И почему нам с трудом удается это сделать, даже когда мы все согласны, что мы этого хотим?

Как добиться эффективного взаимодействия

Отсутствие представления о том, что делают ваши коллеги, создает барьер для совместной работы между командами. Чтобы решить эту проблему, регулярно обсуждайте сводку предстоящей работы своей команды со всей своей компанией или создайте место, где другие могут легко ознакомиться с этой информацией.

Развитие разнообразия

Легко захватить одного человека из каждого отдела и развить команду, но если вы действительно хотите максимизировать эффективность своей команды, вы должны создать группу, которая будет разнообразна по нескольким направлениям, а не только в области их работы. Такая группа называется кросс-функциональной командой.

Сопротивление стремлению к перерасчету заседаний

При работе с большими, разнообразными, разобщенными командами иногда может потребоваться несколько недель, чтобы составить расписание каждого собрания для встречи. Регулярные встречи также превращаются с того момента, когда ваша команда приступает к работе над своими обычными задачами, что разочаровывает ее участников. По этим причинам важно ограничить количество собраний по совместному функциональному сотрудничеству, используя для этого минимальное количество времени. Удостоверьтесь, что вы используете новые технологии такие, как средства коммуникации и совместной работы. В компании KaiNexus, к примеру, используются такие инструменты, как Google Docs, GoToMeeting и, собственно, KaiNexus. Программное обеспечение Continuous Improvement - отличный способ заставить команды сотрудничать между встречами. Это делает и другие ваши встречи более продуктивными, а также помогает в поиске и анализе проблемных зон кросс-функционального взаимодействия.

Когда вам совершенно точно необходимо встретиться, должна быть строгая повестка дня, единая записная книжка и четко определенный метод документирования последующих задач. Часто сотрудники устанавливают таймер на мобильном телефоне, чтобы ограничить время обсуждения какой-то одной темы. Верный способ убедиться, что встреча заканчивается вовремя, - это снять стулья из зала заседаний!

Добивайтесь подлинного взаимодействия между людьми!

Включение ваших кросс-функциональных групп, чтобы увидеть, какое влияние они оказывают, создает импульс и обеспечивает устойчивость команд. Люди хотят знать, что их усилия имеют значение. Показывая им их результаты, они будут больше заинтересованы в продолжении участия. В более широком масштабе разработка стандартного способа измерения влияния каждой кросс-функциональной группы может помочь вам по-настоящему понять и осознать динамику непрерывного улучшения во всей вашей организации. Правильное измерение улучшает видимость и прозрачность непрерывного улучшения кросс-функционального взаимодействия между сотрудниками в вашей компании.

Привлечение лидеров

В большинстве организаций есть люди, которые являются прирожденными лидерами независимо от того, какую должность они занимают в компании. Они идеальные люди для решения проблем кросс-функционального взаимодействия, а потому их необходимо вовлекать в команду в первую очередь.

Поощряйте руководителей высшего звена, чтобы сделать цели вашей компании общедоступными, поэтому каждый, а не только руководство, должны знать приоритеты компании. Если вы являетесь отдельным вкладчиком, убедитесь, что знаете, как ваши проекты достигают более широких целей (вы можете использовать ясность пирамиды, чтобы помочь отобразить это), и сообщить, с какой целью ваша личная инициатива поддерживает всеобщее сотрудничество.

Поощрение заслуг

Все эти и другие стратегии могут быть подорваны, если сотрудники всей организации не будут признаны и вознаграждены за их коллективные усилия. Это уже вопрос грамотного кросс-функционального управления.

Нетрудно найти финансовые стимулы, основанные исключительно на целях одного отдела. Это создает конфликт из-за зарплаты сотрудника и обеспечивает прогнозируемые плохие результаты. В целях совершенствования кросс-функциональных коммуникаций лидеры должны ставить цели и стимулы, которые требуют этого, и вознаграждать людей за улучшение общей системы, а не только одной ее части.

Трудности, связанные с недоверием

Кросс-функциональное сотрудничество включает команды со всей организации, которым поручено работать над одним проектом или найти решение конкретной проблемы. Теоретически это звучит идеально. Различные подходы к навыкам приводятся для подхода к проекту с нескольких ракурсов. Похоже на тщательный, эффективный метод, верно? Но не все так просто! Ведь некоторые люди даже не знают, как пишется "кросс-функциональное взаимодействие". Этот метод является неким новшеством в менеджменте, а потому имеет свои недостатки, которые еще предстоит преодолеть.

Когда сотрудники и руководители считают организацию группой делящихся, разделенных групп, результатом является «трайбализм» или возникновение конкурирующих "блоков" внутри компании. Когда между такими "блоками" не хватает доверия, любое сотрудничество терпит неудачу.

Лидеры могут помочь преодолеть конфликт интересов этих разделенных групп и создать культуру доверия, согласовывая общие цели и стимулы для всей организации в целом вместо того, чтобы поощрять эгоизм отдельных сотрудников и отделов. Если недоверие является препятствием для сотрудничества в вашей организации, попробуйте начать с нескольких небольших задач для совместной работы команд, чтобы получить быстрые результаты. Видение результатов может помочь в развитии доверия.

Кросс-функциональное управление и общение между сотрудниками

Здесь нужно немного отойти от классики. Традиционные подходы к решению проблем часто не работают в кросс-функциональных настройках. Недавние исследования McKinsey показывают, что компании, которые пытаются реорганизовать свои кросс-функциональные процессы с помощью традиционных решений таких, как бережливость и реинжиниринг бизнес-процессов, терпят неудачу.

Успешные подходы к кросс-функциональным проблемам основаны на распаковке различных элементов, необходимых для такого рода работ. Управление процессами не лежит в основе этого типа работы, единственный ключ к успеху - это общение.

Кросс-функциональное общение

От миллениалов до бэби-бумеров, у современных рабочих есть разные ожидания относительно доступа к информации, и эта без того сложная ситуация еще усложнилась, когда все они попали в кросс-функциональные группы, которые набирают оборот в современных компаниях.

Вместо того, чтобы заново изобретать способ общения ваших кросс-функциональных команд, найдите возможности, позволяющие группам продолжать работать в своих текущих режимах, и найти способы их подключения к общей работе, чтобы каждый мог трудиться в предпочтительном для себя режиме, общаться по своим предпочтительным каналам связи, и иметь право на получение нужной информации в нужное время.

Подключение инструментов, которые согласуются с тем, как люди естественным образом общаются и учатся, дает каждому возможность внести свой вклад и повышает вероятность успеха для каждого участника вашей команды.

Проблемы кросс-функционального взаимодействия

Натали Поорски, директор по развитию Creative Kingdoms, взяла этот точный подход к объединению работы своих разработчиков программного обеспечения и создания контента, подключив рабочие процессы от Smartsheet и JIRA.

Creative Kingdoms, дочерняя компания Great Wolf Resorts, работает с такими организациями, как для разработки имиджевого программного обеспечения, которое могло бы интегрировать в жизнь клиентов опыт многочисленных специалистов. Традиционно различные команды, участвующие в создании контента для игр, управляли своей работой с помощью различных инструментов. Siled work не позволяло командам общаться друг с другом в нужное время, чтобы наиболее эффективно выполнять заказы клиентов.

Натали была в эпицентре этих усилий и описала эту проблему как «действительно уникальную ситуацию в управлении проектами, потому что мы используем метод разработки Agile в методологии JIRA и Waterfall с нашей командой контент-мейкеров». Групповая работа была невероятно сложной, потребляла время и делала множество ошибок.

Вместо того, чтобы отказываться от Smartsheet и JIRA и искать новое решение, Натали работала над тем, чтобы найти способ подключения двух систем, а не просить ее команды найти новые способы работы. Соединяя Smartsheet и JIRA, контент по-прежнему продвигается по типу Waterfall, разработка продукта управляется в JIRA, и разные группы могут видеть весь жизненный цикл работы, а не только отдельные ее части. Члены команды теперь уверены, что они всегда смотрят на самую последнюю информацию о проекте, продолжая общаться в своем предпочтительном стиле со всей группой.

Благодаря улучшенному межфункциональному сотрудничеству и коммуникациям, Натали ожидает 10% экономии ресурсов в следующем году. Для повторения ее успеха вам нужно лишь обратить внимание на такое явление, как кросс-функциональное взаимодействие, и попробовать воспользоваться этой уникальной стратегией организации рабочего процесса.

Исследователи еще не пришли к единой типологии команд. По мнению Д. Макинтош-Флетчер, существует два главных типа команд: кросс-функциональные и интактные команды.

Кросс-функциональная команда формируется из представителей различных подразделений формальной организации и отражает их интересы. Для команд этого типа характерно наличие конкретного, одноразового задания, обозначающего результат, проблему или возможность. Продолжительность существования команды определяется завершенностью задания. Для членов команды работа над заданием является вторичной по отношению к их основной работе. Руководитель команды может быть формально назначенным или выбранным из членов команды.

Интактная команда (интактный - нетронутый, неповрежденный, целый) является производственным подразделением или долговременно существующей рабочей группой, производящей определенный продукт или услугу. Она может иметь руководителя, который, не являясь членом команды, обеспечивает порядок и координацию работ, что позволяет членам команды фокусировать усилия на поставленных задачах. В других случаях команда может иметь руководителя, являющегося членом команды, который также проводит собрания и координирует взаимосвязи команды с другими группами. В некоторых случаях роль руководителя может выполняться и попеременно членами группы по мере развития их лидерских навыков или в зависимости от ситуации.

Достаточно развитые, зрелые, самоуправляемые, автономные интактные команды могут функционировать как небольшие предприятия. В таблице 1. представлена матрица типов команд.

Каждая команда устанавливает свои собственные цели. Цели создаются для выполнения заданий, стоящих перед командой, и для поддержания организационной миссии. Усилия команды и командные цели могут быть разбиты на три части:

· определение рабочего процесса или решения, соответствующего организационному видению, или их совершенствование;
· разработка рекомендаций по выполнению этих процессов, решений и усовершенствований;
· выполнение этих рекомендации.

Команда может быть создана для любых целей. В некоторых случаях команды имеют взаимозависимые цели: одна команда выполняет свою часть работы только после того, как другая выполнит свою часть.

Ниже представлена типология, выделяющая четыре категории команд в зависимости от поставленных целей:

совещательная (совет, «круглый стол», группы, занимающиеся вовлечением работников в процесс управления);

производственная (производственные бригады, шахтерские команды, ремонтные бригады, команды летного состава, группы обработки данных);

Таблица 1. Типы команд

Тип команды	Другие группы
кросс-функциональные команды	интактные команды	комитеты, советы, комиссии и т. д.
Членство		Члены группы представляют естественную рабочую группу или подразделение	Члены группы представляют более чем одно подразделение
Продолжительность существования	Продолжительность существования определяется завершенностью выполнения задания	Постоянное существование	Постоянное или определенное во времени
	Фокус на одной задаче	Выполнение нескольких задач в определенных границах	Координация или усовершенствование деятельности
Измерение	Достижение выполнения поставленной задачи или определенного рубежа	Достижение поставленной организационной цели	Выполнение работы в соответствии с уставом или правилами
	Группы решения проблем; Команды бизнес-совершенствования; Группы доставки товара	Производственные подразделения; Рабочие группы	Технические советы; Забастовочные комитеты; Координационные советы

проектная (исследовательская группа, группа планирования, инженерная группа, целевая группа);

группа действий (спортивная команда, группа для развлечений, экспедиция, команда на переговорах, бригада хирургов, военное подразделение).

Дж. Катценбах и Д.Смит в соответствии с родом деятельности, которую выполняет в организации группа, выделяют следующие команды:

производственные команды;

управляющие команды.

Причем каждая из команд может находиться на одном из следующих уровней развития групповой активности в зависимости от командных усилий - эффективности взаимодействия членов группы:

рабочая группа;

псевдокоманда;

потенциальная команда;

реальная команда;

высокоэффективная команда.

Рабочая группа - это группа, у которой нет потребности в повышении эффективности совместного труда или нет возможности стать командой. Члены группы взаимодействуют между собой прежде всего для того, чтобы обменяться информацией, опытом работы или для определения перспективы и принятия решений, чтобы помочь каждому работать в пределах его области ответственности. В таких группах нет общей цели и взаимной ответственности. В отличие от команд рабочие группы полагаются на сумму «индивидуальных преимуществ», необходимых для выполнения работы. Они не ставят целью коллективное производство продукта, требующего объединенных усилий.

Выбирая путь команды, а не рабочей группы, люди берут на себя риски конфликта, объединяют усилия для производства изделий или услуг и используют коллективные действия, необходимые для определения общего направления, целей деятельности, подходов к работе и взаимную ответственность.

Псевдокоманда - это группа, у которой имеется потребность в повышении эффективности совместного труда, есть возможность стать командой, но она не сосредоточилось на коллективном выполнении работы и не пробует делать это. Члены группы не проявляют интереса к определению и формулированию общей направленности и целей деятельности, хотя при этом группа может называть себя командой. Псевдокоманды имеют самые низкие показатели результатов деятельности, потому что используемые ими методы работы уменьшают индивидуальную производительность каждого члена и не дают эффекта от объединения. В псевдокомандах негативная синергия - сумма целого меньше, чем потенциал индивидуальных частей.

Потенциальная команда - это группа, у которой имеется существенная потребность в повышении эффективности совместного труда, и она пробует это делать. Однако, как правило, такой команде не хватает ясности относительно направления, целей и процесса выполнения работы. Эта группа еще не установила коллективную ответственность, и ей требуется более высокий уровень дисциплины. Такие команды называются потенциальными, так как их члены берут на себя риски, пытаясь противостоять неизбежно возникающим препятствиям.

Реальная команда - это небольшое число людей с взаимодополняющими навыками, которые преданы общему направлению, целям и рабочему подходу, за который они чувствуют себя взаимно ответственными. Люди полностью определили процедуру и процесс совместной деятельности для достижений согласованных целей. Они осознают, что каждый из них важен для эффективного выполнения работы, но они еще не полностью реализовали сами себя.

Высокоэффективная команда - это реальная команда, члены которой обладают суперобязательностью относительно выполнения командной работы. Методы работы и взаимодействия в группе способствуют персональному росту и успеху членов команды. Такие группы обладают избытком синергии и добиваются результата, который превосходит ожидания окружающих.

Подскажите, как писать слова с приставкой кросс -? Например, кросс (?)функциональный. Допустимы ли варианты слитно, через дефис? Какой предпочтительнее?


	Вопрос № 298255

Здравствуйте! Подскажите перенос слова "кросс фит". Крос-сфит или кросс -фит?